Postöppning - hantera inkommande information

Från Sydarkiveras Wiki

(Omdirigerad från Postöppning)

Innan vi fick digitala verktyg att kommunicera med var det relativt okomplicerat att hantera inkommande information – den kom i pappersform och hanterades av en eller ett fåtal personer. Idag strömmar informationen till alla inom en organisation och på många olika sätt: E-post, e-tjänster, sociala medier, chattar, fildelning, SMS etc.

Kraven på att hantera inkommande information är dock fortfarande desamma: Den ska öppnas omgående eller åtminstone samma dag och är det allmän handling ska den i vissa fall registreras.


Inkommande information

När en verksamhet väljer att öppna en kommunikationskanal måste det finnas en beredskap och klargjort ansvar för att hantera informationen som kommer in.

E-post – funktionsbrevlådor

E-post har kanske blivit det viktigaste kommunikationsvägen till en organisation idag och varje anställd och förtroendevald har en egen e-postadress. Det innebär att vi har decentraliserat hanteringen av inkommande information till alla, utan undantag.

Ett sätt att skapa en enklare och mer enhetlig hantering av e-posten är att införa funktionsbrevlådor för information som kommuniceras till verksamheten och inte till enskilda personer. Fördelarna är många: Det blir e-postadresser som fungerar över tid, eftersom de inte är knutna till enskilda personer. Det är enklare att hantera centralt av personer som fördelar ut e-posten till den som det berör. Det blir även en e-postadress dit den enskilde tjänstepersonen eller förtroendevalde kan skicka e-post för registrering. Genom att styra över e-postkommunikationen till funktionsbrevlådor får ni bättre kontroll över informationsflödena.

Papperspost

Rutinerna för pappersposten brukar vara oproblematiska, men det är bra att de finns nedskrivna, så att de fungerar även vid ordinarie postöppnares frånvaro. Det är även bra att komplettera rutinerna med en förteckning över vilka typer av handlingar som diarieförs och på vilket sätt.

Fax

Faxen håller på att gå ur tiden och risken finns att det finns faxmaskiner där ingen kontrollerar inkommande information. Har ni fax, måste det finnas en rutin för att bevaka den. I annat fall bör ni avväga att ta bort den.

E-tjänster och webbformulär

Den stora fördelen med e-tjänster och webbformulär är möjligheten att styra informationsflödet rätt redan från början. Men även här gäller samma krav som för annan inkommande post – den ska öppnas och tas om hand dagligen. Webbformulär bör kopplas till en funktionsbrevlåda.

Sociala medier, chattar, fildelning etc.

Den normala vägen för allmänna handlingar att nå organisationen är förmodligen inte via social medier, chattar, fildelning eller andra mer nyligen skapade kommunikationssätt, men det kan hända. De som ansvarar plattformarna behöver ha kunskap om lagkraven kring allmän handling och hur de ska hantera information som de bedömer behöver registreras.

Öppning

Huvudregeln är att all inkommande information ska hanteras så fort som möjligt, d v s samma dag som den kommer in till myndigheten, oavsett i vilken form. Felsänd information omedelbart ska skickas vidare till rätt mottagare och är det papperspost ska den ankomststämplas innan den skickas vidare.

Kravet på att informationen ska tas om hand så fort som möjligt gäller även personadresserad post. E-post som skickas direkt till enskilda anställda och förtroendevalda räkans som personadresserad, därför är det viktigt att e-posten kan hanteras av någon annan vid eventuell frånvaro.

Fullmakt

Enklast är att ge fullmakt att de som sköter postöppningen får öppna direktadresserad post till dig och att dela din e-postlåda med dina närmaste kollegor som kan ta hand om informationen vid din frånvaro.

Frånvaro

E-posten måste hanteras dagligen även vid frånvaro och det är två saker som behöver göras:

  • Svarsmail som berättar hur länge du kommer att vara borta och vart personen kan vända sig till så länge. Det räcker dock inte med enbart ett svarsmail, du behöver även se till att inkommande e-post hanteras under din frånvaro.
  • Se till att e-posten hanteras. Två sätt: Antingen vidarebefordra din mail till en funktionsbrevlåda eller en möjligtvis en kollega. Funktionsbrevlåda är alltid att föredra, men i vissa fall är det kanske inte lämpligt. Eller att ge dina närmaste kollegor behörighet till din e-postlåda. Den sistnämnda metoden brukar vara att föredra, eftersom det gör det möjligt att se vad som gjorts med e-posten i efterhand.
  • Öppna e-posten själv. Om du inte kan lösa hanteringen av din e-post när du är frånvarande, måste du själv regelbundet öppna och hantera inkommande e-postmeddelanden.

Hemliga handlingar

Något som är särskilt viktigt att se över rutinerna för är hemliga handlingar: Vem har behörighet att öppna information som utgör hemlig handling? Hur ska det hanteras vid frånvaro? För att ni ska hantera hemliga handlingar korrekt behöver ni ha tydliga rutiner som organisationens säkerhetsskyddschef ansvarar för.

Bok.png

Läs mer på sidan:


Registrering

Registreringen av information som utgör allmän handling ska göras samma dag. Rutinerna för registrering kan se väldigt olika ut beroende på typ av information och hur verksamheten har valt att organisera arbetet.

Förteckning över handlingar som ska registreras. Det är bra att upprätta en förteckning över information som ska registreras och hur som ett komplement till en rutin för posthantering och informationshanteringsplanen. Förteckningen bör vara ett dokument som uppdateras utifrån diskussioner inom registraturen. Det är omöjligt att på förhand fastställa hur allt som kommer in till organisationen ska hanteras. En viss del kommer alltid att behöva avgöras i den dagliga hanteringen. Skriv ner det ni stöter på i förteckningen för att göra lika nästa gång och kanske få vägledning till kommande frågeställningar.

Handläggare. Även om ni försöker styra om informationen mot funktionsbrevlådor kommer en del av informationen som utgör allmän handling och ska registreras att komma direkt till handläggare och förtroendevalda. För att det ska fungera behöver ni skapa en kunskap och medvetenhet kring hanteringen av allmän handling i dessa grupper. Använd de kanaler ni har för att nå ut med frågan kring allmän handling: Utbildningar, diskussioner i ledningsgrupper och på arbetsplatsträffar, information på intranätet etc.

Innehållet avgör. Det är alltid informationens innehåll som avgör huruvida informationen utgör allmän handling eller inte. Oavsett om informationen ligger i ett e-postmeddelande, i en fil, på papper eller något annat så ska samma typ av information hanteras på samma sätt.

Sekretessinformation. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar registreringen av allmänna handlingar. Allmänna handlingar som är offentliga kan förvaras systematiskt, medan sekretessbelagda handlingar måste registreras. Kravet på registrering behöver inte uppfyllas genom diarieföring i organisationens allmänna diarium – beroende på typ av information kan den registreras på olika sätt. Det viktigaste i kravet på registrering är att det ska finnas ett register med offentlig information om att handlingarna existerar. Grundförutsättningen för offentlig förvaltning är transparens och därför är det viktigt att kunna visa att handlingarna finns, även om de är sekretessbelagda.



▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning