Kommunledning

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Mötesadministration


Administration av förtroendevalda

Intern kommunikation

Ekonomiadministration

Upphandling - inköp och försäljning

Personaladministration

Definition

Personalhandlingar är de handlingar som skapas i den personaladministrativa verksamheten. Det kan vara handlingar om anställning, rekrytering eller rehabilitering. Handlingar som rör löneadministration berörs inte.

Offentlighets- och sekretesslagen skiljer på handlingar som upprättats i myndighetens personalsociala verksamhet, personaladministrativa verksamhet respektive handlingar i ärende om anställning respektive disciplinansvar.

Upprätta en personalakt

Varje medarbetare ska ha en personalakt, d.v.s. de personalhandlingar som rör medarbetaren ska vara samlade i en analog eller digital akt. Personalakterna ska sorteras efter personnummer.

Analog personalakt

Om ni använder er av analoga personalakter, ska dessa bestå av separata delar:

1) Handlingar som rör anställningen t.ex. anställningsavtal och lönebeslut.

2) Handlingar som rör personalsocial verksamhet och annan personaladministrativ verksamhet där sekretess kan förekomma, t.ex. rehabiliteringsutredningar eller handlingar om omplaceringar.

Pappersakten bör endast innehålla handlingar som ska bevaras. Om akten innehåller gallringsbara handlingar ska de vara tydligt åtskilda från bevarandehandlingarna, t ex i ett eget aktomslag, och märkas upp med "Gallras" och när gallring ska ske. Gallingsbara handlingar i papper kan även hanteras separat i pärmsystem. Förvara då handlingar med samma gallringsfrist tillsammans årsvis så förenklas gallringsarbetet. Märk upp pärmarna med när de ska gallras.

Handlingar som omfattas av sekretess ska också separeras från övriga handlingar i akten och sekretessmarkeras.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Digital personalakt

Många av Sydarkiveras förbundsmedlemmar är inne i ett arbete med att övergå till helt digital hantering av information som hör till personalakter. Det finns i huvudsak två olika spår:

  1. Införa moduler/funktioner för ärende- och dokumenthantering som hör till personalsystem/HR-system.
  2. Integrera personalsystem/HR-system och generella ärende- och dokumenthanteringssystemet.

Tänk på att om ni använder er av digitala personalakter, ska behörigheten av dessa styras så att obehöriga inte får åtkomst till sekretessbelagda uppgifter.

Glöm inte att gallra i de digitala personalakterna utifrån er informationshanteringsplan.

Personalaktens innehåll och hantering



Handlingstyper

Följande handlingar ska förvaras i personalakten:

  • Anställningshandlingar (t.ex. CV, personligt brev, anställningsavtal, betyg)
  • Legitimationer (t.ex. lärarlegitimation, legitimerad sjuksköterska)
  • Fortbildningshandlingar (t.ex. intyg från utbildningar)
  • Äldre typer av lönedokumentation (t.ex. lönekort, matrikel, frånvarokort)
  • Pensionshandlingar
  • Uppsägningshandlingar
  • Personalsociala handlingar (t.ex handlingar gällande arbetsskada, sjukdom, rehabilitering, omplaceringshandlingar, handlingar angående disciplinära ärenden)

Tjänstematrikel

Matrikelkort/tjänstematrikel eller sammanställning av samtliga anställningar är av viktiga handlingar. De redovisar vilka anställningar en anställd haft, tidsperiod, anställningsform och tjänstgöringsgrad. Dessa uppgifter underlättar när man behöver gå tillbaka för att se information om tidigare anställningar.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Diarieföring

Vissa handlingar i ett personalärende ska diarieföras. Detta innebär inte nödvändigtvis att handlingarna förvaras i diariet utan de kan istället förvaras i personalakten med en notering i diariet om var handlingarna förvaras.

Sekretess

Personalhandlingar som omfattas av sekretess ska alltid diarieföras, enligt reglerna i Offentlighets- och sekretesslagen. Detta är för att allmänheten ska kunna veta att en handling finns, även om man inte får ta del av den p.g.a. sekretess. . Handlingen ska diarieföras samma dag den inkommit eller upprättats. Eftersom ett diarium är offentligt bör avsändare och ärendemening formuleras så att sekretessen inte bryts. Om verksamhetssystemet stödjer det kan man ha en offentlig och en intern ärendemening. Handlingar som omfattas av sekretess får av säkerhetsskäl inte skannas, faxas eller skickas med e-post varken intern eller externt om man inte säkerställt att kryptering av informationen används av både avsändare och mottagare. För mer information kontakta Sydarkivera.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Utlämnande

Om handlingarna är allmänna gäller samma regler för utlämnande som för andra allmänna handlingar, nämligen att ett utlämnande ska ske skyndsamt. Om inte en omfattande sekretessbedömning behöver göras betyder det oftast att handlingen ska lämnas ut samma dag eller dagen efter att begäran inkommit. Möjligheten att maskera (dölja) uppgifter i handlingar gäller enbart om uppgifterna är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

För vissa handlingar som innehåller sekretess kan det räcka att avidentifiera handlingen. Om det ändå går att lista ut vem handlingen rör ska handlingen inte lämnas ut alls.

Tänk på att disciplinärenden normalt inte omfattas av sekretess.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Lagar och regler

Personalhandlingar är i regel allmänna handlingar och ska hanteras enligt Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, arkivförfattningarna och kommunens arkivregler.

Offentlighet och sekretess

Personalhandlingar är offentliga med undantag för handlingar som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen, främst 39 kapitel 1-2 §. Sekretessbelagda handlingar ska förvaras i en egen akt (omslag) om pappersakt används.

Sekretessparagrafer

Offentlighets- och sekretesslagen OSL 39 kap. 1–2 §§:

Personalsocial verksamhet

1 § Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretess gäller i verksamhet som avses i första stycket för annan uppgift om en enskilds personliga förhållanden än som anges där, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Kommentar till paragrafen: Här avses t.ex. handlingar som upprättas av företagshälsovården.

Personaladministrativ verksamhet i övrigt

2 § Sekretess gäller i övrig personaladministrativ verksamhet än som anges i 1 § för dels uppgift om en enskilds hälsotillstånd, dels sådan uppgift om eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

Kommentar: Här avses t.ex. läkarintyg och handlingar om omplacering och pensionering Sekretessen gäller inte i ärende om anställning eller disciplinansvar och inte heller beslut i annat ärende som avses i första stycket.

Kommentar: Här avses alla anställningshandlingar t.ex. betyg, intyg, referenshandlingar, anställningsbevis och samtliga handlingar inklusive beslut i disciplinärenden samt beslut om omplacering (placeringsmeddelande) och beslut om pension.

Adresser, telefonnummer, m.m.

3 § Sekretess gäller i annat fall än som avses i 1 och 2 §§ i personaladministrativ verksamhet för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs.

Vidare gäller sekretess hos Riksdagens ombudsmän i myndighetens personaladministrativa verksamhet för uppgift om en enskilds bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort samt uppgift om närstående till personalen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Motsvarande sekretess gäller, i den utsträckning regeringen meddelar föreskrifter om det, hos myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men.

Kommentar: Sekretess gäller genom ett regeringsbeslut (Offentlighets- och sekretessförordningen) för personnummer, adress och telefonnummer till hem och fritidsbostad för personal som arbetar inom socialtjänsten eller inom hälso- och sjukvården.

Enskildes hälsa eller sexualliv

21 kap 1 § Sekretess gäller för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte för uppgift som avses i

  1. 35 kap. 1 § andra stycket andra meningen och 12 § femte stycket,
  2. som förekommer i sådant mål eller ärende som anges i 36 kap. 1 §, eller
  3. som tas in i ett beslut.

Kommentar: Sekretessen gäller i sjuttio år efter sista anteckningen och rör alla handlingar hos myndigheten, inte bara de som hör till personaladministrativ verksamhet.

Registerkontroll i samband med anställning av personal som ska arbeta med barn och unga

Registerutdragen hanteras olika beroende på vilken typ av verksamhet den anställde kommer att arbeta inom. Därför bör det finnas tydliga rutiner inom berörda verksamheter samt hos den centrala personaladministrationen.

Det finns flera lagar som reglerar hur registerkontroll i samband med anställning av personer som ska arbeta med barn ska gå till.

Grundläggande lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn

Som grundläggande lag finns lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Av denna lag framgår bland annat följande: Den som erbjuds en anställning i staten, en kommun, en region, ett företag eller en organisation ska, om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn, på begäran av den som erbjuder anställningen visa upp ett utdrag ur det register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister. En kontroll av ett registerutdrag får inte dokumenteras på något annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Om det i en annan lag eller förordning finns bestämmelser som reglerar registerkontroll för arbete som innebär direkt och regelbunden kontakt med barn inom verksamhet som omfattas av denna lag, ska de tillämpas i stället för bestämmelserna i denna lag.

Detta innebär att lagen om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn är subsidiär (underordnad) gentemot andra lagar. Det finns särskilda regler om registerkontroll vad gäller arbete med barn som berör kommuner ibland annat följande lagar:

  • Skollagen (2 kap 31-33 §§)
  • Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder
  • Lag (2007:171) om registerkontroll av personal vid vissa boenden som tar emot barn

Registerkontroll inom LSS

Inom kommunal verksamhet gäller den obligatoriska registerkontrollen personal inom LSS verksamhet i enlighet med Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder.

Ett registerutdrag eller en kopia av registerutdraget ska förvaras hos myndigheten i minst två år från det att en anställning, ett uppdrag eller en praktiktjänstgöring påbörjades. Det samma gäller för anställd hos ett bemanningsföretag eller annan som ingått avtal med den som bedriver sådan verksamhet, om uppdragstagaren eller den anställde erbjuds eller tilldelas arbetsuppgifter som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder och fullgör dessa uppgifter som om han eller hon var anställd i verksamheten.

Registerkontroll inom utbildningsväsendet

Hur registerutdragen ska hanteras och dokumenteras skiljer sig åt mellan de olika skolformerna. Skolförvaltningar måste därför ha rutiner för registerkontroll enligt skolverksamhet som framgår av 2 kap 31 § skollagen, men andra rutiner för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan.

Mer om den praktiska hanteringen inom utbildningsväsendet finns på Skolverkets hemsida. Skolverkets information om registerkontroll

Förskola och grundskola

Enligt skollagen ska den som erbjuds en anställning inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan, specialskolan och sameskolan samt inom annan pedagogisk verksamhet som avses i 25 kap skollagen lämna ett utdrag ur det register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister. Registerkontrollen avser alla typer av anställningar inom förskoleverksamhet, förskoleklass, skolverksamhet för skolpliktiga barn samt skolbarnsomsorgen, oavsett om verksamheten bedrivs i offentlig regi eller enskilt. Kontrollen gäller den som erbjuds en anställning och omfattar även korttidsanställd personal.

Arbetsgivaren är skyldig att genomföra registerkontroll av den som erbjuds anställning, men det är den arbetssökande själv som inhämtar registerutdraget. Utdraget ska lämnas till den som erbjuder anställningen.

Av 2 kap 33 §§ skollagen framgår att ”På begäran av den som har lämnat ett registerutdrag ska det återlämnas i original.” Av förarbetena till skollagen framgår att arbetsgivaren bör ta en kopia på registerutdraget för det fall det begärs tillbaka. Då säkerställs möjligheten att efter en anställning kunna kontrollera att handläggningen varit korrekt samt att utdragets innehåll inte varit förvanskat.

Sydarkivera har gjort bedömningen att i de fall lagstiftning eller andra föreskrifter använder sig av begreppet "behålla" likställs det med att handlingen ska bevaras, oavsett om registerutdraget är i form av ett original eller en kopia. Registerutdraget ska, i de fall det ska bevaras, förvaras i personakten. Registerutdraget från anställd personal inom förskola och grundskola ska bevaras i personakten i original eller kopia.

Gymnasieskola

Enligt skollagen omfattas inte rekrytering av personal i gymnasieskolan eller i gymnasiesärskolan av registerkontroll (2 kap 31 § skollagen). Lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn blir därför tillämplig vid rekrytering av personal till gymnasieskola och gymnasiesärskola. Då gäller att en kontroll av ett registerutdrag inte får dokumenteras på något annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp.

Löneadministration

It- och telefoni

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och tjänster

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning