Katastrofberedskap

Från Sydarkiveras Wiki

Termen katastrofberedskap som används i Sverige syftar på att planera och vara beredd på att en oförutsedd händelse i form av en katastrof kan inträffa. En katastrof kan vara en naturlig förekomst, eller en händelse orsakad av människan.


Vad innebär katastrofberedskap

Syftet med att ha en plan för katastrofberedskap är att en organisation ska kunna fortsätta fungera, och ge service utan att förlora information eller material efter en extraordinär händelse. Planen ska underlätta räddningsarbete och skapa riktlinjer och rutiner vid en extraordinär händelse så att materialet till största möjliga del räddas och skyddas för framtiden.

Inte sällan saknas beredskap för hur man ska hantera skador som drabbar arkiv. Relativt lite har gjorts för att på ett effektivt sätt hantera frågor rörande risker och hot mot arkivbestånd. Det är en situation som visat sig inte vara hållbar. Även inre hot såsom stölder och organiska skador utgör stora risker för arkivmaterial och måste motverkas. När skador på arkivmaterial väl har inträffat är de i regel väldigt svåra och kostsamma att åtgärda. Därför är det av avgörande betydelse att resurser och lämpliga insatser för att förhindra skador kan sättas in i ett så tidigt skede som möjligt.

Riskanalys

För att kunna identifiera risker och hot behöver organisationen göra en riskanalys. Riskanalysen bör omfatta den centrala arkivfunktionen med dess arkivbestånd och lokaler samt arkivbestånd i närarkiv som kan finnas lokaliserade på olika håll såväl geografiskt som organisatoriskt. Man bör använda en riskanalysmodell som utgår ifrån variablerna sannolikhet och konsekvens. I en sådan modell kan man därefter placera in de olika risker som identifieras i verksamheten.

De vanligaste exemplen på risker är:

  • Brand
  • Översvämning
  • Mögel
  • Skadedjur
  • Stöld/skadegörelse

Brandrisken är kanske den tydligaste risken, dels på grund av allmänt kända händelser, men även på grund av att det skydd som oftast erbjuds på arbetsplatser är brandskydd.

Översvämningar sker mer eller mindre regelbundet i vårt närområde och många är de som drabbats.

Mögelskador är vanligt förekommande i arkiv och är lömska på så sätt att nedbrytningen av materialet sker relativt långsamt. Det innebär att många bortser eller underskattar risken med mögelangrepp. Sanering och återställning av mögelskadat material är tidskrävande och kostsamt.

Skador och förluster orsakade av stölder kan vara mycket svåra att upptäcka.

Exempel på frågor att ställa vid riskanalys

Riskanalys

  • Finns det en riskanalys gjord för den centrala arkivlokalen?
  • Finns det en riskanalys gjord för närarkiven?
  • Vilka risker har identifierats?
  • Hur pass troliga är riskerna?

Rutiner

  • Finns det säkerhetsrutiner för arkivet, eller gemensamma rutiner som omfattar arkivet?
  • Finns det en plan för hur man utrymmer arkivmaterial från arkivet?
  • Finns det en plan för hur man förvarar utrymt arkivmaterial?
  • Finns det en plan för hur man förvarar skadat arkivmaterial?
  • Finns det en plan för hur man sanerar skadat arkivmaterial?
  • Var förvaras/finns dessa planer åtkomliga?

Ansvar

  • Vem ansvarar för den dagliga säkerheten kommunarkivet?
  • Sker inspektioner av kommunarkivet, och vem sköter dessa?
  • Vem beslutar om åtgärd för arkivet om en extraordinär händelse inträffar?

Värdering och prioritering

Vissa typer av material är mer värdefulla, eller viktigare än andra. Vilket material i din organisation är mest värdefullt? Vad går inte att ersätta, eller är mest kostsamt att återskapa? Utifrån dessa behov bör även ingrepp och åtgärd planeras. Eventuell säkerhetsnivå ska anpassas. Placering av material ska beaktas så att åtkomst kan underlättas.

Det finns olika aspekter man kan fundera kring när det handlar om att värdera och prioritera material. Några exempel är:

  • Betydelse för kommunens historia.
  • Betydelse för traktens historia.
  • Om handlingarna är unika.
  • Nytta för allmänheten.
  • Nytta för kommunens verksamheter.
  • Allmän forskningsnytta.
  • Rättskipningens behov.
  • Sekretessmaterial

Det kan finnas hänvisningar till underlag i form av placeringsliggare, förteckningar eller andra inventeringar som gjorts.

Redovisning av material och prioriteringsklasser 1-3. Prioriteringen är en grovindelning som ska tjäna till vägledning i en räddningssituation och är inte avsedd att vara absolut styrande.

Redogörelse för hur prioritering kommuniceras till räddningstjänst och andra som kan komma att arbeta med räddning av arkivmaterial. Prioriteringsordningen kan lämpligen visas för räddningstjänsten på översiktsritningar för arkivlokalerna, så kallade priokort, som finns tillgängliga vid ingången till arkivlokalerna samt till exempel i en larmcentral.

Ansvar och organisation

Tänk på! Ansvaret för katastrofberedskapen ligger inte på arkivarien.

Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för arkivet och dess innehåll, men det är logiskt att arkivarien är ett stöd i arbetet med katastrofberedskap då denne besitter unik specialistkunskap inom området. Resurser och mandat behöver vara tydligt dokumenterade och kommunicerade. Ansvar kan behöva delegeras så att den person med mest kunskap kan agera i en extraordinär situation. På så sätt kan det kaos som uppstår i en kris minimeras.

I en katastrofberedskapsplan behöver ansvarsfördelningen, det vill säga vem som ansvarar för vad, vara bestämd på ett tydligt sätt. Likaså behöver olika roller och ansvar vara definierade inom organisationen och i den krisorganisation som igångsätts. Det kan exempelvis handla om att definiera personer som ska ingå i en beredskaps-/insatsgrupp eller krisnätverk.

Uppföljning och tillsyn

Arbetet efter en krishändelse har två viktiga fokusområden: utvärdering samt en noggrann dokumentation av hur arkivhandlingarna påverkats av händelsen. Utvärderingen och analysen ska kunna ligga till grund för förbättrade rutiner och planer, så att risken för liknande olyckor minskas. Dokumentationen ska underlätta framtida hantering av arkivbestånden och visa vilka förändringar som krissituationen har lett till.

Krisrapport

Dokumentation och utvärdering samlas i en krisrapport som ska innehålla nedanstående avdelningar:

  • Beskrivning av händelseförloppet.
  • Beskrivning av restvärdesräddning.
  • Dokumentation av bestående skador på arkivmaterialet.
  • Dokumentation av förändringar i arkivbeståndet.
  • Gallringlista. Vid omfattande förluster får redovisningen av gallrade handlingar ske översiktligt.
  • Utvärdering av arkivets säkerhetsrutiner i tillämpliga delar.
  • Utvärdering av räddningsarbetet och restvärdesräddningen.

Gallring

Skador på arkivhandlingar kan vara så omfattande att handlingen måste anses som gallrad. Vid kriser där kanske stora mängder handlingar skadas eller går förlorade får nödvändig gallring anses beslutad, utan att separat gallringsbeslut måste tas. Gallringsbeslut kan vid krissituationer också fattas i efterhand.

Vid spontan gallring på grund av omfattande skador på arkivmaterialet är det av extra stor vikt att god gallringsdokumentation sker. Gallringen noteras i krisrapportens gallringslista, samt i arkivförteckning och arkivbeskrivning för berörda bestånd.

Mallar


Tips! Skrivbara mallar i Word-format kan du hämta i gruppen Mallar på Sydarkiveras nätverk på Yammer.

Mer information

Riksantikvarieämbetet har gett ut Handbok i katastrofberedskap och restvärdesräddning som kan var ett bra stöd ifall olyckan varit framme. Den innehåller bland annat checklistor och kortfattade instruktioner för att ta hand om skadat material.

Handbok och mallar går att hämta här:

Länk till boken Disaster Management in Archives, Libraries and Museums:

[1]

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning