Överlämna till arkivmyndighet

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Arkivbox.png

När ska man leverera?

När arkivhandlingar inte längre behövs i den dagliga verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av arkivmyndigheten för fortsatt vård i slutarkivet. Varje myndighet ansvarar för att överlämna sin information på ett sådant sätt att den är sökbar och kan återanvändas i framtiden. Överenskomna leveranstider och i vilket format informationen ska bevaras framgår av myndighetens informationshanteringsplan eller särskilt beslut.

Vem äger informationen?

Myndigheten äger och ansvarar för den information som hanteras och förvaras där. Ansvaret gäller fram tills dess att informationen överlämnats till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet övergår ägandet och hela ansvaret till arkivmyndigheten.

Hur går en leverans till?

Rutinerna för leverans och överlämnande skiljer sig åt beroende på om informationen är på papper (analog) eller digital.



Ärenden, akter och journaler med både analog och digital information

Eftersom vi är i ett övergångsskede mellan analog och digital informationshantering förkommer det att informationen i samma ärende, akt eller journal finns både på papper och digitalt. Det kan även vara så att viss information endast finns på papper medan övriga akten är digital och tvärt om. Det är ett problem som vi kommer att få leva med under en rätt så lång övergångsperiod. Vid utlämnande av allmän handling behöver vi därför att behöva söka på flera platser för att samla ihop all information som efterfrågas.

Vid utlämnande kommer man att i många fall behöva söka information i verksamhetssystem, analoga och digitala närarkiv och mellanarkiv, den lokala analoga arkivmyndigheten (slutarkivet) och i systemet för långsiktigt digitalt bevarande (Sydarkivera). Det är viktigt att myndigheten kontaktar alla arkivmyndigheter och tvärt om i samband med förfrågan och utlämnande. För att det ska fungera krävs att myndigheten och arkivmyndigheterna har kontroll över var informationen finns, men även informationens status. Arkivbeskrivningar, informationshanteringsplaner och arkivförteckningar måste därför hållas aktuella och tillgängliga.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Känslig information

Sekretess

Den eventuella sekretessreglering som myndigheten (förvaltningen) satt på informationen följer handlingen. När sekretesshandlingar levereras till slutarkivet följer sekretessen med även dit. Därför är det viktigt att handlingar som innehåller sekretess märks upp tydligt, oavsett om de är på papper, i verksamhetssystem eller på annan media.

Skyddade personuppgifter

Verksamheter som hanterar personakter för personer med skyddade personuppgifter behöver vara särskilt tydliga i sin dokumentation med att innehållet rör personer med detta skydd. För att kunna upprätthålla sekretesskyddet krävs att verksamheten inför arkivering och leverans av personakter till Sydarkivera tydligt markerar på aktuella personakter att akten rör en person med skyddade personuppgifter.

Efter leverans

Efter leveransen ordnas och förtecknas handlingarna efter en standard som är gemensam för de allra flesta offentliga arkiv i Sverige. Handlingarna ordnas systematiskt efter handlingstyp eller ämne och inbördes i kronologisk ordning. Varje volym skrivs in i ett särskilt arkivredovisningssystem, som är sökbart utifrån olika kriterier. När handlingarna överlämnats till arkivmyndigheten ansvarar de för att lämna ut och sekretesspröva handlingar.



NAD - Nationella arkivdatabasen

Sydarkivera publicerar löpande de arkivförteckningar som de ansvarar för via den Nationella Arkivdatabasen (NAD). Det är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.

Länk till NAD: Nationell ArkivDatabas

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och tjänster

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning