Registrering

Från Sydarkiveras Wiki

Förutsättningen för offentlighetsprincipen är att myndigheternas administration är transparent och att det är möjligt att ta del av vilka allmänna handlingar som finns. Registrering är en grundläggande funktion för att en myndighet ska kunna uppfylla kravet på transparens.


Regler kring registrering

Reglerna kring registrering finns i offentlighet och sekretesslagen (2009:400) som kan sammanfattas med: Allmänna handlingar ska registreras. Det är inte riktigt genomförbart i praktiken och det finns några undantag i lagen:

  • Tillfällig eller ringa betydelse. Som regel rör det sig om gallringsbar information och ofta sådant som kommer in för kännedom.
  • Systematiskt förvaring. Gäller allmänna handlingar vars innehåll är offentligt och som kan hållas ordnade på annat sätt än genom registrering. Det kan vara pärmar eller akter som sorteras kronologiskt, alfabetiskt, utifrån objekt eller på något annat sätt som gör det enkelt att hitta informationen. Det kan även vara information som finns i filkataloger där filerna är tydligt uppmärkta. Finns informationen i ett verksamhetssystem räknas det som regel som en registrering.
  • Undantag i lag. För kommuner och regioner är undantaget all personanknuten information som hanteras av socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Undantagen till i offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641)

Informations om inte är möjlig att undanta från kravet på registrering är allmänna handlingar som är sekretessbelagda. Dessa måste registreras.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Vad ska registreras?

Lagen ställer några krav på vilka uppgifter som ska registreras:

  • Datum när handlingen kom in, upprättades eller skickades ut från myndigheten.
  • ID. D v s ett unikt nummer eller liknande för handlingen. Vanligtvis används ett löpnummer, så att varje handling får ett nummer i den ordning de registreras.
  • Ämne – rubrik. Beskrivning av handlingen som visar på vad den handlar om. Ambitionen bör vara att rubriken ska vara offentlig, även om innehållet i handlingen är sekretessbelagd.
  • Riktning. Anger om handlingen är inkommen till eller utskickad från myndigheten. Den kan även vara upprättad, vilket innebär att den är färdigställd och klar, men har inte skickats till någon utanför myndigheten.


Var ska informationen registreras?

När man talar om registrering brukar många tänka på det allmänna dokument- och ärendehanteringssystemet och verksamhetens diarium. Mycket av registreringen sker också i diariet, men allmänna handlingar kan även registreras i andra verksamhetssystem, i ett enkelt kalkylblad eller i form av ett pappersregister.

Kriteriet för att kraven på registrering ska vara uppfyllt är uppgifter om datum, id, handlingsrubrik, riktning samt avsändare/mottagare finns registrerade och att detta register till största delen går att visa offentligt, även om innehållet i handlingarna är sekretessbelagt.


När ska informationen registreras?

Grundregeln är att allmänna handlingar ska hanteras skyndsamt och registreringen bör ske samma dag som den har inkommit eller färdigställts. Därför är det viktigt att det finns ersättare för den eller de som brukar hantera inkommande information. Det underlättar även mycket att ha tydliga rutiner för att fler inom organisationen ska kunna sköta sysslan.


Postlista

Postlista är en förteckning över handlingar som registrerats i det allmänna diariet och som vanligtvis skickas till medierna. Det finns ingen lagstadgad skyldighet att rutinmässigt skicka en postlista. Men i stället för att dagligen hantera samma begäran har många valt att erbjuda den servicen.

Ett alternativ till postlista är att publicera diariet på webben, det kräver dock att registraturen har full kontroll över sina rutiner kring sekretessmarkering och personuppgifter, för att inte känsliga information ska publiceras.



▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning