Digitala arkivleveranser
Från Sydarkiveras Wiki
Innehåll
Sydarkiveras arbetssätt
Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter.
I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.
Prioritera arkivleveranser
Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och ekonomiska medel), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Sydarkiveras förbundsfullmäktige har beslutat om prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser. Beslut om prioritering finns i Sydarkiveras Handlingsprogram.
Inventera system
Besluta om inriktning
Inriktningsbeslut för prioriterade områden fattas av förbundsstyrelsen efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.
Följande inriktningsbeslut har fattats av Sydarkiveras förbundsstyrelse:
- Journalsystem (§ 11, förbundsstyrelsen 2015-03-13).
- Externa webbplatser (§ 20, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
- Äldre digitalt material (§ 21, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
- Gamla databaser (§ 22, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
- Audio/video (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
- Ärende- och dokumenthanteringssystem (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
- Personalinformation (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
- Dokument och bilder i filkatalog (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
Utreda arkivleveranser
Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.
Handlägga digitala arkivleveranser
Leveransöverenskommelse som specificerar överföring, kontroller, tidplan med mera, arkivansvarig (nämnd eller styrelse)
Boka leverans/överföring. Metod beroende på säkerhetsnivå. Kvittens överföring.
Kontroller
Leveransgodkännade
Leveranstyper
Internationell standard
Det finns en internationell standard som beskriver gränssnittet mellan avlämnande verksamhet (producent) och mottagande arkiv. Standarden heter Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) och används tillsammans med OAIS-modellen. Standarden beskriver metod för att hantera interaktionen mellan verksamhet och arkiv. I korthet går metoden ut på att genomföra arbetet i fyra olika faser.
- Preliminary Phase
- Formal Definiton Phase
- Transfer Phase
- Validation Phase
Referenser
- Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard Texten är identisk på ISO-standarden ISO 20652:2006
- ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems — Producer-archive interface — Methodology abstract standard
- Kommunala och regionala bolag
- Plan, bygg och miljö
- Teknik och anläggning
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
Digitalisering - digitalt arbetssätt
Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Myndighet
- Registrator
- Nämndsekreterare
- Handläggare
- Arkivmyndighet
- Arkivansvarig
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivföreståndare
- Arkivassistent
- Kontaktperson
- Leveranskoordinator
- Medlemssamordnare
- Ämnesansvarig
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Fotografier och bilder
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor