Självvärdering arkivlokaler

Från Sydarkiveras Wiki

Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för självvärdering av medlemmarnas närarkiv. Verktyget består av ett Google-formulär med frågor om bland annat medarbetarnas tillgång till arkivlokalerna och arkivlokalernas utformning. Frågorna utgår från Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4).

Resultat och utvärdering

Självvärderingens svar ger en bild av nuläget och eventuella behov när det gäller arkivlokaler hos medlemmarna. Det blir ett underlag för Sydarkiveras verksamhetsplanering. Uppgifterna som skickas in används för uppföljning när det gäller arkivlokaler som finns runt om hos förbundsmedlemmarna.

Självvärderingen ger en möjlighet för förbundsmedlemmarna att förbereda sig inför kommande arkivtillsyn och att höja de egna verksamheternas kunskapsnivå om kraven på arkivlokalerna och på deras hantering.

Genomförande

Vilka ska vara med när självvärderingen genomförs?

Förberedelser

  1. Läs igenom informationen i handboken på webben: Arkivlokaler och arbetsrum
  2. Läs igenom dokumentet Instruktion – checklista för arkivlokaler (PDF)
  3. Gå igenom checklistan.

Bjud vid behov in personer med tekniskt kunnande om arkivlokalen och dess utformning om det finns en osäkerhet i gruppen när det gäller dessa områden. OBS! Uppgifter som du lämnar finns på en molntjänst med inloggning till sammanställning. Var noga med att inte uppge adress till arkivlokalen eller personuppgifter.

Tryck här för att komma till checklistan

Kontroll och redovisning av resultatet

  • Kontrollera arkivlokalen utifrån checklistan.
  • Om det är flera arkivlokaler ska varje lokal redovisas för sig.
  • Du kan skriva svaren direkt i det digitala formuläret. Formuläret fungerar även i smartmobil eller läsplatta.
  • Glöm inte att klicka på ”SKICKA” när du är klar.
  • En kopia av ditt svar kommer automatiskt att skickas till den e-postadress som uppges (använd gärna en funktionsadress).

Återkoppling av resultatet

Om du vill ha återkoppling från Sydarkivera på resultatet av er utvärdering anger du det i slutet av dokumentet.

Ser Sydarkiveras personal något anmärkningsvärt i svaren som lämnas in så kommer kontakt att tas med arkivansvarig.

Behöver du hjälp med att kontrollera arkivlokalen?

Det finns möjlighet att begära händelsestyrd tillsyn som genomförs av Sydarkiveras personal.

Läs mer på sidan: Händelsestyrd tillsyn.