Analoga leveranser

Från Sydarkiveras Wiki

Observera! För att kunna leverera analoga arkiv till Sydarkivera krävs att din organisation har utsett Sydarkivera till hel arkivmyndighet och har tecknat avtal om förvaltning av det analoga slutarkivet som en anslutande tjänst!

För att leveranserna till arkivmyndigheten ska vara så smidiga som möjligt är det viktigt att följa instruktionerna nedan:

  • Skicka inte enstaka handlingar, utan samla ihop handlingarna och leverera en gång om året.
  • Pärmar/akter ska vara gallrade innan de levereras. Slutarkivet ska inte innehålla handlingar som ska gallras. De ska förvaras på förvaltningen/enheten.
  • Handlingarna ska vara rensade. Alla gummiband, plastfickor och gem ska vara bortplockade.
  • Märk pärmar/akter/omslag tydligt med datum, diarienummer och innehåll.
  • Handlingarna ska vara sorterade i den ordning som framgår av informationsplanen.
  • Använd blyertspenna när du märker upp arkivboxarna. Arkivpersonalen sätter dit etiketter när allt är klart.
  • Skriv en lista över vilka pärmar, boxar eller motsvarande som ingår i leveransen (detta för att vara säkra på att allting har kommit fram).
  • Se till att det skapas ett leveranskvitto/reversal vid leveransen i två exemplar.
  • Länk till reversaler: Ensidig / Flersidig
  • Leveranskvitto/reversal ska vara märkt med avsändare (enhet och kontaktperson).
  • Kvittot ska undertecknas av arkivpersonalen och är viktigt för att bevisa att handlingarna är överlämnande till arkivmyndigheten.
  • Om det rör sig om en större leverans, kontakta kommunarkivet eller Sydarkivera i förväg!

Handledning och checklista för hur du förbereder leveranser för överlämnande till Sydarkivera finns här: