Händelsestyrd tillsyn
Från Sydarkiveras Wiki
En händelsestyrd tillsyn, till skillnad från planerad tillsyn, genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran, eller om arkivmyndigheten fått indikationer på att det finns risk för informationsförlust. Det kan till exempel vara aktuellt om revisorer haft anmärkningar eller om verksamheten själv ser problem med informationshanteringen eller sina arkivlokaler.
Hur börjar det?
I samband med ordinarie arkivinspektion, eller på eget initiativ, kan Sydarkiveras medlemmar genomföra en självvärdering av sin informationsförvaltning och sina arkivlokaler. I den dokumenteras eventuella brister vilket kan användas för att initiera en händelsestyrd tillsyn.
Läs mer på sidorna:
Vid ett sådant behov tar Sydarkivera kontakt med berörd förvaltning för att boka upp ett tillsynsbesök och samla in ytterligare information.
Förberedelser
Efter begäran ska berörda förvaltningar och verksamheter samla in underlag, dokument som behövs vid tillsynsbesöket. Det är också upp till respektive förvaltning att boka in berörda funktioner vars ansvarsområde berörs. Till exempel bör fastighetsansvarig delta vid brister i arkivlokalen och registrator vid brister i ärendehanteringen.
Vissa funktioner kommer att behöva vara närvarande under hela inspektionen för att svara på frågor och bidra med ytterligare information.
Hur går det till?
Sydarkivera kommer under tillsynsbesöket att utgå från ett standarddokument med frågor anpassade efter de verksamheter tillsynen berör. Gäller tillsynen arkivlokaler går vi tillsammans runt och tittar på lokalerna och deras standard. Gäller det ärende- eller informationshanteringen så kontrolleras till exempel verksamhetssystemen och rutiner för registrering och arkivering.
Efter tillsynen
Efter besöket skickas ett utkast av tillsynsrapporten till förvaltningen eller förvaltningarna för komplettering. Resultatet av de händelsestyrda tillsyner som genomförts under året redovisas i en gemensam tillsynsrapport som redovisas för förbundsstyrelsen.
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara