Självvärdering arkivlokaler
Från Sydarkiveras Wiki
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.
Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för självvärdering av medlemmarnas närarkiv. Verktyget består av ett Google-formulär med frågor om bland annat medarbetarnas tillgång till arkivlokalerna och arkivlokalernas utformning. Frågorna utgår från Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4).
Innehåll
Resultat och utvärdering
Självvärderingens svar ger en bild av nuläget och eventuella behov när det gäller arkivlokaler hos medlemmarna. Det blir ett underlag för Sydarkiveras verksamhetsplanering. Uppgifterna som skickas in används för uppföljning när det gäller arkivlokaler som finns runt om hos förbundsmedlemmarna.
Självvärderingen ger en möjlighet för förbundsmedlemmarna att förbereda sig inför kommande arkivtillsyn och att höja de egna verksamheternas kunskapsnivå om kraven på arkivlokalerna och på deras hantering.
Genomförande
Vilka ska vara med när självvärderingen genomförs?
- Arkivansvarig (ansvarig chef)
- Arkivombud/arkivredogörare
- Medarbetare med kännedom om förvaltningens arkivlokaler.
- Vid behov: Fastighetsansvarig eller motsvarande med god kunskap om arkivlokalerna.
Förberedelser
- Ta del av informationen om arkivlokaler i handboken på webben: Arkivlokaler och arbetsrum
- Läs igenom dokumentet Instruktion – checklista för arkivlokaler (PDF)
- Gå igenom och fyll i checklistan (Google-formulär).
OBS! Uppgifter som du lämnar finns på en molntjänst med inloggning till sammanställning. Var noga med att inte uppge adress till arkivlokalen eller personuppgifter.
Kontroll och redovisning av resultatet
- Kontrollera arkivlokalen utifrån checklistan.
- Om det är flera arkivlokaler ska varje lokal redovisas för sig.
- Du kan skriva svaren direkt i det digitala formuläret. Formuläret fungerar även i smartmobil eller läsplatta.
- Glöm inte att klicka på ”SKICKA” när du är klar.
- En kopia av ditt svar kommer automatiskt att skickas till den e-postadress som uppges (använd gärna en funktionsadress).
Återkoppling av resultatet
Vill du ha återkoppling från Sydarkivera på resultatet av självvärderingen? Kontakta din medlemssamordnare.
Läs mer på sidan: https://www.sydarkivera.se/om-oss/vara-medlemmar/
Ser Sydarkiveras personal något anmärkningsvärt i svaren som lämnas in så kommer kontakt att tas med arkivansvarig.
Behöver du hjälp med att kontrollera arkivlokalen?
Det finns möjlighet att begära händelsestyrd tillsyn som genomförs av Sydarkiveras personal.
Läs mer på sidan:
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg