Tjänstekatalogen

Sydarkiveras tjänster är uppdelade i bas- och anslutande tjänstepaket som baseras på förbundets verksamhetsplan. Paketen innehåller flera olika tjänster.

Bastjänst

Våra bastjänster finansieras av medlemsavgiften och erbjuds till alla förbundsmedlemmar. Bastjänsterna bygger på Sydarkiveras grundläggande uppdrag att agera arkivmyndighet för medlemskommuner, förbund och bolag.

Anslutande tjänst

Våra anslutande tjänster är valfria och regleras via särskilda avtal. Dessa tjänster ingår inte i medlemsavgiften och erbjuds för ett självkostnadspris

Bastjänster

Tillsyn och riktlinjer ▼

Sammanfattning

Sydarkiveras förbundsstyrelse är arkivmyndighet och ansvarar för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Tillsynen bedrivs med stöd av arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan. Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarna enligt en beslutad tillsynsplan. Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till. Tillsynen omfattar både analoga och digitala arkiv. Arkivansvariga kan själva kontrollera förvaltningens eller bolagets arkiv med hjälp av de rutiner, instruktioner och verktyg som Sydarkivera tillhandahåller. Sydarkivera hanterar samlad uppföljning, rådgivning och planering av åtgärder. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen utarbetas riktlinjer om arkivvård i samarbete med förbundsmedlemmarna.

Tjänster som ingår i paketet

Arkivinspektion
Egenkontroll
Granskning av gallringsbeslut
Riktlinjer om arkivvård

Läs mer: Tillsyn och riktlinjer

Bevarandeplanering och samordning ▼

Sammanfattning

Sydarkivera bevakar vad som händer i omvärlden och deltar i strategiska initiativ för att främja metodutveckling. Utredningar, tester och lösningsförslag samordnas för alla förbundsmedlemmar. Sydarkivera deltar i så väl styrelsearbeten som externa projekt för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Vi deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå (genom DLM Forum) och nationell nivå.

Tjänster som ingår i paketet

Omvärldsbevakning
Externa projekt och arbetsgrupper
Systeminventering och samordning av digitala arkivleveranser
Prioritering och inriktningsbeslut
Leveransutredningar och metodutveckling

Läs mer: Bevarandeplanering och samordning

Digitalt arkivsystem ▼

Sammanfattning

Sydarkivera tar emot och förvarar leveranser med digitala handlingar. Materialet förvaras först i karantän för bland annat virusskanning för att hindra att skadlig kod arkiveras. Sydarkiveras personal hanterar kvalitetssäkring, tillför metadata och genererar slutligen arkivpaket (AIP). Färdiga arkivpaket överförs till slutförvar. Arkivpaketen lagras på två olika geografiska platser där de säkerhetskopieras och övervakas.

Tjänster som ingår i paketet

Mottagning av digitala arkivleveranser
Arkivlagring och datahantering
Åtkomst till överlämnade digitala arkiv
Administration arkivsystem

Läs mer: Digitalt arkivsystem

Digital arkivvård ▼

Sammanfattning

Sydarkivera vårdar de digitala arkiven så att de kan användas i framtiden. I arkivvården ingår bland annat konvertering till bevarandeformat och migrering till nya tekniska miljöer. Säkerhet och kontinuitet planeras och dokumenteras för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Egenkontroll hanteras med hjälp av checklista baserad på standard knuten till OAIS-modellen.

Tjänster som ingår i paketet

Säkerhet och kontinuitet
Egenkontroll (CheckARK)
Bevarandeåtgärder
Värdering och kvalitetssäkring
Gallring

Läs mer: Digital arkivvård

Digitala arkivleveranser ▼

Sammanfattning

Sydarkivera hanterar digitala arkivleveranser i samarbete med berörda förvaltningar och ansvarig chef. Kansli, arkiv och it hos förbundsmedlem är involverade i arbetet. Gemensamma rutiner, processer och verktyg används av samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera hanterar överföring och paketering av arkivleveranser från verksamhet till slutarkiv. Arkivleveranser sker framförallt:

När verksamheter lägger ner
I samband med systembyte
I enlighet med beslutad informationshanteringsplan

Sydarkiveras arkivarier deltar i arbetet med leveransutredningar. Fokus är att utreda urval för bevarande, gallring, målgrupper, åtkomst, tillgänglighet och sökbarhet. Med utgångspunkt från leveransutredningarna arbetar Sydarkivera fram rutiner och mallar i samarbete med berörda förbundsmedlemmar. Instruktioner, checklistor med mera kompletteras efter hand som behov uppkommer. I handläggningen av digitala arkivleveranser ingår testleveranser och beställning av uttag från databaser. Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen. Ett leveransgodkännande avslutar processen.

Leveranstyper som ingår i paketet

Personakter och patientjournaler
Databaser och register
Externa webbplatser
Äldre digitalt material

Läs mer: Digitala arkivleveranser

Tillgänglighet och forskarservice ▼

Sammanfattning

Sydarkivera bevarar information för att det ska vara möjligt att återanvända information. Informationen i arkivet efterfrågas av allmänheten, enskilda personer, myndigheter och forskare. Förfrågningar kommer in via telefon eller brev/e-post och hanteras därefter utifrån offentlighetslagstiftningens krav och Sydarkiveras rutiner för utlämnande av allmän handling.

Tjänster som ingår i paketet

Arkivredovisning
Samsök arkivinformation
Forskarsal på webben
Lämna ut allmän handling
Öppna data
Kundtjänst/kundstödsystem

Läs mer: Tillgänglighet och forskarservice

Utbildning och pedagogik ▼

Sammanfattning

Sydarkivera erbjuder utbildningar och handböcker för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov och är tänkta att ge deltagarna nödvändiga kunskaper för en väl fungerande informationsförvaltning. Det pedagogiska materialet arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarna och baseras ofta på goda och dåliga exempel. Sydarkivera rekommenderar att utbildningarna genomförs i ordningen bas - grund - fördjupning. Utbildningar genomförs antingen på plats, på webben via kommunikationsverktyg eller via olika former av e-lärande som informationsfilmer och interaktiva spel. Exempel:

Introduktionsutbildning för ny förbundsmedlem
Grundutbildning om informationshantering och e-arkiv
Upprätta styrdokument för informationshantering
Lagar och regler
Löpande hantering av information

Sydarkivera erbjuder även utbildningar på specialist- och expertnivå, men dessa erbjuds endast som anslutande tjänster och ingår inte i baspaketet. Förbundsmedlemmar tar del av dessa utbildningar till ett rabatterat pris.

Tjänster som ingår i paketet

Grundutbildning
Intensivutbildning
E-lärande
Handböcker

Läs mer: Utbildning och pedagogik

Verksamhetsstöd och rådgivning ▼

Sammanfattning

Sydarkivera ger sina förbundsmedlemmar råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning sker i samband med besök på plats i kommunen eller via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben. Rådgivning i samband med att ta fram informationshanteringsplaner är också en viktig del. Genom att använda samma metoder i en större samverkan blir det möjligt återvinna erfarenheter, minska risken för fel och effektivisera arbetet med informationshantering och arkiv. Alla kommuner och alla förvaltningar behöver inte börja om från början vilket sparar tid och också kan frigöra tid för kommunernas kärnverksamheter. Någon att fråga är det viktigaste för många ute i verksamheterna. För att skapa närhet till rådgivningen utses en arkivarie hos Sydarkivera som medlemssamordnare som agerar som första kontakt mot förbundsmedlem. Sydarkivera arbetar tillsammans med medlemmar att kartlägga informationsflöden och säkerhetsklassa informationsmängder i samband med workshopar. Underlaget används för framtagande av mallar och rutiner men även i samband med utredningar och rådgivning vid upphandling av verksamhetssystem.

VerkSAM Arkivredovisning

Sydarkivera förvaltar VerkSAM, en serie verksamhetsgemensamma mallar för att förenkla framtagande och uppdatering av arkivbeskrivning, diarieplan/klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan, med mera.

Tjänster som ingår i paketet