Några myter om registrering

Från Sydarkiveras Wiki

Det är inte en allmän handling, eftersom den inte är registrerad

Det här är en ganska vanlig missuppfattning där man kopplar ihop registreringen med begreppet allmän handling; d v s att själva registreringen ger handlingen status som allmän handling. Det är alltid innehållet och om myndigheten har tillgång till informationen som avgör om det är en allmän handling eller inte.

Registrering handlar enbart om pappershandlingar

Vanligtvis finns det goda rutiner för pappersposten och registrering av handlingar som kommer in i form av brev. Men begreppet allmän handling och kraven på registrering syftar på informationens innehåll, oavsett om den är digitala eller i pappersform. Genom vårt allt mer digitala arbetssätt har vi i princip fördelat ansvaret för inkommande information på alla anställda och förtroendevalda.

Registrering sker enbart i diariet

Registrering kan även kallas för diarieföring när det sker i verksamhetens diarium, oftast i ett dokument- och ärendehanteringssystem. Registrering är dock inte begränsat till diariet, utan kan göras på många olika sätt i organisationen. Det kan röra sig om ett annat verksamhetssystem, ett enkelt kalkylblad, i ett pappersregister etc. Det centrala för att det ska uppfylla kraven för registrering är att uppgifter om datum, id, handlingsrubrik, riktning samt avsändare/mottagare återfinns i ett register som går att offentliggöra. Helt enkelt ett register som visar att informationen finns.

Sekretess registreras inte, eftersom då skulle alla kunna se det

Kraven på registrering är det omvända: Allmänna handlingar som innehåller sekretess måste registreras. Allmänna handlingar som är offentliga, kan förvaras systematiskt och behöver inte registreras. Det viktiga är att det är enkelt att hitta informationen.

Chefen bestämmer vad som ska registreras eller inte

Många skickar en postlista varje dag till medierna för att kunna visa vilka allmänna handlingar som kommit in och expedierats till organisationen. Det är inte helt ovanligt att det finns en önskan om att vissa handlingar inte ska nå medierna.

Det ska finnas rutiner hur man hanterar allmänna handlingar som inte ska kunna förändras av enskilda personer. Lagstiftningen förutsätter transparens hos myndigheterna och det är inte förenligt med att undandra handlingar från registrering av bekvämlighetsskäl.


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning