Digitala arkivleveranser
Från Sydarkiveras Wiki
Denna sida är under konstruktion!
Denna sida är under uppbyggnad och därmed är innehållet inte komplett.
Sidan uppdateras efter hand.
Innehåll
Översikt Digitala arkivleveranser
Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter. I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.
Övergripande planering
Prioritera arkivleveranser
Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Sydarkiveras förbundsfullmäktige har beslutat om prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser. Beslut om prioritering finns i Sydarkiveras Handlingsprogram.
Inventera system
För att Sydarkivera ska kunna hantera och prioritera kommande arkivleveranser till bevarandeplattformen på ett effektivt sätt inventeras system som finns hos förbundsmedlemmarna. Övergripande systeminventering genomförs i samband med att en förbundsmedlem ansluter till Sydarkivera. Inventeringarna ger oss svar på vilka system som används hos förbundsmedlemmarna, vilka som inte används samt i vilka system likartade informationstyper finns. I samband med de årliga systeminventeringarna som hittills genomförts har Sydarkivera dokumenterat projekten i systeminventeringsrapporter för respektive år.
Besluta om inriktning
Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut när det gäller prioritering av digitala arkivleveranser. Inriktningsbesluten gäller för alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Samråd sker med förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner, kontaktpersoner eller andra relevanta nätverk för intressenter eller verksamhetsområden. Inriktningsbeslutet är startpunkt för leveransutredningar som planeras och genomförs tillsammans med förbundsmedlemmarna.
Utreda arkivleveranser
Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande. Läs mer om de olika stegen som ingår i Leveransutredning
Handlägga digitala arkivleveranser
Specificera
Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Leveransöverenskommelsen specificerar saker som uttag, informationssäkerhet gallring, leverans och transport, kontroller, utlämnande med mera.
Överföra
Boka leverans/överföring. Metod beroende på säkerhetsnivå. Kvittens överföring.
Sekretess
Kontrollera
Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen.
Godkänna
Ett leveransgodkännande avslutar processen.
Leveranstyper
- Journaler och akter
- Register och databaser
- Mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Oplanerade arkivleveranser
Bastjänster
- Kommunala och regionala bolag
- Plan, bygg och miljö
- Teknik och anläggning
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
Digitalisering - digitalt arbetssätt
Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Myndighet
- Registrator
- Nämndsekreterare
- Handläggare
- Arkivmyndighet
- Arkivansvarig
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivföreståndare
- Arkivassistent
- Kontaktperson
- Leveranskoordinator
- Medlemssamordnare
- Ämnesansvarig
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Fotografier och bilder
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor