Överlämna till arkivmyndighet

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Arkivbox.png

När arkivhandlingar inte längre behövs i den dagliga verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av arkivmyndigheten för fortsatt vård i slutarkivet. Varje myndighet ansvarar för att överlämna sin information på ett sådant sätt att den är sökbar och kan återanvändas i framtiden. Överenskomna leveranstider och i vilket format informationen ska bevaras framgår av myndighetens informationshanteringsplan.

Rutinerna för leverans och överlämnande skiljer sig åt beroende på om informationen är på papper (analog) eller digital.



Känslig information

Sekretess

Den eventuella sekretessreglering som myndigheten (förvaltningen) satt på informationen följer handlingen. När sekretesshandlingar levereras till slutarkivet följer sekretessen med även dit. Därför är det viktigt att handlingar som innehåller sekretess märks upp tydligt, oavsett om de är på papper, i verksamhetssystem eller på annan media.

Skyddade personuppgifter

Verksamheter som hanterar personakter för personer med skyddade personuppgifter behöver vara särskilt tydliga i sin dokumentation med att innehållet rör personer med detta skydd. För att kunna upprätthålla sekretesskyddet krävs att verksamheten inför arkivering och leverans av personakter till Sydarkivera tydligt markerar på aktuella personakter att akten rör en person med skyddade personuppgifter.

Efter leverans

Efter leveransen ordnas och förtecknas handlingarna efter en standard som är gemensam för de allra flesta offentliga arkiv i Sverige. Handlingarna ordnas systematiskt efter handlingstyp eller ämne och inbördes i kronologisk ordning. Varje volym skrivs in i ett särskilt arkivredovisningssystem, som är sökbart utifrån olika kriterier. När handlingarna överlämnats till arkivmyndigheten ansvarar de för att lämna ut och sekretesspröva handlingar.

NAD

Sydarkivera publicerar löpande de arkivförteckningar som de ansvarar för via den Nationella Arkivdatabasen (NAD). Det är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.

Länk till NAD: Nationell ArkivDatabas

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning