Informationskartläggning – att upprätta en informationshanteringsplan

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Det grundläggande arbetet med att göra en informationshanteringsplan är en kartläggning av vilken information som ni hanterar inom er verksamhet. Resultatet av kartläggningen blir en informationshanteringsplan. Texten är tänkt att fungera som en checklista för arbetet. Men hur ni gör i praktiken beror till stor del på vilka behov ni har och vilka resurser som finns tillgängliga.


Informationskartläggning

Informationskartläggning kan även användas till andra verksamheter och är inte avgränsat till uppdraget att ta fram en informationshanteringsplan. Informationskartläggning är ofta grunden rutiner, kvalitetsutveckling och många styrdokument som påverkar hur verksamheten drivs. Mer om det under rubriken Inventera.


Fastställ syftet

Innan ni påbörjar arbetet med att ta fram en informationshanteringsplan bör ni fastställa ert syfte. Förmodligen har ni begränsat med resurser och för att arbetet ska motsvara era faktiska behov bör ni vet ta reda på vad ni önskar få ut av det. En informationshanteringsplan består av två delar: Dels en förteckning över en verksamhets allmänna handlingar och huruvida dess ska bevaras eller gallras och i så fall efter vilken tid. Den delen fastställs som regel via ett politiskt beslut i nämnd eller styrelse. Exakt hur beslutet ska fattas finns i ert arkivreglemente. Informationshanteringsplanens andra del består av hanteringsanvisningar, som uppgifter om ansvar, förvaring, lagkrav, rutiner, informationssäkerhet etc, och kan i princip utvecklas hur mycket som helst. Här behöver ni begränsa er.

Läs mer om olika typer av information som kan finnas i informationshanteringsplanens hanteringsanvisningar:

Bok.png

Läs mer på sidan:


Behöver ni förändra informationshanteringen?

Den avgörande frågan för att ta reda på syftet med arbetet är att fråga er vilket behov ni har av förändring. För en verksamhet med väl fungerande rutiner och erfaren personal som inte planerar att byta ut eller utveckla sitt systemstöd räcker det förmodligen att kartlägga vilken typ av information man hanterar, fastställa vad som ska bevaras och gallras samt se till att aktuella politisk församling fattar de beslut som krävs. En verksamhet som istället står inför att införa nya arbetssätt som nya verksamhetssystem, digitalisering eller något likande, kan istället behöva göra ett större arbete. Den räcker ofta inte att den informationskartläggning som behöver omfattar hur det fungerar just nu, utan även perspektivet nya förändrade rutiner, verktyg och arbetssätt.

Vad behöver prioriteras?

Det finns även några situationer där det finns mycket att vinna på att fokusera på kartläggningen, även om det inte planeras för någon större verksamhetsförändring:

  • Verksamheter med stor personalomsättning. Rutiner kan finnas nedskrivna, men de upprätthålls ofta av erfaren och kunnig personal. För att en verksamhet där det ofta börjar ny personal är det extra viktigt att det finns tydliga rutiner och samsyn kring hur informationen ska hanteras som är oavhängig enskilda personer. Genom en ordentlig informationskartläggning finns det chans att undvika en del av de svårigheter som uppkommer när personal byts ut.
  • Processer där många personer är inblandade. Är det många personer inblandade i hanteringen av informationen finns det ofta behov av att fastställa ansvar och vem gör vad, inte minst i när det handlar om gallring och leverans till slutarkiv. Ett exempel på den här typen av processer är personalhantering.
  • Processer där informationen flödar över organisationsgränserna. Inom arkiv delar vi vanligtvis upp ansvaret för informationen utifrån hur organisationen och myndighetsgränser ser ut. På samma sätt som när många personer är inblandade i en och samma process behöver ansvaret mellan organisationerna fastställas. Ett exempel på den här typen av processer är projekt där skilda förvaltningar och organisationer är iblandade.
  • Verksamheter med oklara rutiner. Även om ni inte planerar en omfattande förändring av verksamheten men upplever att era rutiner ofta är oklara och kunskapen om verksamheten är knutna till enskilda personer kan det vara värdefullt att kartlägga sin informationshantering för att säkerställa ett enhetligt arbetssätt.

Det kan finnas anledningar att prioritera ner processer som hanteras av kvalificerad personal där själva informationshanteringen ingår i professionen. Förmodligen behöver ni inte fokusera på att kartlägga i detalj, utan mer säkerställa att informationen hanteras korrekt efter att den är färdigställd. Exempel kan vara medicinsk personal där journalföring är centralt i deras yrkesuppdrag eller bygglovshandläggare som kan alla del krav i detalj som plan och bygglagen ställer på ärendehandläggningen .

Informationskartläggning – ett kvalitetsarbete

När ni har en klar idé om vad ni vill uppnå med ert arbete brukar en hel del falla på plats: Vilka resurser behöver ni? Hur ska ni organisera arbetet och hur många behöver ni blanda in och på vilket sätt? Hur ska resultatet presenteras och hur tänker ni att planen ska användas? Vilka andra verksamheter kan behöva ta del av ert arbete med informationskartläggning? Etc. Oavsett hur stort eller litet ni väljer att genomföra informationskartläggningen är det viktigt att ni ser det som ett kontinuerligt kvalitetsarbete. Och att ni presenterar det som ett kvalitetsarbete för ledningen som kan tilldela arbetet resurser.


Förankra

Det finns två anledningar att förankra arbetet på ett så tidigt stadium som möjligt: Dels för att få mandat och resurser att kunna genomföra en bra kartläggning och upprätta en användbar plan. Dels för att sprida information om uppdraget och dess syfte i organisationen, vilket är första steget i att resultatet blir använt på ett sätt som det är tänkt. För att förankra uppdraget är organisationens ledning är central.

Resurser

Informationskartläggning är en arbetsuppgift som alltid ligger utanför det ordinarie uppdraget och därför är det viktigt att ni får resurser och mandat att kunna genomföra det på ett bra sätt. Även om ni fått uppdraget att ta fram en informationshanteringsplan från ledningen är det inte alltid säkert att de har klart för sig vilken omfattning arbetet rör sig om.

När ni har tydliggjort syftet och har en idé om hur arbetet ska genomföra och vilka resurser som krävs, är det bra att återkoppla till ledningen genom att presentera syftet och vad det kommer att innebära i resurser. Behöver ni göra omprioriteringar för att hinna med uppgiften att ta fram en informationshanteringsplan? Bedömer ni arbetet så omfattande att ni behöver extrahjälp i någon form? Behöver ni fortbildning som att gemensamt delta i en utbildning? Ju tydligare ni har formulerat vad som ni vill uppnå med arbetet desto lättare är det att få de resurser ni önskar. Och återigen – tryck på att det uppdrag ni har innebär ett ’’’kvalitetsarbete!’’’

Mandat

När det är dags för informationskartläggningen och blanda in de personer som arbetar i verksamheten är det viktigt att ni har ett mandat från ledningen att genomföra informationsinsamlingen. Kartläggningen kommer att innebära en arbetsinsats även ute i verksamheten och det är betydelsefullt att både de som deltar och deras närmaste chef är införstådda med syftet och vad som kommer att bli resultatet. Kartläggningen ute i verksamheterna har även som funktion att skapa förståelse för hur den färdiga informationshanteringsplanen ska användas och ge respons på hur planen kan utformas för att den ska bli begriplig och användbar.

Ansvarig

En framgångsfaktor för att lyckas genomföra uppdraget med informationskartläggning och att ta fram en plan brukar hänga på att en eller några få personer har fått resurser och ett tydligt mandat att driva på arbetet. Verksamheterna har ofta fullt upp med sina dagliga sysslor och prioriterar lätt bort det som går utöver. För att vara lite krass behöver den som är ansvarig ett tydligt mandat att uppmuntra och tjata på verksamheterna för att kartläggningen ska kunna komma vidare.


Inventera

Nästa steg i processen är att inventera vad som redan finns gjort – både hos er själva och av andra. Det finns mycket att hämta och ni behöver inte uppfinna hjulet om det inte redan är gjort. Hittar ni något bra – kopiera!

Egen information

Finns det någon informationshanteringsplan sedan tidigare? Andra styrdokument som tar upp hanteringen av information? Rutiner? Samla på er! Ni kanske hittar dokument med en struktur som är användbar för informationshanteringsplanen, eftersom det finns en logik som användarna känner igen sig i. Ni kanske även hittar dokument som innehåller information som behöver finnas med i informationshanteringsplanen, men det istället fungerar bra att hänvisa till ett annat dokument. Det är mycket möjligt att det finns en informationskartläggning som ligger till grund för de dokument ni hittar.

Lista över användbara dokument som kan finnas:

  • Informationshanteringsplan – dokumenthanteringsplan
  • Arkivbeskrivning
  • Diarieplan, klassificeringsplan
  • Registrering av personuppgiftsbehandlingar
  • Informationssäkerhetskartläggning
  • Processkartläggning
  • Kvalitetsledning
  • Verksamhetsanalyser
  • Rutindokument
  • Delegationsordning
  • Kontoplan

Andras information

Inventera även vad andra har gjort och som ni kan ha användning av. Hittar ni informationshanteringsplaner där ni tycker att innehåll och struktur skulle fungera även för er? Kopiera! Kom bara ihåg att ni behöver kontrollera med verksamheterna att det även fungerar för dem.


Fastställ utformning och struktur för planen

Innan ni vänder er till verksamheterna för att genomföra den faktiska kartläggningen behöver ni utarbeta en idé om hur informationshanteringsplanen ska utformas; planens struktur, detaljnivån, vilket verktyg ni ska arbeta i och hur den ska publiceras.

Struktur

Informationen i planen behöver presenteras på ett sätt som är logisk för användarna och som är hållbar över tid. Finns det en struktur i andra styrdokument som behandlar information och som är användbar? Kanske finns det en fastställd klassificeringsstruktur för information? Använd den i så fall. Fördelen med att använda en befintlig struktur är att det är större chans att användarna känner igen sig och hittar den information de behöver.

Det är också möjligt att använda en generell mall för struktur som VerkSAM eller Samrådsgruppens Klassa. VerkSAM och Klassa bygger på en struktur som utgår från själva verksamheten och de processer som finns inom respektive verksamhetsområde. Strukturerna är helt oberoende av en kommun eller regions storlek organisation, vilket gör dem hållbara över tid. Många inom Sydarkiveras medlemskrets använder sig av VerkSAM, vilket gör att det har blivit en välbekant struktur.

Organisation kan fungera att använda som struktur för planen, även om det inte är att rekommendera. Större och mindre omorganisationer görs ofta på många håll och strukturen riskerar därmed att inte bli hållbar över tid.

Detaljnivå

Inom informationsredovisning skiljer man mellan handlingsslag och handlingstyp. Handlingsslaget syftar på den samlade informationsmängden som är resultatet av en process, medan handlingstypen är den enskilda handlingen. Exempelvis är handlingslaget ”bygglovsärende” medan ansökan, beslut, ritningar etc. är handlingstyper som ingår i bygglovsärendet.

Ni behöver fundera över vilka behov av detaljnivå som användarna behöver – detaljerat där varje handlingstyp finns angiven eller på en övergripande processnivå som begränsar sig till handlingsslaget? Om all information i en process hanteras likartat och har samma gallringsfrister finns det förmodligen ingen anledning att lista varje handlingstyp. Men om de olika handlingstyperna i en process hanteras olikartat och har olika gallringsfrister, behöver handlingstypen specificeras. Om informationskartläggningen hänger samman med en förändring av informationshanteringen finns det förmodligen större behov av en hög detaljeringsnivå för att klargöra nya rutiner.

Att hitta rätt detaljeringsnivå är en balansgång: En översiktlig plan är lättare att hantera och orientera sig i, men innehåller kanske inte tillräckligt med information. En detaljerad plan kan vara klargörande, men innehålla information som egentligen inte behövs och bli svåröverskådlig.

Verktyg – dokument, kalkylprogram eller databas?

Ni behöver ett verktyg för att hantera den information ni samlar in och bearbeta den för att färdigställa en fungerande plan. Avgörande för vilket program ni väljer att arbeta i beror till stor del på detaljnivån och hur mycket hanteringsanvisningar ni tänker att planen ska innehålla.

Om planen är mer översiktlig och hanteringsanvisningarna begränsade, är det kanske enklast att arbeta i ett vanligt textdokument. Om detaljnivån istället är hög och hanteringsanvisningarna många är ett kalkylprogram som Excel att föredra. Kalkylprogram är vanligtvis kraftfulla verktyg med många funktioner som är okända för sällananvändarna. Om ni inte känner er helt hemma i att arbeta i ett kalkylprogram, har ni mycket att vinna på att ta hjälp från personer inom er organisation för att lära er. Speciellt de som arbetar på ekonomi brukar vara duktiga på kalkylprogram.

Det finns även speciella program för att hantera informationskartläggning och presentera informationen grafiskt. I botten brukar det finnas en databas som samlar all information som kan finnas i en informationshanteringsplan. Vanligtvis använder man den här typen av program i samband med processkartläggningar där man önskar att kunna visualisera informationsflöden grafiskt.

Rekommendationen är nog att börja enkelt med de standardprogram som redan finns och avvakta med specialprogram tills ni verkligen ser ett behov.

Publicering

En av de viktigaste förutsättningarna med informationshanteringsplanen är att enkel att hitta och att den som söker information kan vara säker på att den är aktuell. Det naturliga brukar vara att publicera planen på intranätet. Väljer ni något annat ställe, se till att den är lättåtkomlig och platsen exempelvis inte kräver lösenord. Om planen inte är enkel att hitta är risken att användarna laddar ner den lokalt eller skriver ut den och det börjar florera versioner av planen som är inaktuella.


Kartläggning

När ni är klara med att fastställa syftet, förankrat ert arbete, inventerat och en god idé om utformning och publicering av planen är ni klara med förarbetet och det är dags att vända er till verksamheterna för att kartlägga hur informationen hanteras. Hur ni väljer att genomföra kartläggningen beror till stor del på vilka behov ni har: För ett mindre arbete där en befintlig informationshanteringsplan ska revideras kan det räcka med att skicka ut ett frågeformulär till nyckelpersoner i verksamheterna som den som är ansvarig för planen sammanställer. Är det ett större förändringsarbete behöver ni förmodligen workshops där det finns mycket utrymme för diskussioner kring rutiner och behov hos de som sköter den dagliga hanteringen.

Intervjuer

En metod för kartläggning är att de som ansvarar för att ta fram informationshanteringsplanen intervjuar nyckelpersoner i verksamheten, vanligtvis de som sköter den dagliga administrationen, kring vilken information som finns och hur den hanteras. Rekommendationen är att göra intervjuer på plats för att det ska vara lättare komma på all information som hanteras. Fördelen med intervjuer är att det finns utrymme att diskutera behov, önskemål och förhållanden inte fungerar tillfredsställande samt att förankra syftet med informationshanteringsplanen och arbetet kring den.

Efter intervjun sammanställer den som gjort intervjun information och kontrollerar att allt kommit med och blivit rätt med den som intervjuats.

Frågeformulär

Frågeformulär innebär att den som arbetar i verksamheten med administration listar vilken information denne hanterar och hur som ett underlag till planen. Frågeformulär kan med fördel kombineras med intervju, där resultatet av frågeformuläret kan ligga till grund för intervjun.

Workshop

Ska informationskartläggningen ligga till grund för en verksamhetsförändring är workshop en metod att föredra. Workshop ger förutsättningar för strukturerade diskussioner med de som är berörda av förändringen. Börja med att kartlägga nu-läget, d v s hur ni arbetar idag. Rutiner kan skilja sig mellan olika personer, men det är bra att skapa en samsyn kring hur informationen hanteras innan ni går vidare till att formulera ett bör-läge, d v s hur rutiner och funktioner ska se ut efter förändringen.

Den här typen av workshop kan även användbara för att formulera krav vid upphandling av program och tjänster som stödjer nya arbetssätt. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB och Riksarkivet har gett ut en vägledning för att processorienterad informationskartläggning som är användbar för er som tänker genomföra workshop.

En rekommendation är att alltid vara två som håller i workshopen, en som leder mötet och en som dokumenterar. Upplever ni att ni saknar kompetens för att genomföra bra workshops kan det vara en bra idé att köpa kompetens utanför organisationen. Er ambition bör dock vara att använda resursen i första hand för att lära er att själva hålla workshops. Det är en kompetens som kommer att vara användbar i många sammanhang inom er organisation.



Projekt

Oavsett om det är ett större eller mindre arbete ni ska göra kring att ta fram en plan är det en fördel att organisera arbete i form av ett projekt. Projekt kräver en formell projektledare med ett tydligt ansvar och mandat, en tidsplan, en projektgrupp, referensgrupp och ett tydligt formulerat mål och syfte med arbetet. Projektmodellen är användbar för att förankra arbetet i ledningen och därmed kunna få de resurser ni behöver och ett tydligt mandat att genomföra arbetet.


Upprätta informationshanteringsplanen

Den kartläggning ni gjort ska sedan bearbetas till en informationshanteringsplan. Har ni gjort ett ordentligt förarbete har ni förmodligen en god idé om hur det ska göras.

Läs mer om olika typer av information som kan finnas i informationshanteringsplanens hanteringsanvisningar:

Bok.png

Läs mer på sidan:


Inledande och förklarande text

Förteckningen över information och hur den ska hanteras brukar framställas i någon form av tabell för att bli överskådlig. Komplettera gärna tabellen med en förklarande text som tydliggör syftet med planen, hur den ska användas och tolkas, hur planen uppdateras etc. I princip allt som ni tror att den användaren kan behöva och vilja veta. Texten är även användbar i det politiska beslut som behöver fattas kring bevarande och gallring.

Digitala och analog information

Informationshanteringsplanen ska omfatta både digital information och pappershandlingar. Om samma information finns både digitalt och analogt behöver planen tydliggöra relationen dem emellan och hanteringen, speciellt med tanke på gallring och arkivering.

Original eller kopia?

Vanligtvis brukar en informationshanteringsplan enbart ta upp originalinformationen, eftersom kopior hanteras annorlunda. Så länge originalinformationen finns kvar kan kopior rensas när de inte längre behövs. Gallring och arkivering sker av originalet.

I vissa fall kan det dock vara bra att tydliggöra vad som är original och kopia i planen. Informationen kan finnas på flera olika ställen i organisationen och därför är det viktigt att tydliggöra ansvaret för arkivering och gallring av informationen. I en digital hantering kan det vara omöjligt att avgöra vad som är original och kopia. Ett exempel är personalinformation som ofta finns både hos chef, personalredogörare och personalenheten.

Diarieföring och registrering

En del av informationshanteringsplanen brukar vara att fastställa vad som ska diarieföras i verksamhetens diarium, registreras i ett annat verksamhetssystem eller förvaras systematiskt. När det gäller diarieföring kan det vara svårt att förutse all information som behöver diarieföras och få med det i planen. Ett sätt att hantera det är att upprätta en separat förteckning över vilken typ av information som ska diarieföras och som kan användas som en checklista vid postöppning.

Diarieföring kräver en kontinuerlig diskussion kring hur informationen hanteras, eftersom det alltid kommer att dyka upp information som ni inte har klargjort i förväg hur den ska hanteras. De som arbetar med registraturen bör vara ansvariga för checklistan och uppdatera den regelbundet utifrån de diskussioner som uppkommer.

Fastställa gallringsfrister

När förteckningen över vilken information som finns är klar behöver ni ange huruvida informationen ska bevaras eller gallras, samt om den ska gallras, efter vilken tid. Informationen behöver värderas utifrån vilken betydelse den har för verksamheten, för rättsskipningen och allmänhetens intresse. Förteckningen av information och gallringsfrister är den del av informationshanteringsplanen som politiken fattar beslut om.

Det kan vara svårt att värdera informationen, eftersom det kräver att ni tar in ett väldigt långt tidsperspektiv – finns det intresse att ta del av informationen om tjugo år, femtio, hundra, femhundra? Men eftersom alla kommuner och regioner har ungefär samma information finns det vägledningar att hålla sig till. VerkSAM plan är en mall för informationshanteringsplan som innehåller uppgifter om bevarande och gallring. Samårdsgruppen, ett samarbete mellan Sveriges kommuner och Regioner och Riksarkivet ger ut skriftserien Bevara eller gallra? som innehåller förslag till gallringsfrister.

Lagstiftningen

Utgångspunkten för värderingen av huruvida informationen ska bevaras eller gallras bygger på Arkivlagen (1990:782) 3 §:

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.



Gallringsfrister och dataskyddsförordningen

En allmän princip i dataskyddsförordningen är att personuppgifter inte ska lagras längre än nödvändigt i verksamheterna. Däremot får uppgifterna bevaras för arkivändamål om det finns ett allmänt intresse. Principen bör tolkas så att det är viktigt för verksamheten att föra över bevarandeinformation till slutarkivet om de inte längre behövs för den egna handläggningen. För informations som innehåller personuppgifter kan uppgifter om överföring till slutarkiv därför vara en viktig upplysning – samt att följa dessa instruktioner.

OBS! Allmänna handlingar får inte gallras med stöd av dataskyddsförordningen, det måste alltid ske med stöd av ett gallringsbeslut som fattats i styrelse eller nämnd.


Remittera

Stäm gärna av med verksamheterna under arbetets gång för att veta att ni är på rätt väg och att planen får den utformning och begriplighet som ni önskar. Men när ni är färdiga med ett första utkast bör ni skicka den på remiss i er organisation.

Det kan även vara värdefullt att diskutera planen olika slags forum som ledningsgrupper, arbetsplatsträffar etc. Diskussionerna kan ha en dubbel funktion; både för att få synpunkter och förklara hur den är tänkt att användas.


Besluta

Frågan om bevarande och gallring av allmänna handlingar ska som regel beslutas av den nämnd eller styrelse som ansvarar för verksamheten. Exakt hur det ska gå till avgörs av ert arkivreglemente (länk). Hanteringsanvisningarna fattar inte politiken beslut om, utan är en intern fråga för verksamheten.

Ni kan välja att hantera planen på två olika sätt när ni tar upp den till beslut: Antingen kan ni ta bort allt som inte rör bevarande och gallring för att få en mindre omfattande och tydligare plan. Ni kan även välja att låta hanteringsanvisningarna finnas kvar för att visa på omfattningen och komplexiteten i verksamheten, men tydliggöra för politiken vilken del de fattar beslut om.


Uppdatera

Informationshanteringsplanen kommer att behöva uppdateras och ju mer hanteringsanvisningar ni lagt in i planen desto större kommer behovet av revidering förmodligen att vara. När planen är fastställd behöver ni fastställa hur det ska gå till att revidera den. Vem lägger in förändringar och ser till att den publicerade planen är aktuell? Behöver förändringar fastställs formellt och i så fall av vem?

Inför gärna en regelbunden översyn av planen där den person som är ansvarig för uppdateringarna skickar ut en förfrågan till alla verksamheter för att stämma av om några förändringar är aktuella. Ett förslag kan vara att ta upp informationshanteringen och planen i samband med den årliga internkontrollen. Fördelen med att använda internkontrollen som ett forum för att se över informationshanteringen är att det även blir en återkoppling till ansvarig nämnd eller styrelse.

Lycka till!

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning