VerkSAM Plan

Innehåll

1 Vad är VerkSAM Plan?
2 VerkSAM Plan som gallringsbeslut eller informationshanteringsplan?
3 Att införa VerkSAM Plan
4 VerkSAM Plans uppbyggnad
5 Rubriker
6 Mallar för VerkSAM Plan
- 6.1 Aktuella mallar
7 Ladda hem VerkSAM Plan
8 Rubriker
9 Kolumner

Vad är VerkSAM Plan?

VerkSAM Plan är en mall för informationshanteringsplan. Den utgår från klassificeringsschema VerkSAM Diarium som redovisar en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser eller arbetsflöden. VerkSAM Diarium går utmärkt att använda som register för att snabbt hitta rätt i VerkSAM Plan.

VerkSAM Plan innehåller förslag på handlingstyper och hanteringsanvisningar (gallring och bevarande med mera). När den beslutats i nämnd fungerar den även som gallringsplan och talar om vad som kan gallras, när det kan gallras och vad som ska bevaras för framtiden.

VerkSAM Plan som gallringsbeslut eller informationshanteringsplan?

Det går att använda VerkSAM Plan på olika sätt beroende på era lokala behov. Använder ni VerkSAM Diarium som klassificeringsstruktur för era allmänna handlingar vid registrering så är det en bra idé att ha en tydlig koppling mellan klassificeringen och planen.

Tänk på att oavsett vilken variant ni väljer så måste era informationsmängder inventeras och specificeras. För att få gallra allmänna handlingar så måste det även göras en gallringsutredning där informationens bevarandevärde bedöms. Mer om hur det går till kan ni läsa under rubriken Gallra och rensa (slänga)

Gallringsbeslut

Vill ni enbart ha en redovisning av förekommande allmänna handlingar och ett underlag för politiskt beslut om gallring så kan ni göra ett väldigt "minimalistiskt" beslutsunderlag. Grundtanken i lagstiftningen är bevarande. Därför redovisas enbart de handlingar som ska gallras och deras gallringsfrist i beslutsunderlaget. Detta är dock inget som rekommenderas, men det är tillräckligt enligt aktuell lagstiftning. Om ni väljer att använda er av det här arbetssättet behöver ni ta bort alla handlingstyper som bevaras och använda samma kolumner som i gallringsplanen.

Gallringsplan

Det här är en lagom nivå för ett politiskt beslutsunderlag. Alla myndighetens allmänna handlingar redovisas, oavsett om de ska bevaras eller gallras. Samtidigt öppnar det upp för verksamheten att arbeta på det sätt de anser bäst utifrån sina förutsättningar. Beroende av vilken mall ni använder er av använder ni enbart några av kolumnerna: I originalmallen används kolumnerna E, G och O. I den färgkodade mallen använder ni de kolumner som är grönfärgade i huvudet, d v s E – G. Vill ni ha en koppling mellan klassificering och plan så använder ni även kolumnerna A,B,C och D.

Informationshanteringsplan

Beroende på hur verksamheten vill använda sin plan så kan olika rubriker vara aktuella att använda. I hanteringsanvisningarna är det helt upp till den egna verksamheten att välja ut de kolumner som är relevanta och ta bort de som inte är aktuella att använda. Det går också bra att lägga till flera egna kolumner om något behöver läggas till.

Fastställs hanteringsanvisningarna politiskt så är det svårt att få en flexibel och effektiv informationshantering inom verksamheten eftersom varje förändring av arbetssätt förutsätter ett nytt politiskt beslut.

Läs mer på sidan:

Informationshanteringsplan

Att införa VerkSAM Plan

För att VerkSAM Plan ska fungera i er organisation, behöver ni gå igenom den och anpassa den utifrån era förhållanden. De tre första siffrorna i VerkSAM Plan ska ni inte ändra själva utan att diskutera i nätverksgrupperna. På nivå fyra och på handlingstypsnivå kan ni göra ändringar för att planen ska spegla er verksamhet bättre.

Det går att använda mallen på olika sätt:

Använd hela strukturen, både sifferkoder och benämning
Använd benämningarna, men ta bort sifferkoderna
Använd en egen mall men hänvisa till sifferkoden i VerkSAM Plan (för att underlätta kontroll av att gallringsbestämmelser är enhetliga)

Om du vill ha mer information om hur du praktiskt tar fram eller uppdaterar en informationshanteringsplan är du välkommen på Sydarkiveras utbildningar.

Behöver du hjälp att komma igång så kontakta din medlemssamordnare. Vid mer omfattande stöd i processen med att utarbeta en plan kan ett särskilt avtal om anslutande tjänst tecknas med Sydarkivera.

Tänk på att! Gå igenom mallen och anpassa den för verksamhetens behov! Anta inte hela mallen som den är. Besluta i så fall hellre om inriktning att använda mallen som utgångspunkt för informationshanteringsplaner.

Läs mer på sidorna:

VerkSAM Plans uppbyggnad

Klassificeringsstrukturen går från det generella till det specifika. Sydarkivera har tagit på sig uppdraget att förvalta mallen, men äger den inte. Verksam Plan är öppen för alla intresserade att använda. Det är alltså ett levande dokument som uppdateras fortlöpande, inte en fastställd version på samma sätt som VerkSAM Diarium.

De tre siffrorna (nivåerna) i VerkSAM Plan är de som används vid registrering och som är ”obligatoriska” när man använder VerkSAM Diarium som diarieplan. Den fjärde siffernivån som finns i mallen är frivillig kan användas för att dela in verksamheten ännu mer och för att få en tydligare struktur. Myndigheten kan också välja att bara använda mallens rubriker, handlingsslag och hanteringsanvisningar som grund för sin informationshanteringsplan. Den blir då en mer traditionell plan utan tydlig koppling till registraturen.

Rubriker

VerkSAM Plan är indelad i 11 verksamhetsområden:

Demokrati och ledning
Intern service
Samhällsservice
Samhällsbyggnad
Trygghet och säkerhet
Miljö och hälsoskydd
Skola
Vård och omsorg
Socialt och ekonomiskt stöd
Kultur och fritid
Kommunala bolag

Under varje verksamhetsområde finns rubriker på olika nivåer. De tre översta nivåerna är obligatoriska och fetmarkerade. De måste finnas kvar även om man inte använder sig av rubriken eller har den verksamhet som finns under rubriken. Om verksamheten inte förekommer, eller man inte tänker använda rubriken, så plockar man bort allt innehåll under rubriken, men lämnar kvar rubriken. Den ska finnas kvar för att man inte av misstag ska använda sig av just den rubriken och de siffrorna i andra sammanhang, t.ex. om man behöver göra nya rubriker för verksamheter som inte finns. Skriv i kommentarsfältet att myndigheten inte använder rubriken (Används ej) eller att den inte ingår i uppdraget (Ingår ej).

På vissa ställen i VerkSAM Plan finns förslag på en fjärde siffernivå från Sydarkiveras eller från verksamheternas sida. Den visar hur man skulle kunna fortsätta dela in sin verksamhet ännu mer för att få en tydligare struktur vid bl.a. diarieföring. Den fjärde nivån är frivillig och kan ändras och justeras som verksamheten vill. Om en fjärde nivå används och som ni antingen tagit fram själva eller som någon annan kommun tagit fram, meddela gärna detta till Sydarkivera. Bra exempel vill vi gärna återanvända.

Under rubrikerna på tredje eller fjärde nivån finns uppräknat den information/handlingar som kan tillhöra området. Observera att det är enbart exempel på handlingar/information som tillhör rubriken. Det går därför bra att lägga till ny information/handlingar under rubrikerna men också att ta bort handlingar som man inte har, trots att de står uppräknade.

Varje verksamhet som arbetar fram en dokumenthanteringsplan/ informationshanteringsplan måste själv ta ställning till om det är rätt handlingar som finns uppräknade under respektive rubrik.

Mallar för VerkSAM Plan

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i Samrådsgruppens gallringsråd. Ändringar och tillägg dokumenteras i samband med öppna arbetsmöte, arbetsträffar och nätverksträffar för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.

För att få tillgång till mallar i skrivbart format och diskussionsforum behöver du gå med i Nätverket VerkSAM Arkivredovisning på Yammer.

Vi arbetar hela tiden på att göra mallen VerkSAM Plan bättre, men det är inget arbete som Sydarkiveras personal kan göra själva. Det behövs hjälp från de olika verksamheterna som vet vilken information som hanteras ute i kommunerna. Det är därför viktigt att skicka kunniga deltagare till de verksamhetsspecifika nätverksträffarna.

VerkSAM Plan bygger på att de deltagande kommunerna är med och arbetar fram och kompletterar planen tillsammans. I vissa fall saknar mallen handlingstyper och hanteringsanvisningar. Det beror då oftast på att ingen arbetet med det området eller att de inte återrapporterat vad de hittat under sin interna kartläggning. För att få en så komplett mall som möjligt är det därför av yttersta vikt att verksamheterna återkopplar sina resultat och förslag till förändringar via nätverksgrupperna.

Mallen till informationshanteringsplan är i grunden ett samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, Skåne och Sörmland. Den arbetas fram gemensamt tillsammans med representanter både från Sydarkiveras medlemskommuner och andra intresserade.

Aktuella mallar

Ladda hem VerkSAM Plan

Här kan du ladda ner VerkSAM Plan 1.8, som är en version som är granskad och godkänd för publicering:

Dokument

Rubriker

I VerkSAM Plan finns rubriker som är fetmarkerade med upp till tre siffror (nivåer). De måste finnas kvar även om man inte använder sig av rubriken eller har den verksamhet som finns under rubriken. Om verksamheten inte förekommer, eller man inte tänker använda rubriken, så plockar man bort allt innehåll under rubriken, men lämnar kvar rubriken. Den ska finnas kvar för att man inte av misstag ska använda sig av just de siffrorna i andra sammanhang, t.ex. om man behöver göra nya rubriker för verksamheter som inte finns. Skriv i kommentarsfältet att myndigheten inte använder rubriken (Används ej) eller att den inte ingår i uppdraget (Ingår ej).

Kolumner

De kolumner som finns med i mallen är rekommenderade, men inte obligatoriska. Varje verksamhet kan lägga till eller ta bort kolumner som inte behövs i just deras verksamhet. Det pågår ett arbete med att göra om mallen. Särskilt principerna för att notera informationssäkerhetsklassning.

Kolumner i VerkSAM Plan färgmarkerad
Orange kolumner	Klassificering (VerkSAM Diarium)
Kolumn A, B, C och D Orange	Innehåller de siffror som tillhör klassificeringen: A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Underprocess Beteckningen består i de flesta fall av en sifferkombination på upp till tre siffror. Ibland finns en fjärde siffra i kolumn D när det behövs ytterligare en underprocess.
Gröna kolumner	Gallringsplan (Beslutas av nämnd/styrelse)
Kolumn E Grön	Verksamhetsområde, Processgrupp/huvudprocess, Handlingstyp: Kolumnen innehåller dels klassificeringen i klartext, dels handlingstyperna som ingår i processerna.
Kolumn F Grön	Bevaras/gallras: I kolumnen redovisar om informationen ska bevaras eller gallras. Om det står bevaras så innebär det att informationen ska bevara för all framtid. När det gäller gallring så innebär det att informationen kan förstöras efter en viss tid. Det kan stå ”Gallras 10 år”. Det innebär att det då måste ha gått tio hela kalenderår innan man får gallra informationen. Om det står att informationen ska ”Gallras vid inaktualitet” ska det finnas uppgifter om när inaktualiteten inträffar i kolumn G.
Kolumn G Grön	Kommentarer: Uppgifter som behövs för att förstå gallringsfristen. Exempelvis behöver gallring vid inaktualitet förtydligas.
Blå kolumner	Informationshantering
Kolumn H Blå	Förvaringsplats, registreras: Uppgifter om exempelvis verksamhetssystem som hanterar informationen, analog förvaring i pärmar eller arkivskåp. Här kan ni även ange om handlingarna ska registreras och i vilket system.
Kolumn I Blå	Sekretess (§): Uppgifter om hänvisningar till kapitel och den paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är giltig för att sekretessmarkera informationen.
Kolumn J Blå	Ansvarig (nämnd, förvaltning/avdelning: Kolumnen redovisar vilken nämnd/bolag som är ansvarig för informationen. Man kan också skriva vilken förvaltning som ansvarar för den, samt eventuellt även avdelning om det är en stor förvaltning.
Kolumn K Blå	Hanteringsanvisningar: Kolumnen används för att beskriva och förtydliga saker som är väsentliga för att förstå hur man ska hantera informationen. Det kan även röra sig om relevanta lagrum. Det kan även finnas hänvisningar till andra processer i VerkSAM Plan. Om man önskar länka till andra delar i dokumentet görs det förslagsvis här. Här hittar du information om hur du skapar länkar i Excel: Tips och trix för att hantera VerkSAM i Excel.
Grå kolumner	Arkivering
Kolumn L Grå	Sortering (vid analog arkivering): Om handlingarna arkiveras i pappersform är det bra att ange hur de ska sorteras, exempelvis personnummerordning, kronologiskt, utifrån fastighetsbeteckning etc.
Kolumn M Grå	Till slutarkiv: Leverans till slutarkiv görs alltid efter överenskommelse med arkivet, men här kan ni ange hur mång år verksamheten ska ha kvar informationen hos sig.
Gula kolumner	Personuppgifter
Kolumn N Gul	Innehåller personuppgifter (Ja/Nej): Informationshanteringsplanen kan användas för att göra dataskyddsförordningens krav på Registrering av personuppgiftsbehandlingar.
Kolumn O Gul	Anmärkningar: Kolumnen används för förtydliganden kring registreringen av personuppgiftsbehandlingarna.
Röda kolumner	Informationssäkerhet De som arbetar med informationssäkerhet behöver klassa informationen utifrån olika parametrar. Klassningen som anges i form av en sifferkod kan anges i informationshanteringsplanen. Läs mer på sidan Informationssäkerhet.
Kolumn P Röd	Konfidentialitet: Anger hur känsligt det är om informationen tillgängliggörs för obehöriga. I grunden styrs det av offentlighets- och sekretesslagstiftningen och dataskyddsförordningen.
Kolumn Q Röd	Riktighet: Anger hur alvarlig skada det kan innebära om informationen inte är korrekt.
Kolumn R Röd	Tillgänglighet: Handlar om hur riskfyllt det är om informationen inte är tillgänglig när den behövs.
Kolumn S Röd	Spårbarhet: För att säkerställa att informationen är korrekt behöver det vara möjligt att veta vem som har hanterat den och på vilket sätt.