Självvärdering arkivlokaler

Från Sydarkiveras Wiki

Kommunhus.png
Denna sida är anpassad för: Medlemmar
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.


Sydarkivera har i samverkan med arkivfunktionerna hos förbundsmedlemmarna utarbetat ett webbverktyg för självvärdering av medlemmarnas närarkiv. Verktyget består av ett Google-formulär med frågor om bland annat medarbetarnas tillgång till arkivlokalerna och arkivlokalernas utformning. Frågorna utgår från Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4).


Resultat och utvärdering

Självvärderingens svar ger en bild av nuläget och eventuella behov när det gäller arkivlokaler hos medlemmarna. Det blir ett underlag för Sydarkiveras verksamhetsplanering. Uppgifterna som skickas in används för uppföljning när det gäller arkivlokaler som finns runt om hos förbundsmedlemmarna.

Självvärderingen ger en möjlighet för förbundsmedlemmarna att förbereda sig inför kommande arkivtillsyn och att höja de egna verksamheternas kunskapsnivå om kraven på arkivlokalerna och på deras hantering.

Genomförande

Vilka ska vara med när självvärderingen genomförs?

Förberedelser

  1. Ta del av informationen om arkivlokaler i handboken på webben: Arkivlokaler och arbetsrum
  2. Läs igenom dokumentet Instruktion – checklista för arkivlokaler (PDF)
  3. Gå igenom och fyll i checklistan (Google-formulär).



OBS! Uppgifter som du lämnar finns på en molntjänst med inloggning till sammanställning. Var noga med att inte uppge adress till arkivlokalen eller personuppgifter.

Kontroll och redovisning av resultatet

  • Kontrollera arkivlokalen utifrån checklistan.
  • Om det är flera arkivlokaler ska varje lokal redovisas för sig.
  • Du kan skriva svaren direkt i det digitala formuläret. Formuläret fungerar även i smartmobil eller läsplatta.
  • Glöm inte att klicka på ”SKICKA” när du är klar.
  • En kopia av ditt svar kommer automatiskt att skickas till den e-postadress som uppges (använd gärna en funktionsadress).

Återkoppling av resultatet

Vill du ha återkoppling från Sydarkivera på resultatet av självvärderingen? Kontakta din medlemssamordnare.

Läs mer på sidan: https://www.sydarkivera.se/om-oss/vara-medlemmar/

Ser Sydarkiveras personal något anmärkningsvärt i svaren som lämnas in så kommer kontakt att tas med arkivansvarig.

Behöver du hjälp med att kontrollera arkivlokalen?

Det finns möjlighet att begära händelsestyrd tillsyn som genomförs av Sydarkiveras personal.


Bok.png

Läs mer på sidan:


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning