Överlämna till arkivmyndighet
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Innehåll
När ska man leverera?
När arkivhandlingar inte längre behövs i den dagliga verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av arkivmyndigheten för fortsatt vård i slutarkivet. Varje myndighet ansvarar för att överlämna sin information på ett sådant sätt att den är sökbar och kan återanvändas i framtiden. Överenskomna leveranstider och i vilket format informationen ska bevaras framgår av myndighetens informationshanteringsplan eller särskilt beslut.
Vem äger informationen?
Myndigheten äger och ansvarar för den information som hanteras och förvaras där. Ansvaret gäller fram tills dess att informationen överlämnats till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet övergår ägandet och hela ansvaret till arkivmyndigheten.
Hur går en leverans till?
Rutinerna för leverans och överlämnande skiljer sig åt beroende på om informationen är på papper (analog) eller digital.

Läs mer på sidorna:
Ärenden, akter och journaler med både analog och digital information
Eftersom vi är i ett övergångsskede mellan analog och digital informationshantering förkommer det att informationen i samma ärende, akt eller journal finns både på papper och digitalt. Det kan även vara så att viss information endast finns på papper medan övriga akten är digital och tvärt om. Det är ett problem som vi kommer att få leva med under en rätt så lång övergångsperiod. Vid utlämnande av allmän handling behöver vi därför att behöva söka på flera platser för att samla ihop all information som efterfrågas.
Vid utlämnande kommer man att i många fall behöva söka information i verksamhetssystem, analoga och digitala närarkiv och mellanarkiv, den lokala analoga arkivmyndigheten (slutarkivet) och i systemet för långsiktigt digitalt bevarande (Sydarkivera). Det är viktigt att myndigheten kontaktar alla arkivmyndigheter och tvärt om i samband med förfrågan och utlämnande. För att det ska fungera krävs att myndigheten och arkivmyndigheterna har kontroll över var informationen finns, men även informationens status. Arkivbeskrivningar, informationshanteringsplaner och arkivförteckningar måste därför hållas aktuella och tillgängliga.

Läs mer på sidan:
Känslig information
Sekretess
Den eventuella sekretessreglering som myndigheten (förvaltningen) satt på informationen följer handlingen. När sekretesshandlingar levereras till slutarkivet följer sekretessen med även dit. Därför är det viktigt att handlingar som innehåller sekretess märks upp tydligt, oavsett om de är på papper, i verksamhetssystem eller på annan media.
Skyddade personuppgifter
Verksamheter som hanterar personakter för personer med skyddade personuppgifter behöver vara särskilt tydliga i sin dokumentation med att innehållet rör personer med detta skydd. För att kunna upprätthålla sekretesskyddet krävs att verksamheten inför arkivering och leverans av personakter till Sydarkivera tydligt markerar på aktuella personakter att akten rör en person med skyddade personuppgifter.
Efter leverans
Efter leveransen ordnas och förtecknas handlingarna efter en standard som är gemensam för de allra flesta offentliga arkiv i Sverige. Handlingarna ordnas systematiskt efter handlingstyp eller ämne och inbördes i kronologisk ordning. Varje volym skrivs in i ett särskilt arkivredovisningssystem, som är sökbart utifrån olika kriterier. När handlingarna överlämnats till arkivmyndigheten ansvarar de för att lämna ut och sekretesspröva handlingar.

Läs mer på sidorna:
NAD - Nationella arkivdatabasen
Sydarkivera publicerar löpande de arkivförteckningar som de ansvarar för via den Nationella Arkivdatabasen (NAD). Det är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.
Länk till NAD: Nationell ArkivDatabas
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara