Arkivbeskrivning

Från Sydarkiveras Wiki

Kom igång!

Filmen ger en kort introduktion till vad du behöver veta om arkivbeskrivningen och dess funktion.

Vad är en arkivbeskrivning?

För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet i framtiden är det viktigt att veta hur organisationen har sett ut och vad som kan finnas i de olika arkiven.

Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information, organisation och hur informationen hanteras. Varje nämnd eller kommunalt bolag bör ha en egen arkivbeskrivning.

Här hittar du de bestämmelser som gäller:

Att upprätta en arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningen ska vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Genom arkivbeskrivningen får utomstående uppgifter om vilken typ av information verksamheten hanterar, vilken lagstiftning som styr verksamheten, vilka sökingångar som finns, hur myndigheten är organiserad med mera. På så sätt underlättas insynen i organisationen.

Arkivansvarig och arkivombud hjälps åts med att ta fram arkivbeskrivning och hålla den uppdaterad.

I arkivbeskrivningen ska man kunna läsa om:

  • Myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats)
  • Myndighetens organisation (och hur den utvecklats)
  • Arkivets huvudsakliga struktur
  • Gallringsregler
  • Arkivorganisation/arkivansvar
  • Om förvaltningen genomfört processkartläggningar och beskrivit sina verksamheter på detta sett är det lämpligt att processbeskrivningarna läggs som en bilaga till arkivbeskrivningen.

Arkivbeskrivningen ska ses över årligen och uppdateras i samband med större förändringar.

Att göra

  • Kontrollera om det finns en aktuell arkivbeskrivning. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
  • Behöver arkivbeskrivningen uppdateras? Hämta mallen VerkSAM Beskrivning och läs igenom instruktionen.
  • Samla in underlag och sammanställ uppgifter i mallen.
  • Behöver du mer hjälp? Kontakta din centrala arkivfunktion eller Sydarkivera (endast förbundsmedlemmar).
  • Informera nämnd/styrelse om att arkivbeskrivningen är uppdaterad.
  • Skicka en kopia (gärna elektroniskt) till Sydarkivera.

Kontaktuppgifter till oss på Sydarkivera finns här: Sydarkivera.se/kontakt