Skillnad mellan versioner av "Bolag"

Från Sydarkiveras Wiki

Rad 1: Rad 1:
Om en del av den kommunala verksamheten sker i företagsform anses den allmänna insynsrätten motiverad. Offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen gäller därför även kommunala och landstingskommunala företag där kommun eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Det innebär förenklat att det sammanlagda kommunala ägandet eller inflytandet är mer än 50 procent. Det kan vara till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser.
+
Under de senaste decennierna har det blivit vanligare att driva kommunal verksamhet i privaträttslig form, för det mesta som aktiebolag, men det kan även röra sig om stiftelser, ekonomiska föreningar eller handelsbolag. Fram till 1995 omfattades den här typen av organisationer inte av offentlighetsprincipen.  
 +
Från och med 1995 har dock lagstiftningen förändras och kommunala och regionala bolag betraktas som myndigheter när det kommer till informationshanteringen och kraven på öppenhet gentemot allmänheten.
 +
De organisationer som omfattas av handlingsoffentligheten är bolag där kommuner eller regioner har ”ett rättsligt bestämmande inflytande”, d v s äger minst hälften av aktierna eller att fullmäktige utser minst hälften av ledamöterna i styrelsen. För enkelhetens skull hädanefter enbart benämnda som bolag.
 +
Grundregeln är offentlighet för den information som ett bolag hanterar. För att kunna sekretessbelägga information behöver det finnas en paragraf i offentlighets- och sekretesslagstiftningen att hänvisa till.  
  
Handläggning av ärenden kring utlämnande av allmän handling kan ses som myndighetsutövning. Företagen jämställs därför med myndigheter i dessa sammanhang. I företag där kommuner eller landsting har ett ägande eller inflytande, men inte uppfyller kriterierna ovan, ska berörda kommuner och landsting verka för öppenhet och insyn. När flera kommuner och landsting samverkar i ett företag ska tillsynen fullgöras av den arkivmyndighet som kommunerna eller landstingen kommer överens om.
+
==Informationshantering och arkivmyndighet==
 +
Arkivlagen gäller för kommunala och regionala bolag och därmed måste det finnas en arkivmyndighet som ska se till att bolaget sköter sin informationshantering på ett sätt som gör att relevant information kan bevaras och att offentlighetsprincipen regelverk om transparens uppfylls. I arkivlagen pekas kommun- eller regionstyrelsen ut som arkivmyndighet om inte fullmäktige beslutar något annat.
 +
Fullmäktige hos Sydarkiveras medlemmar har alla fattat beslut om att utse Sydarkivera som arkivmyndighet för tillsyn och slutarkiverad digital information. Det innebär att Sydarkivera även är arkivmyndighet för bolagen och har en skyldighet att följa upp hur det ser ut med informationshanteringen hos dessa.  
 +
För bolag som är samägt med flera kommuner eller regioner måste respektive fullmäktige beslut om vem av delägarna som har ansvar. Vanligtvis görs det genom att skriva in ansvaret i ägardirektivet som sedan antas av respektive fullmäktige. Är den utpekade kommunen eller regionen medlemmar i Sydarkivera, har Sydarkivera ansvaret som arkivmyndighet.  
  
Läs mer i kommunallagen: [https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/kommunallag-1991900_sfs-1991-900 SFS 1991:900]
+
==Detaljerade instruktioner i arkivreglemente==
 +
Fullmäktige hos Sydarkiveras medlemmar har antagit ett arkivreglemente som ger en mer detaljerade instruktioner kring informationshanteringen och ansvaret för frågorna kring arkiv ska fördelas. För arkivreglementet gäller, som andra kommunala styrdokument, att det även måste fastställas av bolagsstämman för att vara giltigt.  
  
I praktiken innebär detta att kommunala bolag ska följa samma regler som övriga kommunala förvaltningar.
 
 
== Tillämpningsanvisningar och lokala föreskrifter ==
 
 
Fullmäktige får utfärda tillämpningsanvisningar till arkivlagen. Det kan till exempel vara arkivreglementen och lokala föreskrifter. I dessa kan det finnas anvisningar om förtecknande av arkiv, material och metoder för framställning av allmänna handlingar och överlämnande av handlingar till arkivmyndigheten.
 
 
Det lokala arkivreglementet gäller inte utan vidare. För att det ska vara tillämpbart måste ett bolag genom ett associationsrättsligt bindande beslut ha bestämt att reglementet ska gälla även för dem. Beslutet kan finnas i bolagsordning, ägardirektiv eller stadgar.
 
  
 
==Arkivorganisation==
 
==Arkivorganisation==

Versionen från 20 september 2021 kl. 06.42

Under de senaste decennierna har det blivit vanligare att driva kommunal verksamhet i privaträttslig form, för det mesta som aktiebolag, men det kan även röra sig om stiftelser, ekonomiska föreningar eller handelsbolag. Fram till 1995 omfattades den här typen av organisationer inte av offentlighetsprincipen. Från och med 1995 har dock lagstiftningen förändras och kommunala och regionala bolag betraktas som myndigheter när det kommer till informationshanteringen och kraven på öppenhet gentemot allmänheten. De organisationer som omfattas av handlingsoffentligheten är bolag där kommuner eller regioner har ”ett rättsligt bestämmande inflytande”, d v s äger minst hälften av aktierna eller att fullmäktige utser minst hälften av ledamöterna i styrelsen. För enkelhetens skull hädanefter enbart benämnda som bolag. Grundregeln är offentlighet för den information som ett bolag hanterar. För att kunna sekretessbelägga information behöver det finnas en paragraf i offentlighets- och sekretesslagstiftningen att hänvisa till.

Informationshantering och arkivmyndighet

Arkivlagen gäller för kommunala och regionala bolag och därmed måste det finnas en arkivmyndighet som ska se till att bolaget sköter sin informationshantering på ett sätt som gör att relevant information kan bevaras och att offentlighetsprincipen regelverk om transparens uppfylls. I arkivlagen pekas kommun- eller regionstyrelsen ut som arkivmyndighet om inte fullmäktige beslutar något annat. Fullmäktige hos Sydarkiveras medlemmar har alla fattat beslut om att utse Sydarkivera som arkivmyndighet för tillsyn och slutarkiverad digital information. Det innebär att Sydarkivera även är arkivmyndighet för bolagen och har en skyldighet att följa upp hur det ser ut med informationshanteringen hos dessa. För bolag som är samägt med flera kommuner eller regioner måste respektive fullmäktige beslut om vem av delägarna som har ansvar. Vanligtvis görs det genom att skriva in ansvaret i ägardirektivet som sedan antas av respektive fullmäktige. Är den utpekade kommunen eller regionen medlemmar i Sydarkivera, har Sydarkivera ansvaret som arkivmyndighet.

Detaljerade instruktioner i arkivreglemente

Fullmäktige hos Sydarkiveras medlemmar har antagit ett arkivreglemente som ger en mer detaljerade instruktioner kring informationshanteringen och ansvaret för frågorna kring arkiv ska fördelas. För arkivreglementet gäller, som andra kommunala styrdokument, att det även måste fastställas av bolagsstämman för att vara giltigt.


Arkivorganisation

Ett kommunalt bolag ska uppfylla samma krav när det gäller informationshantering och arkiv som alla andra kommunala myndigheter. Därför måste de ha en fastställd arkivorganisation med utsedda roller och ansvarsområden.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Om ett företag upphör

Om ett företag helt upphör med sin verksamhet ska företagets allmänna handlingar överlämnas till arkivmyndighet inom tre månader efter det att företaget upphört, om inte fullmäktige beslutar annorlunda. Detsamma gäller om ägarförhållandena ändras så att det kommunala inflytandet blir 50 procent eller mindre. Fullmäktige kan bestämma att de allmänna handlingarna får förvaras hos företaget under en övergångsperiod för att sedan överlämnas till kommunen eller landstinget när de inte längre behövs i verksamheten. Det är då viktigt att företaget särskiljer de handlingar som är allmänna så de vid behov är lätta att återfinna och återlämna.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning