Arkivbeständighet

Från Sydarkiveras Wiki

Kalender.png

Arkivbeständighet handlar om att skapa bästa möjliga förutsättningar för att informationen som ska vara läsbar under den tid den är aktuell. Därför är det extra viktigt att redan när handlingen skapas tänka på hur länge den ska kunna användas och vara sökbar. Det gör man genom att välja rätt databärare. Databäraren är det media som informationen lagras på. Det kan till exempel vara papper, fotografisk film, magnetband eller digitala filformat och digitala lagringsenheter.

Handlingar på papper

Använd plastgem/plastfickor för er interna hantering som ni sedan lätt tar bort innan arkivläggningen.

Det är också nödvändigt att tänka på vilket material som används för att kunna bevara handlingar för framtiden

Köp kopiatorer, skrivare, toner, kopieringspapper med mera efter kommunens avtal.

Använd inte…

  • Reklampennor eller pennor med roliga färger
  • Överstrykningspennor
  • Tejp (bryts snabbt ner och skadar pappret). Tejp och andra självhäftande produkter skadar papperet irreparabelt!

Plocka bort…

  • Självhäftande notislappar (lim och färg missfärgar annat papper). Finns tjänsteanteckningar etc. på sådana lappar för då hellre över informationen till ett vanligt skrivpapper och notera på detta om att avskrift gjorts.
  • Gem
  • Gummiband
  • Plastfickor
  • Piprensare
  • Nålar

…eller allt som missfärgar, skadar eller påskyndar nedbrytningen av pappret.

Fort går det – redan efter ett par år kan skador på handlingarna vara ett faktum!

Gummiband.pngGem.pngPlastficka.png

Fotografier, film, VHS, ljudband och kassetter

Olika media har olika behov och krav för att informationen ska överleva och vara användbar över tid.

Generellt sätt kan man säga att fotografier och film kräver en lägre temperatur och annan luftfuktighet och förvaring än papper. Olika typer av fotografier kräver olika betingelser.

Ljudband, kassetter och VHS ska förvaras separat och inte i anslutning till saker som avger magnetiska fält. De behöver också spolas fram och tillbaka med jämna mellanrum för att vara användbara. Problemet är att hitta apparater att spela upp och spola filmerna och banden med. I de fallen kan digitalisering vara ett alternativ.

Digitala handlingar

Digitalhandling.png

I grund och botten gäller samma regler gäller för elektroniska handlingar som för pappershandlingar. Om en elektronisk handling är ”arkivbeständig” beror på hur framställs och hur den hanteras med hjälp av olika programvaror. När det gäller kontorsdokument, bilder, ritningar och andra färdigställda handlingar är det viktigt att ta ställning till format, upplösning, färgskala med mera för de elektroniska handlingar som upprättas eller som skannas in hos organisationen.

Exempel på vanliga elektroniska handlingar:

  • Bilder från digitalkameran
  • E-post
  • SMS
  • Inlägg på sociala medier
  • Databaser

När det gäller elektroniska handlingar måste man tänka efter före! Redan innan en ny databas ska skapas eller ett färdigt it-system köps in är det viktigt att tänka på vilken information som ska hanteras. Informationen ska struktureras enligt standarder som gör att den kan överföras och läsas under så lång tid som behövs. Systemen ska också kunna hantera rensning och gallring.

Databaser bör kunna överföras i systemoberoende format som ren text eller XML (Extensible Markup Language). Det är också viktigt att det finns tillräckligt med dokumentation om systemets och databasens uppbyggnad.

Köper du en digitalkamera som sparar digitala bilder i ett udda format, kan du kanske inte titta på bilderna efter ett par år. De handlingar som kommer in är det svårare att ställa krav på. Ett sätt är att erbjuda e-tjänster som är uppbyggda så att krav på arkivbeständighet uppfylls.

Det är också viktigt med metadata (att registrera uppgifter om den elektroniska handlingen) som gör att det till exempel går att hitta bilden och förstå vad den föreställer.