Skillnad mellan versioner av "Digitala arkivleveranser"

Från Sydarkiveras Wiki

 
(239 mellanliggande versioner av 7 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
<div class="handbok-innehåll">
+
[[File:Digitala_arkivleveranser.png|500px|right|link=]]
Text här
 
  
==Sydarkiveras arbetssätt==
+
== Sammanfattning ==
 +
En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i nära samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Den som kommer vara förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans är ämnesansvarig arkivarie (ansvarig handläggare).
  
Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter.
+
Det viktigt att känna till att vid en digital arkivering så är det informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Det är också viktigt att veta att leverera och arkivera digital information är en process som kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Det behöver förbundsmedlem kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.
 
I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.
 
  
[[File:Digitala_arkivleveranser.JPG|800px]]
+
Som inloggad förbundsmedlem kan du läsa mer information om hur det går till att göra en digital arkivleverans till Sydarkiveras, se:
 +
{{Knapp|https://wiki.sydarkivera.se/wiki/Att_genomf%C3%B6ra_digitala_arkivleveranser_till_Sydarkivera|Att genomföra en digital arkivleverans till Sydarkivera|left}}
  
==Prioriteringsprinciper==
+
{{Knapp|https://wiki.sydarkivera.se/wiki/Digital_testleverans|Att genomföra en digital testleverans till Sydarkivera|left}}<br><br><br><br>
Prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser är beslutade av Sydarkiveras förbundsfullmäktige och finns i Handlingsprogram 2019–2022. Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och ekonomiska medel), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.
 
  
===Inriktningsbeslut===
+
===Samverkan inom Sydarkivera===
Principbeslut för prioriterade områden fattas av förbundsstyrelsen efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.
+
Sydarkivera samordnar arbetet och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen. Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.
  
Följande inriktningsbeslut har fattats av Sydarkiveras förbundsstyrelse:
+
==Tjänster inom digitala arkivleveranser==
  
* Journalsystem (§ 11, förbundsstyrelsen 2015-03-13).
+
===Testleveranser===
* Externa webbplatser (§ 20, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
 
* Äldre digitalt material (§ 21, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
 
* Gamla databaser (§ 22, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
 
* Audio/video (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
 
* Ärende- och dokumenthanteringssystem (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
 
* Personalinformation (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
 
* Dokument och bilder i filkatalog (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
 
  
===Systeminventering===
+
===Planerade arkivleveranser===
  
===Leveransutredning===
+
Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten [[Bevarandeplanering och samordning]] innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner.
  
Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.
+
Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:
  
===Digitala arkivleveranser===
+
*Patientjournaler
Leveransöverenskommelse som specificerar överföring, kontroller, tidplan med mera, arkivansvarig (nämnd eller styrelse)
+
*Personakter
Boka leverans/överföring
+
*Personalakter
Kvittens överföring
+
*Ärende- och dokumenthantering
 +
*Ekonomiinformation
  
==Leveranstyper==
+
Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:
* [[Webbarkivering]]
 
* [[Äldre digitalt material]]
 
  
==Internationell standard==
+
*Insamling av externa webbplatser
 +
*Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
 +
*Export av databaser och register
 +
*Äldre digitalt material
  
[[File:PAIMAS.JPG|400px|thumb|Den här bilden hämtades från PAIMAS]]
+
{{Läsmer|Bevarandeplanering och samordning|Prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser|Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser|Systeminventering|Leveransutredning|}}
  
Det finns en internationell standard som beskriver gränssnittet mellan avlämnande verksamhet (producent) och mottagande arkiv. Standarden heter Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) och används tillsammans med [[OAIS-modellen]]. Standarden beskriver metod för att hantera interaktionen mellan verksamhet och arkiv. I korthet går metoden ut på att genomföra arbetet i fyra olika faser.
+
Sydarkivera förvaltar rutiner, metoder och mallar för införda leveranstyper samt handlägger ärenden med dokumentation kring varje enskild leverans. Förbundsmedlem lämnar underlag till en planerad arkivleverans i en leveransframställan. Leveransframställan ger Sydarkivera underlag för att planera arkivleveransen och sammanställa underlag för leveransöverenskommelse.En leveransöverenskommelse upprättas mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. I leveransöverenskommelsen specificeras den ansvarsfördelning som finns i arbetet. För rutinleveranser finns särskilda leveransspecifikationer som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.  
  
* Preliminary Phase
+
Förbundsmedlem beställer eller genomför arkiveringsuttag. Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle. Efter överföringen granskar Sydarkivera arkivleveransen, dokumenterar iakttagelser i ett testprotokoll och antingen godkänner arkivleveransen eller återförvisar den för komplettering eller åtgärder.
* Formal Definiton Phase
 
* Transfer Phase
 
* Validation Phase
 
  
==Referenser==
+
{{Läsmer|Att genomföra digitala arkivleveranser till Sydarkivera|Digital testleverans|Extern testbädd}}
  
# [https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard] Texten är identisk på ISO-standarden ISO 20652:2006
+
===Oplanerade arkivleveranser===
# [https://www.iso.org/standard/39577.html ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems — Producer-archive interface — Methodology abstract standard]
+
Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.
 +
 
 +
==Hitta Sydarkiveras övriga tjänster==
 +
 
 +
{{Tjänster}}
  
</div>
 
 
{{Handbok}}
 
{{Handbok}}

Nuvarande version från 31 augusti 2023 kl. 14.09

Digitala arkivleveranser.png

Sammanfattning

En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i nära samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Den som kommer vara förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans är ämnesansvarig arkivarie (ansvarig handläggare).

Det viktigt att känna till att vid en digital arkivering så är det informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Det är också viktigt att veta att leverera och arkivera digital information är en process som kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Det behöver förbundsmedlem kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.

Som inloggad förbundsmedlem kan du läsa mer information om hur det går till att göra en digital arkivleverans till Sydarkiveras, se:





Samverkan inom Sydarkivera

Sydarkivera samordnar arbetet och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen. Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.

Tjänster inom digitala arkivleveranser

Testleveranser

Planerade arkivleveranser

Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten Bevarandeplanering och samordning innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner.

Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:

  • Patientjournaler
  • Personakter
  • Personalakter
  • Ärende- och dokumenthantering
  • Ekonomiinformation

Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:

  • Insamling av externa webbplatser
  • Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
  • Export av databaser och register
  • Äldre digitalt material



Sydarkivera förvaltar rutiner, metoder och mallar för införda leveranstyper samt handlägger ärenden med dokumentation kring varje enskild leverans. Förbundsmedlem lämnar underlag till en planerad arkivleverans i en leveransframställan. Leveransframställan ger Sydarkivera underlag för att planera arkivleveransen och sammanställa underlag för leveransöverenskommelse.En leveransöverenskommelse upprättas mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. I leveransöverenskommelsen specificeras den ansvarsfördelning som finns i arbetet. För rutinleveranser finns särskilda leveransspecifikationer som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.

Förbundsmedlem beställer eller genomför arkiveringsuttag. Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle. Efter överföringen granskar Sydarkivera arkivleveransen, dokumenterar iakttagelser i ett testprotokoll och antingen godkänner arkivleveransen eller återförvisar den för komplettering eller åtgärder.



Oplanerade arkivleveranser

Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.

Hitta Sydarkiveras övriga tjänster

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Hjälpsidor

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor