Bolag

Om en del av den kommunala verksamheten sker i företagsform anses den allmänna insynsrätten motiverad. Offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen gäller därför även kommunala och landstingskommunala företag där kommun eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Det innebär förenklat att det sammanlagda kommunala ägandet eller inflytandet är mer än 50 procent. Det kan vara till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser.

Handläggning av ärenden kring utlämnande av allmän handling kan ses som myndighetsutövning. Företagen jämställs därför med myndigheter i dessa sammanhang. I företag där kommuner eller landsting har ett ägande eller inflytande, men inte uppfyller kriterierna ovan, ska berörda kommuner och landsting verka för öppenhet och insyn. När flera kommuner och landsting samverkar i ett företag ska tillsynen fullgöras av den arkivmyndighet som kommunerna eller landstingen kommer överens om.

Läs mer i kommunallagen: SFS 1991:900

I praktiken innebär detta att kommunala bolag ska följa samma regler som övriga kommunala förvaltningar.

Tillämpningsanvisningar och lokala föreskrifter

Fullmäktige får utfärda tillämpningsanvisningar till arkivlagen. Det kan till exempel vara arkivreglementen och lokala föreskrifter. I dessa kan det finnas anvisningar om förtecknande av arkiv, material och metoder för framställning av allmänna handlingar och överlämnande av handlingar till arkivmyndigheten.

Det lokala arkivreglementet gäller inte utan vidare. För att det ska vara tillämpbart måste ett bolag genom ett associationsrättsligt bindande beslut ha bestämt att reglementet ska gälla även för dem. Beslutet kan finnas i bolagsordning, ägardirektiv eller stadgar.

Arkivorganisation

Ett kommunalt bolag ska uppfylla samma krav när det gäller informationshantering och arkiv som alla andra kommunala myndigheter. Därför måste de ha en fastställd arkivorganisation med utsedda roller och ansvarsområden.

Läs mer på sidan:

Arkivorganisation

Om ett företag upphör

Om ett företag helt upphör med sin verksamhet ska företagets allmänna handlingar överlämnas till arkivmyndighet inom tre månader efter det att företaget upphört, om inte fullmäktige beslutar annorlunda. Detsamma gäller om ägarförhållandena ändras så att det kommunala inflytandet blir 50 procent eller mindre. Fullmäktige kan bestämma att de allmänna handlingarna får förvaras hos företaget under en övergångsperiod för att sedan överlämnas till kommunen eller landstinget när de inte längre behövs i verksamheten. Det är då viktigt att företaget särskiljer de handlingar som är allmänna så de vid behov är lätta att återfinna och återlämna.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden