Gallra och rensa (slänga)

Från Sydarkiveras Wiki

Kom igång!


Filmen ger en kort introduktion till begreppen gallra, rensa och förstöra.

Varför gallra?

Gallring.png

Att det är viktigt att bevara viss information inser de flesta, men det är minst lika viktigt att ta bort information som inte längre behövs eller måste bevaras. Det handlar om att vårda arkivet. Huvudregeln är att allmänna handlingar (myndigheternas information) ska bevaras. Det betyder inte att allt behöver sparas. Det finns bestämmelser i arkivlagen som tillåter myndigheter att förstöra information och uppgifter. Att förstöra allmän information kallas för att gallra.

Beslut om gallring

Enligt 10 § arkivlagen får allmänna handlingar gallras och enligt 6 § 5 arkivlagen ska myndigheten "verkställa föreskriven gallring i arkivet". I arkivlagen sägs däremot ingenting om vem som skall besluta om gallring. Då ansvaret för vården av handlingarna ytterst ligger på nämnden eller styrelsen innebär detta att så länge inget annat är föreskrivet, fattar nämnden eller styrelsen även beslut om gallring.

Kommunen eller regionen anger i respektive arkivreglemente vem som beslutar om gallring. Arkivreglementet innehåller lokala föreskrifter inom ramen för lagstiftningen. Här kan föreskrivas att nämnd eller styrelse beslutar om gallring eller att arkivmyndigheten fattar samtliga gallringsbeslut inom kommun- eller regionkoncernen. Oavsett vad som föreskrivs ska beslut om gallring alltid göras efter samråd mellan arkivmyndighet och nämnd/styrelse. Även krav på samråd bör framgå av arkivreglementet.

Arbetet med att gallra ska genomföras på ett kontrollerat sätt och det behöver alltid finnas ett gallringsbeslut för att få förstöra allmänna handlingar. Gallringsbeslut tas alltid av nämnd eller styrelse. Vem som fattar ett gallringsbeslut regleras i arkivreglementet.

Gallringsutredning

Innan handlingar eller uppgifter gallras måste det därför först göras en gallringsutredning för att avgöra om handlingen får förstöras. Utredningen utgår från fyra kriterier:

Förstoringsglas.png
  • Rättskipningens behov
  • Verksamhetens behov
  • Forskningens behov
  • Arkivets roll som en del av det nationella kulturarvet.

Det innebär i praktiken att handlingar som är viktiga för att bevisa till exempel politiskt beslutsfattande, ägandeförhållanden eller myndighetsbeslut som berör enskilda personer inte får gallras bort och förstöras om inte någon annan lagstiftning kräver det.

Gallringsråd ges ut av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Samrådsgruppen består av representanter från Riksarkivet, Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt kommuner och landsting/regioner.

Tänk på att! Utgå från de mallar, handböcker och rekommendationer som Sydarkivera tillhandahåller. Då har Sydarkiveras arkivarier gjort de gallringsutredningar som behövs.

Var finns gallringsbesluten?

Infoplan.png

Vilka handlingar som ska bevaras eller gallras regleras oftast i en informationshanteringsplan. När den är antagen av myndigheten gäller den som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande ska gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny plan fastställts.

Många kommuner och landsting/regioner väljer att besluta om en särskild gemensam gallringsplan för handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Det kan även finnas separata gallringsplaner eller gallringsbeslut. Vilken instans som ska besluta om gallring framgår av arkivreglementet.

Rensa akter och pärmar

Pärm.png

När ett ärende avslutas eller handlingar av andra anledningar arkiveras, blir alla handlingar allmänna. Innan arkivering ska pärmar och liknande ”rensas” från handlingar som inte är allmänna.

Exempel på handlingar som inte är allmänna:

  • Minnesanteckningar som en tjänsteman ställt samman för att underlätta föredragningen eller beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet någon ny information. Tänk på att sammanträdesanteckningar aldrig är minnesanteckningar av detta slag
  • Utkast och kladdar, korrektur och råtabeller som utarbetats inom myndigheten (så kallade ”mellanprodukter”).
  • Interna handlingar som skickas mellan exempelvis lärare. Även meddelanden som skickas mellan deltagarna i en projektgrupp
  • Överflödiga kopior och trycksaker som inte tillför ett ärende något i sak.
  • Material från kurser och konferenser


Tänk på att! Varje anställd har ett personligt ansvar för att handlingar i pärmar, akter och digitala kataloger rensas och gallras.

I samband med att akter och pärmar rensas så är det viktigt att plocka bort gem, gummiband, plastfickor och annat som riskerar att förstöra pappren. Läs mer på sidan Arkivbeständighet.

Gem.pngKopia.pngGummiband.pngUtkast.png

Gallra sekretesshandlingar på papper

Myndigheten behöver ha goda rutiner för gallring av sekretess och andra integritetskänsliga uppgifter. Sekretesshandlingar och handlingar med uppgifter om enskilda personer på papper ska brännas eller malas. Gallringen ska ske under uppsyn av myndigheten. Det bästa är att ha särskilda sekretesstunnor som töms löpande och mals av godkänd personal. Att hantera malningen själv tar mycket tid och utrymme. Det är viktigt att personuppgifter som kan upplevas som integritetskränkande inte läggs i den vanliga pappersåtervinningen, även om de inte omfattas av sekretess.

Gallring av digital information

Det är lika viktigt att gallra i det elektroniska arkivet, som i det traditionella pappersarkivet. Gamla utkast och kopior i katalogerna servrarna gör det svårt att hitta det man söker och gör att kostnader för lagring och backup ökar.

Att gallra betyder att förstöra information som betydelsebärande data i allmänna handlingar. Att radera ett elektroniskt dokument eller att en webbsida uppdateras utan att föregående version sparas är gallring.

Gallringen av elektroniska handlingar ska genomföras så att informationen inte längre är tillgänglig för myndigheten efter genomförd gallring. Kom ihåg att tömma datorns papperskorg också!

För att få gallra krävs ett myndighetsbeslut. Om det finns allmänna handlingar på servern som inte finns med i informationshanteringsplanen så behöver det tas ett separat gallringsbeslut. För mer information och hjälp kontakta kommunarkivet/Sydarkivera.

Lämna aldrig in datorer direkt till återvinningsstation, utan lämna tillbaka dem till din IT-enhet för destruktion.

Vill du läsa mer om hur du ska få ordning på dina digitala lagringsytor? Klicka här: Städa i mappar och filer

Säkerhetskopior räknas inte! ”Som allmän handling anses inte en handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia)” – Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 13 §

Rensa digitalt material

Glöm inte att städa upp bland digitala dokument och filer! Tänk på att det ofta finns filer i gemensamma mappar, i din egen hemkatalog, på datorns skrivbord eller på olika molntjänster för lagring som du använder i arbetet. Lathunden som bifogas ger praktiska tips för att storstäda i mappar och filer.

Reglerna för hur kommunen/bolaget ska hantera information som innehåller personuppgifter har blivit tydligare i och med dataskyddsförordningen (GDPR). Personuppgifter som behövs i arbetet får även fortsättningsvis hanteras, men det är viktigt att hålla ordning och skaffa rutiner för att rensa, gallra och arkivera dokument.

Gallring av digitala sekretesshandlingar

Gallring av digitala sekretesshandlingar kräver att de verksamhetssystem där handlingarna hanteras har en gallringsfunktion som garanterar att informationen verkligen försvinner när den gallras. Hårddiskar och andra digitala lagringsmedier där hemliga uppgifter eller personuppgifter lagrats ska förstöras.

Gallring i praktiken

Kan några av dokumenten slängas?

  • Titta i din informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan). Där hittar du olika typer av dokument och om de ska bevaras eller om det finns beslut om att gallra (kasta/förstöra) dokument.
  • Det finns även allmänna handlingar av ringa betydelse som man kan gallra på en gång om det finns ett gallringsbeslut (”gallringsplan för skräp”).
  • Tänk på att det kan finns handlingar som inte är allmänna handlingar. Dessa kan du ta bort utan beslut (dvs. rensa). Det kan till exempel vara utkast, egna anteckningar, överflödig kopior eller eventuella privata dokument. Det gäller också eventuella dokument som inte hör till myndigheten (förvaltningen/bolagets verksamhet) utan till exempel en intresseförening, fackförening eller politiskt parti som du är engagerad i.

Saknas det gallringsbeslut?

  • Kontakta arkivombudet (arkivredogörare) på förvaltningen för att uppdatera informationshanteringsplanen.
  • Är det informationstyper som inte används/skapas längre så kan det vara bättre med ett specifikt gallringsbeslut.
  • Om det saknas gallringsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse (”gallringsplan för skräp”) – kontakta kommunarkivet eller kommunkansliet.
  • Kom ihåg att samråda med kommunarkivet eller Sydarkivera. Det kan finnas mallar och bra exempel för att underlätta arbetet.

Dokumentera gallring

Lista.png

Ibland kan det vara bra att dokumentera vilka allmänna handlingar som har gallrats t.ex. i ett gallringsprotokoll. Det är extra viktigt om det skett en felaktig gallring till exempel om gallringen genomförts utan att det funnits ett fastställt gallringsbeslut. Det kan också vara bra att dokumentera gallring som genomförts utifrån ett särskilt gallringsbeslut.

Det som bör dokumenteras är:

  • Vad har gallrats?
  • Varför gallrade man?
  • Utifrån vilket beslut genomfördes gallringen?
  • Saknades gallringsbeslut?
  • Vilket datum genomfördes gallringen?
  • Vem genomförde gallringen?

Gallringsskyldighet och undantag från gallring

Ibland finns speciell lagstiftning om gallringsskyldighet eller särskilda undantag från gallring. Inom socialtjänsten finns en lagstadgad gallringsskyldighet för personakter. I socialtjänstlagens 12 kap. 1 § framgår att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden och sammanställning av uppgifter om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten ska gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter, alltså senast sex år efter senaste anteckning (innevarande år + 5 år). Vissa handlingar inom socialtjänsten är dock undantagna från gallring.

Undantag från gallring

Ibland kan det beslutas om undantag från gallring. Ett exempel är individurvalet och gallringsreglerna i socialtjänstlagens 12 kap. 4 §. I det fallet handlar det om bevarande av viss information för forskningens behov. Urvalen görs i form av regionala urval och individurval. Vilka handlingar som ska undantas från gallring framgår i socialtjänstförordningens 7 kap. 2 §.

Individurval

Det individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt Göteborgs kommun. I övriga kommuner ska handlingar om personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad bevaras. Handlingar i ärenden rörande personer födda övriga datum ska gallras.

Om en gemensamt förd personakt innehåller handlingar rörande personer som är födda den femte, femtonde och tjugofemte ska dessa handlingar bevaras och övriga handlingar i akten gallras. Handlingar i ärenden som rör personer födda övriga datum ska gallras fem år efter sista anteckningen i akten. Personakter måste senast vid gallringstillfället delas upp i ärenden med handlingar som ska bevaras respektive ärenden med handlingar som ska gallras.

Eftersom det regionala urvalet och individurvalet undantas från gallring endast för forskningens behov, inte för socialtjänstens, får handlingarna inte vara tillgängliga för socialtjänsten under längre tid än de handlingar som gallras i enlighet med 12 kap. 1 § SoL. De undantagna handlingarna ska därför överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats, det vill säga senast under det sjätte året efter sista anteckning i akten.

Läs mer om vad som gäller vid utlämnande av handlingar som ingår i individurvalet på sidan Lämna ut allmän handling


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning