Ersättningsskanning

Från Sydarkiveras Wiki

Ersättningsskanning innebär att informationen i pappershandlingar överförs till digitala filer. Vanligtvis gör man det för att kunna få ett helt digitalt flöde i sin informationshantering. Ibland väljer man även att gallra pappersoriginalen för att istället bevara all information digitalt. Nedan kan ni läsa om vilka frågor ni behöver gå igenom för att kvalitetssäkra ersättningsskanningen. Texten är i första hand anpassad för textdokument och inte skanning av fotografier eller andra bilder där kraven blir andra beroende på vad bilderna ska användas till. Läs mer på sidan om fotografier och bilder.


Vilket är syftet med att skanna informationen?

Vad önskar man uppnå i form av nya arbetssätt, bättre tillgång till informationen, ökad öppenhet etc? Syftet påverkar vilken information som skannas, hur den skannas och hur den tillgängliggörs. Det kan även vara nödvändigt att tänka bredare kring användandet än det primära syftet. Exempelvis om man har som syfte att skanna bygglov för att tillgängliggöra ritningar och kartor för allmänheten, underlättar det även för handläggningen av bygglov inom kommunen.

Det vanligaste syftet är förmodligen att man vill undvika dubbellagring; digital information och pappershandlingar.

Finns det alternativa sätt att hämta informationen?

Skanning är i sig en arbetskrävande insats och är syftet med att skanna informationen för att kunna hantera informationsflöden helt digitalt är det alltid effektivare att hand om den digitala informationen direkt. Den allra största delen av informationen skapas idag digitalt och det centrala är att få bort rutinen att skriva ut den. Har man e-tjänster på plats för att kunna ta emot informationen digitalt direkt från medborgare och andra? Skannas information som redan finns digitalt och kan hanteras digitalt direkt? Exempelvis e-post som först skrivs ut för att sedan skannas till ett verksamhetssystem. Ni behöver även säkerställa att e-tjänsterna stödjer den generella informationshanteringen och inte blir digitala öar som kräver extra administration för att kunna bevara informationen, rapportera till nämnd eller liknande. Det finns exempel där konstruktionen av e-tjänsten enbart fokuserat på att underlätta för den externa användaren och inte tagit hänsyn till hur det hanteras av administrationen.

Kan verksamhetssystemet hantera den skannade informationen?

Blir den skannade informationen sökbar? Är det tydligt när man använder verksamhetssystemet att det finns skannad information? Testa för att se att det blir bra i verksamhetssystemet. Det finns exempel på verksamhetssystem inom socialtjänsten som kan ha svårt att hantera filer, eftersom de bygger på ett journaltänkande.

Klarar verksamhetssystemet högre grad av digitalisering?

Vad händer vid en systemkrasch? Hur ser rutinerna för backup ut och hur snabbt kan systemet vara i bruk igen? Börjar man arbeta helt digitalt behöver det kanske göras en backup av informationen med tätare intervall än tidigare. Avtal kring SLA – Service Level of Agreement kan behöva ses över, eftersom det inte finns möjligt att använda information i pappersakter om systemet ligger nere.

Vilken information ska skannas?

Information som enbart har tillfällig betydelse behöver kanske inte skannas, utan det räcker att notera i systemet att den inkommit och vad den handlade om. Exempelvis ett mottagningsbevis i ett oproblematiskt ärende kan räcka med en tjänsteanteckning att den inkommit. Eller information med kort gallringsfrist som enbart kommer in för kännedom. Det sista är speciellt viktigt om det inte finns en gallringsfunktion i systemet.

Överföring mellan skanner och verksamhetssystem

Var hamnar den skannade informationen och om den mellanlagras i överföringen mellan skanner och verksamhetssystem när tas den bort därifrån? Speciellt viktigt är det att kontrollera att sekretessbelagd eller känslig informationen inte mellanlagras på ytor som många har tillgång till. Se upp med skanning till e-post eller molntjänster. Den typen av information ska skannas direkt till verksamhetssystemet eller mellanlagras på en yta som enbart behöriga personer har tillgång till.

Går den skannade informationen att bevara digitalt långsiktigt?

Är det filformat som fungerar för digitalt bevarande? Är det filformat som också fungerar för att arbeta digitalt? Är upplösningen och andra parametrar för skanningen av tillräckligt bra kvalitet för att kunna ersätta papperet? Fungerar fillagringen av skannade dokument för att kunna ta ut det ur verksamhetssystemet för digital långtidslagring? Är det möjligt att gallra information ur verksamhetssystemet?

Upprätta rutiner för skanning

Innan ni går i skarp drift av skanning och efterföljande gallring behöver ni upprätta rutiner för att säkerställa att de kvalitetskrav som finns på informationen uppnås. Upplösning, färg eller svartvitt, filformat, metadata, skannerns funktioner, dubbelsidiga dokument, överföring till verksamhetssystem, behövs teckentolkning (OCR), behöver den skannade informationen stämplas digitalt (d v s ersätta den analoga stämpeln på papperet) etc? Det är viktigt att upprätta enkla och tydliga rutiner för skanningsarbetet ska kunna fungera smidigt. Se också till att det enkelt går att återfinna pappersoriginalen under den tid som går innan de gallras.

Upprätta rutiner för kontroll av kvalitén

Kvalitetskontroll av skanningen behöver ske på två sätt: Dels en kontroll av varje enskilt dokument. Har alla sidor skannats, är det rätt återgivning, rätt filformat, rätt upplösning etc. Dels en regelbunden stickprovskontroll där slumpmässiga filer väljs ut för att kontrolleras mot originalet. Man behöver fastställa vem som har ansvar, vem som gör stickprovskontrollerna och hur ofta de ska ske. Önskar man lyfta det till en högre nivå kan det vara lämpligt att frågan om skanning finns med i internkontrollplanen. Hur ofta stickprovskontrollerna görs hänger samman med vilken typ av information och efter vilken tid som pappersoriginalet gallras.

Se till att ni är trygga med ett helt digitalt arbetssätt

Alla känner olika inför att förstöra originalhandlingar – vissa rör det inte i ryggen, för andra är det en obehaglig upplevelse att förstöra pappersoriginal. Se till att det som tycker att det obehagligt känner sig trygga med det nya arbetssättet. Trygghet skapar ni genom att göra en ordentlig kvalitetssäkring av processen och att kommunicera den tydligt. Det minskar även risken för att de osäkra skriver ut informationen på papper för att känna att de har tillgång till den.

Fatta beslut om gallring i aktuell nämnd eller kommunstyrelse

Att förstöra ett pappersoriginal innebär alltid en gallring och det är ett beslut som bör fattas av aktuell nämnd (beroende på hur arkivreglementet ser ut). Det är alltid bra att fatta den här typen av gallringsbeslut som ett separatbeslut och inte enbart lägga in det i uppdatering av informationshanteringsplanen. Ersättningsskanning och ett helt digitalt arbetssätt är mer att likna vid ett policybeslut som bör tas politiskt. Sedan brukar det även vara en tacksam information för politiken att verksamheten moderniserar sin informationsförvaltning. Beslutet i nämnden eller kommunstyrelsen behöver även innehålla en utredning om vilken information som fortfarande behöver bevaras på papper och som därför inte kan gallras. Skanningen i dessa fall en åtgärd för att kunna hantera informationen helt digitalt, inte för arkivering. Undantagen från gallring måste tydliggöras i beslutet. Sydarkivera har gjort en utredning om vad som behöver bevaras på papper och som kan användas som stöd i den egna utredningen.



Gallra pappersoriginalen

I gallringsbeslutet som antas i nämnden ska det finnas en gallringsfrist angiven. Hur lång gallringsfristen är beror på informationstyp och hur väl skanningsrutinerna fungerar. I början av införandet av ersättningsskanning kan det vara lämpligt att ha en längre gallringsfrist, exempelvis 1 – 2 år, medan när rutinerna är etablerade och man är säker på att kvalitén upprätthålls kan minskas till några månader eller ett halvår.


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning