Bevarandeplanering och samordning

Innehåll

1 Sammanfattning
2 Tjänster

Sammanfattning

Sydarkivera bevakar vad som händer i omvärlden och deltar i strategiska initiativ för att främja metodutveckling. Utredningar, tester och lösningsförslag samordnas för alla förbundsmedlemmar. Sydarkivera deltar i så väl styrelsearbeten som externa projekt för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Vi deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå (genom DLM Forum) och nationell nivå.

Tjänster

Omvärldsbevakning

Sydarkivera hanterar omvärldsbevakning när det gäller användande, målgrupper, teknisk och organisatorisk utveckling samt metodutveckling och goda exempel inom digitalt bevarande och arkiv. I omvärldsbevakningen ingår deltagande i föreningar, nätverk, konferenser, bevakning av resurser på nätet, sociala media med mera. Deltagandet fördelas ut mellan enheterna.

DLM-forum – insyn i pågående projekt, delta på gemensamma möten
Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI), organisationsmedlemskap
Föreningen för Arkiv i Landsting och kommuner, FALK
Grupper och Sydarkiveras sida på Facebook, samt andra sociala media.

Externa projekt och samarbetsgrupper

Sydarkivera deltar i externa projekt och arbetsgrupper för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Sydarkivera deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå (genom DLM-forum) och nationell nivå (Förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS). Utveckling av nya FGS:er sker i samarbete mellan statliga och kommunala myndigheter. Riksarkivet beslutar om FGS:er.

Externa projekt och arbetsgrupper:

eArchiving Building Block - Det gemensamma EU-byggnadsblocket för e-arkivering.
FGS Databas - FörvaltningsGemensamma Specifikationer för databaser.
Får jag lov? (Avslutat) - Specifikation för byggnadslov.
SIS TK 546 - Arbetsgruppen för ledningssystem för verksamhetsinformation.

Styrelser:

METS Board - Metadata Encoding and Transmission Standard Board.
PREMIS EC - PREservation Metadata Implementation Strategies Editorial Committee.
TS EAS - Technical Subcommittee on Encoded Archival Standards.
DILCIS Board - Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board.

Läs mer om vårt externa arbete på sidan Externa engagemang.

Systeminventering

Sydarkivera hanterar systeminventering och samordning av digitala arkivleveranser. Översiktlig systeminventering genomförs första gången i samband med att förbundsmedlem ansluter till Sydarkivera. Syftet med den övergripande systeminventeringen är att samla in underlag för att prioritera och hantera digitala arkivleveranser. Rutiner och metoder för att hantera systeminventering utarbetas tillsammans med förbundsmedlemmarna. Från och med 2020 rekommenderas förbundsmedlemmarna att ansluta till den nationella tjänsten Systemkartan.

Sammanlagt är närmare 700 inrapporterade system som är gemensamma för flera förbundsmedlemmar. Det är ett 40-tal produkter som är vanligt förekommande eller mycket vanligt förekommande. För vanligt förekommande systemprodukter utgår vi från att det bör finnas förutsättningar för att ta fram gemensamma lösningar. För produktfamiljer som alltjämt säljs och utvecklas bör finnas förutsättningar för att leverantörerna utvecklar lösningar för arkivuttag baserade på gemensamma specifikationer. I andra fall kan det vara möjligt att tillsammans med leverantörerna ta fram fungerande lösningar gemensamt för förbundsmedlemmarna.

Hos förbundsmedlemmarna finns vanligtvis ett antal stora centrala system som kan vara gemensamma för många myndigheter (nämnder och/eller företag). Dessa system innehåller viktig information som ska bevaras på lång sikt. Listan nedan innehåller en kort sammanfattning av dessa systemtyper:

Generell dokument-och ärendehantering (allmänna diariet)
Verksamhetssystem för personakter och journaler inom vård och omsorg samt socialt och ekonomiskt stöd
Verksamhetssystem för bygg, miljö och teknik
Geografisk information/kartor (GIS)
Verksamhetssystem för skoladministrativ information
Journalsystem inom elevhälsovård
Personalsystem (lönelistor för att kunna beräkna pension)
Ekonomisystem

För kärnverksamheterna är det vanligtvis en relativt begränsad uppsättning produkter som förekommer. Det kan vara 3–5 olika systemprodukter, där ett fåtal dominerar. Situationen ser annorlunda ut när det gäller generell dokument-och ärendehantering (allmänna diariet). I det senare fallet handlar det om ett större antal produkter.

När det gäller verksamhetssystem för personakter och journaler är antalet systemprodukter begränsat. Däremot kan varianter av olika applikationer och databaser (HSL, IFO, SoL) användas på olika ställen inom en och samma organisation.

Bygg, miljö- och teknik är ett område där det används ett mycket stort antal olika system. Detta är framförallt fallet inom teknisk verksamhet där olika specialsystem är vanligt förekommande. Inom bygg och miljö rör det sig oftast om ett mer begränsat antal verksamhetssystem där några har en mycket stor spridning.

För systemtypen geografisk information/kartor (GIS) är det framförallt ett par plattformar som dominerar.

Det finns en handfull vanligt förekommande verksamhetssystem när det gäller skoladministration. Därutöver finns ett växande utbud av lärplattformar och andra webb-och mobilapplikationer för olika uppgifter inom skolan.

Inom elevhälsa är det ett mycket begränsat antal system som används, där vissa har en mycket stor spridning.

För personalinformation finns en stor uppsättning av olika systemprodukter och tjänster. När det gäller ekonomi-och lönesystem så finns det för det mesta ett flertal produkter inom samma kommun. Minst ett ekonomisystem för nämndernas förvaltning och ett eller flera för de kommunala bolagen och kommunalförbunden, beroende på hur organisationen ser ut. Historikdatabaser för äldre ekonomiadministrativa system kan också förekomma.

Prioritering

För att säkerställa effektiv och långsiktigt hållbar hantering av digitala arkivleveranser finns en övergripande strategisk planering som är gemensam för samtliga förbundsmedlemmar. Prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser är beslutade av Sydarkiveras förbundsfullmäktige och finns i dokumenterade i dokumentet Handlingsprogram. Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och ekonomiska medel), det som händer i omvärlden när det gäller standard-och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Arkivlagens bestämmelser är också en viktig utgångspunkt för arbetet.

Med utgångspunkt från beslutade prioriteringsprinciper, analys av systemlista, de behov som förbundsmedlemmarna har gemensamt och förutsättningar för genomförande sammanställs beslutsunderlag för inriktningsbeslut. Principbeslut för prioriterade områden fattas av förbundsstyrelsen efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.

Läs mer om Sydarkiveras inriktningsbeslut på sidan Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser.

Utredning och metodutveckling

Utreda urval för bevarande, gallring, målgrupper, åtkomst, tillgänglighet, sökbarhet, metadata, filformat, omfattning och avgränsningar, kostnader mm. Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport. I samband med utredningsarbetet sker även tester och metodutveckling. Staben leder och samordnar arbetet med utredningar och metodutveckling. Enheten för Tillsyn och deltar i utredningsarbetet.

Det kan ta 1–3 år från det att Sydarkivera börjar utreda ett system till att det finns en fungerande lösning. Det finns en rad faktorer som påverkar detta –viljan hos produktägaren, informationens komplexitet, tillgång till standarder eller verktyg för informationstypen, förbundsmedlemmarnas möjligheter att delta med resurser i leveransutredningar, genomförd gallring med mera.