Händelsestyrd tillsyn

Från Sydarkiveras Wiki

Kommunhus.png
Denna sida är anpassad för: Medlemmar
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.


En händelsestyrd tillsyn genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran eller om arkivmyndigheten fått indikationer på att det finns risk för informationsförlust hos en myndighet. Det kan till exempel vara aktuellt om revisorer haft anmärkningar eller om verksamheten själv ser problem med informationshanteringen eller sina arkivlokaler.


Hur börjar det?

I samband med ordinarie arkivtillsyn kan arkivarien upptäcka problem som kräver en djupare analys eller genomgång och då kan det bli aktuellt med en händelsestyrd tillsyn. Det kan också vara på eget initiativ, till exempel om verksamheten genomfört någon av Sydarkiveras självvärderingar av sin informationsförvaltning eller av sina arkivlokaler. I den dokumenteras eventuella brister vilket kan användas för att initiera en händelsestyrd tillsyn.



Vid ett sådant behov tar Sydarkivera kontakt med berörd förvaltning för att boka upp ett tillsynsbesök och samla in ytterligare information.

Förberedelser

Ansvaret för förberedelserna ligger på berörda förvaltningar och verksamheter.

  • Samla in underlag, dokument som behövs vid tillsynsbesöket.
  • Boka in berörda funktioner vars ansvarsområde berörs.

Fastighetsansvarig delta vid brister i arkivlokalen och registrator vid brister i ärendehanteringen.

Vissa funktioner kommer att behöva vara närvarande under hela tillsynstillfället för att svara på frågor och bidra med ytterligare information.

Genomförande

Sydarkivera kommer under tillsynsbesöket att utgå från ett standarddokument med frågor anpassade efter de verksamheter tillsynen berör. Gäller tillsynen arkivlokaler går vi tillsammans runt och tittar på lokalerna och deras standard. Gäller det ärende- eller informationshanteringen så kontrolleras till exempel verksamhetssystemen och rutiner för registrering och arkivering.

Efter tillsynen

Efter besöket skickas ett utkast av tillsynsrapporten till förvaltningen eller förvaltningarna för komplettering. Resultatet av de händelsestyrda tillsyner som genomförts under året redovisas i en gemensam tillsynsrapport som redovisas för förbundsstyrelsen.


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning