Äldre digitalt material

Med äldre digitalt material avses äldre typer av fysiska lagringsmedier som band, CD och disketter. Det vill säga information som idag inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar.

Innehåll

1 Inventering
2 Utredning och inriktningsbeslut
3 Arbetsstationer
4 Insamling

Inventering

Inventering av äldre digitalt material genomfördes hos förbundsmedlemmarna under åren 2015–2017. Syftet var att kartlägga hur mycket information som förvaras hos förbundsmedlemmarna i form av äldre digitalt material. Inventeringen var det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av materialet. En delredovisning har skett i samband med avrapportering av arbetet med att ansluta nya förbundsmedlemmar inför 2017 (hämta rapporten här: Anslutningsrapport 2017).

Utredning och inriktningsbeslut

En leveransutredning har genomförts under 2017 och utredningen visar att det inte är möjligt att på ett rationellt sätt successivt överföra material till bevarandeplattformen. Det är ett arbete som kommer att ta lång tid och kommunerna har inte vare sig utrymmen, teknik eller kunskap för att hantera materialet. Den idé vi arbetar utifrån är att samla in materialet för förvaring och därefter successivt hantera överföring till bevarandeplattformen. Utifrån vad som påträffats så här långt är bedömningen att det är sannolikt att en hel del av informationen från senare delen av 1990-talet och framåt även kommer att finnas på kommunernas lokala servrar. Kompletterande inventering av material på servrar kan därför behövas.

Risken om inte insamling sker är informationsförlust om material kastas av misstag. Det är inte möjligt att skilja bevarandevärt material från det som har gallrats utan att öppna upp och analysera innehållet. Principen för prioritering kommer att vara det äldsta materialet först, det vill säga en riskbedömning av vilket material som löper störst risk att gå förlorat.

Arbetsstationer

Gamla klenoder

Det material som påträffats behöver kontrolleras för funktion. Sydarkivera förbereder därför fem arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera. Arbete pågår med att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror. Uppskattningsvis finns det omkring 15 flyttlådor programvara och manualer som identifierats i samband med inventeringen.

Successivt kommer dokumentation, handledningar, interna rutiner och mallar arbetas fram för det äldre digitala materialet. Urval för bevarande och förslag till lösningar arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Insamling

Ansvar för och överlämnande av det äldre digitala materialet beslutas i särskilda överenskommelser som tecknas med respektive förbundsmedlem, lista över insamlat material bifogas överenskommelsen. Insamling kan endast ske hos kommuner som beslutat om att utse Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Det kan finnas sekretessmaterial även i det äldre digitala materialet.