Personalhandlingar

Från Sydarkiveras Wiki

Definition

Personalhandlingar är de handlingar som skapas i den personaladministrativa verksamheten. Det kan vara handlingar om anställning, rekrytering eller rehabilitering. Handlingar som rör löneadministration berörs inte.

Upprätta en personalakt

Varje medarbetare ska ha en personalakt, d.v.s. de personalhandlingar som rör medarbetaren ska vara samlade i en analog eller digital akt. Personalakterna ska sorteras efter personnummer.

Om ni använder er av analoga personalakter, ska dessa bestå av separata delar:

1) Handlingar som rör anställningen t.ex. anställningsavtal och lönebeslut.

2) Handlingar som rör personalsocial verksamhet och annan personaladministrativ verksamhet där sekretess kan förekomma, t.ex. rehabiliteringsutredningar eller handlingar om omplaceringar.

Tänk på att om ni använder er av digitala personalakter, ska behörigheten av dessa styras så att obehöriga inte får åtkomst till sekretessbelagda uppgifter.

Handlingstyper

Följande handlingar skall förvaras i personalakten:

  • Anställningshandlingar (t.ex. CV, personligt brev, anställningsavtal)
  • Fortbildningshandlingar (t.ex. intyg från utbildningar)
  • Äldre typer av lönedokumentation (t.ex. lönekort, matrikelkort, och frånvarokort)
  • Pensionshandlingar
  • Uppsägningshandlingar
  • Personalsociala handlingar (t.ex handlingar gällande arbetsskada, sjukdom, rehabilitering, omplaceringshandlingar, handlingar angående disciplinära ärenden)

Diarieföring

Under rubriken "handlingstyper" framkommer vilka av dessa som ska diarieföras. Detta innebär inte nödvändigtvis att handlingarna förvaras i diariet utan dessa kan förvaras i personalakten med en notering i diariet om var handlingarna förvaras.

Sekretess

Personalhandlingar som omfattas av sekretess ska alltid diarieföras, enligt reglerna i Offentlighets- och sekretesslagen. Detta är för att allmänheten ska kunna veta att en handling finns, även om man inte får ta del av den p.g.a. sekretess. . Handlingen ska diarieföras samma dag den inkommit eller upprättats. Eftersom ett diarium är offentligt bör avsändare och ärendemening formuleras så att sekretessen inte bryts. Om verksamhetssystemet stödjer det kan man ha en offentlig och en intern ärendemening. Handlingar som omfattas av sekretess får av säkerhetsskäl inte skannas, faxas eller skickas med e-post varken intern eller externt om man inte säkerställt att kryptering av informationen används av både avsändare och mottagare. För mer information kontakta Sydarkivera.

Utlämnande

Om handlingarna är allmänna gäller samma regler för utlämnande som för andra allmänna handlingar, nämligen att ett utlämnande ska ske skyndsamt. Om inte en omfattande sekretessbedömning behöver göras betyder det oftast att handlingen ska lämnas ut samma dag eller dagen efter att begäran inkommit. Möjligheten att maskera (dölja) uppgifter i handlingar gäller enbart om uppgifterna är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

För vissa handlingar som innehåller sekretess kan det räcka att avidentifiera handlingen. Om det ändå går att lista ut vem handlingen rör ska handlingen inte lämnas ut alls.

Tänk på att disciplinärenden normalt inte omfattas av sekretess.

Lagar och regler

Personalhandlingar är i regel allmänna handlingar och ska hanteras enligt Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, arkivförfattningarna och kommunens arkivregler.

Offentlighet

Personalhandlingar är offentliga med undantag för handlingar som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen, främst 39 kapitel 1-2 §. Sekretessbelagda handlingar ska förvaras i en egen akt (omslag) om pappersakt används.

Sekretessparagrafer

Offentlighets- och sekretesslagen OSL 39 kap. 1–2 §§:

Personalsocial verksamhet

1 § Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretess gäller i verksamhet som avses i första stycket för annan uppgift om en enskilds personliga förhållanden än som anges där, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Kommentar till paragrafen: Här avses t.ex. handlingar som upprättas av företagshälsovården.

Personaladministrativ verksamhet i övrigt

2 § Sekretess gäller i övrig personaladministrativ verksamhet än som anges i 1 § för dels uppgift om en enskilds hälsotillstånd, dels sådan uppgift om eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

Kommentar: Här avses t.ex. läkarintyg och handlingar om omplacering och pensionering Sekretessen gäller inte i ärende om anställning eller disciplinansvar och inte heller beslut i annat ärende som avses i första stycket.

Kommentar: Här avses alla anställningshandlingar t.ex. betyg, intyg, referenshandlingar, anställningsbevis och samtliga handlingar inklusive beslut i disciplinärenden samt beslut om omplacering (placeringsmeddelande) och beslut om pension.

Adresser, telefonnummer, m.m.

3 § Sekretess gäller i annat fall än som avses i 1 och 2 §§ i personaladministrativ verksamhet för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs.

Vidare gäller sekretess hos Riksdagens ombudsmän i myndighetens personaladministrativa verksamhet för uppgift om en enskilds bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort samt uppgift om närstående till personalen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Motsvarande sekretess gäller, i den utsträckning regeringen meddelar föreskrifter om det, hos myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men.

Kommentar: Sekretess gäller genom ett regeringsbeslut (Offentlighets- och sekretessförordningen) för personnummer, adress och telefonnummer till hem och fritidsbostad för personal som arbetar inom socialtjänsten eller inom hälso- och sjukvården.

Enskildes hälsa eller sexualliv

21 kap 1 § Sekretess gäller för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte för uppgift 1. som avses i 35 kap. 1 § andra stycket andra meningen och 12 § femte stycket, 2. som förekommer i sådant mål eller ärende som anges i 36 kap. 1 §, eller 3. som tas in i ett beslut.

Kommentar: Sekretessen gäller i sjuttio år efter sista anteckningen och rör alla handlingar hos myndigheten, inte bara de som hör till personaladministrativ verksamhet.