Märkning av hemlig handling
Från Sydarkiveras Wiki

Exemplar av allmänna handlingar som är säkerhetsskyddsklassade ska kunna följas upp så att myndigheten vet var ett exemplar förvaras eller om det förkommit eller förstörts. För att underlätta det arbetet måste handlingen vara märkt med vissa identifierade uppgifter som kan användas i ett register över exemplaren. Syftet är att uppnå spårbarhet för varje exemplar av sådana handlingar.
Roller
Följande roll är iblandad i märkningen av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter:
Registrator: Ansvarar för att samtliga säkerhetsskyddsklassificerade handlingar märks upp med rätt ID-nummer.
Instruktion
Märkningen ser ut enligt följande modell: Ordinarie diarienummer/hemligt löpnummer: exemplarnummer (första position: nummer på vilket exemplar av det totala antalet som det registreringen gäller, andra position: nummer på antal kopior som framställts)
Exempel: 2019–5.3.1–275/001:1/1
Denna märkning ska också medfölja andra lagringsmedia ex. hårddisk, USB, skrivare, kopiator och server. Använd klisterlappar.
Ett säkerhetsskyddklassificerat lagringsmedium ska märkas med identifieringsuppgift på höljet. Om lagringsmediet är fast monterat i utrustning som omöjliggör märkning på lagringsmediet ska märkningen istället göras på utrustningen eller annan lämplig plats i anslutning till lagringsmediet.
Exempel på identifikationsnummer
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara