Digitala arkivleveranser

Från Sydarkiveras Wiki

Version från den 21 januari 2020 kl. 15.37 av Elin (diskussion | bidrag)

Text här

Sydarkiveras arbetssätt

Inriktningsbeslut och utredning inför digitala arkivleveranser genomförs gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera leder och samordnar arbetet med leveransutredningar och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. I de olika nätverken delas kontakter och erfarenheter.

I steget ”specifikation” tecknas leveransöverenskommelse med respektive arkivbildare (nämnd/styrelse i kommunen). Överföring planeras och hanteras specifikt för respektive leveranstillfälle.

Digitala arkivleveranser.JPG

Prioriteringsprinciper

Prioriteringsprinciper när det gäller digitala arkivleveranser är beslutade av Sydarkiveras förbundsfullmäktige och finns i Handlingsprogram 2019–2022. Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och ekonomiska medel), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.

Inriktningsbeslut

Principbeslut för prioriterade områden fattas av förbundsstyrelsen efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.

Följande inriktningsbeslut har fattats av Sydarkiveras förbundsstyrelse:

  • Journalsystem (§ 11, förbundsstyrelsen 2015-03-13).
  • Externa webbplatser (§ 20, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
  • Äldre digitalt material (§ 21, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
  • Gamla databaser (§ 22, förbundsstyrelsen 2017-06-02)
  • Audio/video (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
  • Ärende- och dokumenthanteringssystem (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
  • Personalinformation (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)
  • Dokument och bilder i filkatalog (§ 33, förbundsstyrelsen 2019-12-06)

Systeminventering

Leveransutredning

Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.

Digitala arkivleveranser

Leveransöverenskommelse som specificerar överföring, kontroller, tidplan med mera, arkivansvarig (nämnd eller styrelse)

Boka leverans/överföring. Metod beroende på säkerhetsnivå. Kvittens överföring.

Kontroller

Leveransgodkännade

Leveranstyper

Internationell standard

Den här bilden hämtades från PAIMAS

Det finns en internationell standard som beskriver gränssnittet mellan avlämnande verksamhet (producent) och mottagande arkiv. Standarden heter Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) och används tillsammans med OAIS-modellen. Standarden beskriver metod för att hantera interaktionen mellan verksamhet och arkiv. I korthet går metoden ut på att genomföra arbetet i fyra olika faser.

  • Preliminary Phase
  • Formal Definiton Phase
  • Transfer Phase
  • Validation Phase

Referenser

  1. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard Texten är identisk på ISO-standarden ISO 20652:2006
  2. ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems — Producer-archive interface — Methodology abstract standard
Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning