Arkivmyndighet

Enligt 7 § arkivlagen ska det i varje kommun och landsting finnas en särskild arkivmyndighet. Kommunfullmäktige eller regionfullmäktige utser vilken nämnd eller styrelse som ska vara arkivmyndighet. Kommunstyrelsen respektive landstingsstyrelsen är arkivmyndighet om inte kommunfullmäktige eller regionfullmäktige utser någon annan. Arkivmyndigheten viktigaste roll är att garantera handlingarnas långsiktiga bevarande.

I det lokala arkivreglementet fastställs vilka befogenheter arkivmyndigheten har och där kan också arkivmyndigheten ges möjlighet att besluta i frågor som är av betydelse för de allmänna handlingarnas bevarande över tid. Arkivmyndigheten kan också ange material och metoder för framställning av handlingar som ska bevaras för all framtid. För att få en större enhetlighet kan detta vara av stor betydelse, inte minst då handlingar ska överlämnas till arkivmyndigheten.

Arkivmyndighetsansvar

Sydarkiveras förbundsmedlemmar har två möjligheter när det gäller fördelningen av arkivmyndighetsansvaret:

Antingen utser kommunfullmäktige eller regionfullmäktige Sydarkiveras förbundsstyrelse till arkivmyndighet för enbart det digitala slutarkivet och behåller själva ansvaret för det analoga slutarkivet (delad arkivmyndighet).
Alternativt lämnas hela arkivmyndighetsansvaret över till förbundsstyrelsen och Sydarkivera ansvarar då för både det analoga och digitala slutarkivet (hel arkivmyndighet).

Ansvaret för tillsyn överlämnas till Sydarkiveras förbundsstyrelse oberoende om medlemskommunen väljer helt eller delat arkivmyndighetsskap.

Tillsynsansvar

Arkivmyndigheten ska genom inspektioner se till att förvaltningsmyndigheterna vårdar de handlingar de själva förvarar.

Läs mer på sidorna:

Övertagande av handlingar

Övertagande av handlingar ska dokumenteras av avlämnande myndighet och arkivmyndigheten bör kvittera mottagandet av handlingarna. När arkivmyndigheten övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten, till exempel ansvaret för för handlingarnas fortsatta vård, förvaring, utlämnande och sekretessbedömning m m.

Läs mer på sidan:

Överlämna till arkivmyndighet

Central arkivfunktion

Arkivmyndigheten kan inte fullgöra sina uppgifter utan att ha en central arkivfunktion med kompetent personal och lämpliga arkivlokaler till sitt förfogande. Bemanning, resurser och befogenheter kan variera beroende på vilka resurser som finns hos förvaltningsmyndigheter och kommunala företag och vilka arbetsuppgifter som tilldelas kommun-/regionarkiven. Som förvaltningsenhet är kommun-/regionarkivet oftast knutet till kommunens respektive regionens centrala förvaltning och kan då ha långtgående serviceuppgifter gentemot myndigheter och företag.

Utöver rådgivning och löpande service kan även andra arbetsuppgifter ingå, till exempel att tillsammans med förvaltningarna utarbeta förslag till gallringsbeslut och informationshanteringsplaner. Service till allmänhet och forskare är en annan uppgift som normalt ingår i kommun-/regionarkivens uppgifter.

En annan viktig uppgift är omvärldsbevakning. Den snabba utvecklingstakt som kännetecknar myndigheternas dokumenthantering, framväxten av mer avancerade IT-plattformar, en alltmer föränderlig lagstiftning och en ständiga organisationsförändringar kräver att någon bevakar sådant ur offentlighetslagstiftningens synvinkel och uppmärksammar förvaltningarna på att nödvändiga åtgärder behöver genomföras.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden