Överlämna till arkivmyndighet

När arkivhandlingar inte längre behövs i den dagliga verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av arkivmyndigheten för fortsatt vård i slutarkivet. Varje myndighet ansvarar för att överlämna sin information på ett sådant sätt att den är sökbar och kan återanvändas i framtiden. Överenskomna leveranstider och i vilket format informationen ska bevaras framgår av myndighetens informationshanteringsplan.

Rutinerna för leverans och överlämnande skiljer sig åt beroende på om informationen är på papper (analog) eller digital.

Efter leverans

Efter leveransen ordnas och förtecknas handlingarna efter en standard som är gemensam för de allra flesta offentliga arkiv i Sverige. Handlingarna ordnas systematiskt efter handlingstyp eller ämne och inbördes i kronologisk ordning. Varje volym skrivs in i ett särskilt arkivredovisningssystem, som är sökbart utifrån olika kriterier. När handlingarna överlämnats till arkivmyndigheten ansvarar de för att lämna ut och sekretesspröva handlingar.

NAD

Sydarkivera publicerar löpande de arkivförteckningar som de ansvarar för via den Nationella Arkivdatabasen (NAD). Det är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.

Länk till NAD: Nationell ArkivDatabas