Händelsestyrd tillsyn

En händelsestyrd tillsyn, till skillnad från planerad tillsyn, genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran, eller om arkivmyndigheten fått indikationer på att det finns risk för informationsförlust. Det kan till exempel vara aktuellt om revisorer haft anmärkningar eller om verksamheten själv ser problem med informationshanteringen eller sina arkivlokaler.

Hur börjar det?

I samband med ordinarie arkivinspektion, eller på eget initiativ, kan Sydarkiveras medlemmar genomföra en självvärdering av sin informationsförvaltning och sina arkivlokaler. I den dokumenteras eventuella brister vilket kan användas för att initiera en händelsestyrd tillsyn.

Läs mer på sidorna:

Vid ett sådant behov tar Sydarkivera kontakt med berörd förvaltning för att boka upp ett tillsynsbesök och samla in ytterligare information.

Förberedelser

Efter begäran ska berörda förvaltningar och verksamheter samla in underlag, dokument som behövs vid tillsynsbesöket. Det är också upp till respektive förvaltning att boka in berörda funktioner vars ansvarsområde berörs. Till exempel bör fastighetsansvarig delta vid brister i arkivlokalen och registrator vid brister i ärendehanteringen.

Vissa funktioner kommer att behöva vara närvarande under hela inspektionen för att svara på frågor och bidra med ytterligare information.

Hur går det till?

Sydarkivera kommer under tillsynsbesöket att utgå från ett standarddokument med frågor anpassade efter de verksamheter tillsynen berör. Gäller tillsynen arkivlokaler går vi tillsammans runt och tittar på lokalerna och deras standard. Gäller det ärende- eller informationshanteringen så kontrolleras till exempel verksamhetssystemen och rutiner för registrering och arkivering.

Efter tillsynen

Efter besöket skickas ett utkast av tillsynsrapporten till förvaltningen eller förvaltningarna för komplettering. Resultatet av de händelsestyrda tillsyner som genomförts under året redovisas i en gemensam tillsynsrapport som redovisas för förbundsstyrelsen.

Handboken

Arkivorganisation