Arkivering och gallring av hemlig handling

Från Sydarkiveras Wiki

Roller

Registrator: Ansvarar för att hemliga handlingar förvaras på rätt sätt. Ordnar hemliga handlingar i en egen serie. Överlämnar bevarande handlingar till arkivet. Ser till att förstöring av hemliga handlingar sker enligt fastställd rutin.

Arkivarie: Mottar arkivboxar på sedvanligt sätt och kvitterar dessa som vanligt. Arkivboxarna skall hållas åtskilda från det vanliga arkivet och skall låsas in i godkända skåp.

Instruktion

Arkivering

Arkivbox.png

Hemliga handlingar/ärenden innehållande hemliga handlingar skall hållas åtskilda från det vanliga arkivet. Handlingarna skall ordnas i en separat serie. Vanligtvis, “hemliga handlingar ordnade efter dnr”.

Serien skall förtecknas som en separat serie i arkivförteckningen och skall även förvaras åtskilda från det vanliga arkivet.

Se exempel diarieförteckning:

F Handlingar ordnade efter ämne

- F1 Diarieförda Ärenden

– F1a Diarieförda ärenden.

– F1b Hemliga handlingar ordnade efter diarienummer.

Arkiveringen av hemliga handlingar skall ske på så vis att de hemliga handlingarna måste ha högre skydd än övriga handlingar i arkivet. Vanligtvis placeras ett säkerhetsskåp som uppfyller kraven för förvaring av hemliga handlingar i arkivet för förvaring av dem. Stora arkiv kan ibland bygga speciella rum för förvaring av hemliga handlingar.

Personalen i arkivet som ska hantera säkerhetsklassificerade handlingar måste ha genomgått säkerhetsprövning.

Gallring och förstöring

Gallring.png

Hur förstöringen sker är upp till myndigheten att avgöra. Förstöring av handlingar i pappersform kan t.ex. göras med dokumentförstörare eller bränning. Det är lämpligt att myndigheten tar fram rutiner för hur förstöring går till och som beskriver vilka metoder som ska användas.

Det är inte tillräckligt att förstöring görs så att ett återskapande endast försvåras. Metoder för förstöring måste utgå från de fysiska egenskaper hos det som ska förstöras, så att ett återskapande av uppgifterna efter förstöring inte är möjligt.

När handlingar i pappersform förstörs i en dokumentförstörare bör restprodukterna vara högst 1,2 mm breda och ha en längd av högst 15 mm.

Lagringsmedier är mer komplicerade att förstöra. Det kan röra sig om att fysiskt slå sönder dem men också använda kraftiga magneter etc. för att se till så att handlingen inte går att återskapa.

Destruktionsliggare

Gallring och förstöring gäller alla exemplar av en handling. När en handling eller ett lagringsmedium har förstörts upphör behovet av att upprätthålla kontrollen över dessa. Att dokumentera att en handling eller ett lagringsmedium har förstörts är, ur säkerhetsskyddssynpunkt, det sista steget i livscykeln för handlingar och lagringsmedier. Samtlig destruktion av hemliga handlingar eller medier ska därför dokumenteras i en destruktionsliggare.