Äldre digitalt material
Från Sydarkiveras Wiki
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.
Äldre digitalt material är information som lagras på diskett, band eller CD och som skapats under perioden cirka 1978–2005. Det vill säga information som idag eventuellt inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar.
Innehåll
Utredning och inriktningsbeslut
En leveransutredning genomfördes 2017 och utredningen visade att det inte är möjligt att på ett rationellt sätt successivt överföra material till bevarandeplattformen. Det är ett arbete som kommer att ta lång tid och kommunerna har inte vare sig utrymmen, teknik eller kunskap för att hantera materialet. Den idé Sydarkivera arbetar utifrån är att samla in materialet för förvaring och därefter successivt hantera överföring till bevarandeplattformen. Utifrån vad som påträffats så här långt är bedömningen att det är sannolikt att en hel del av informationen från senare delen av 1990-talet och framåt även kommer att finnas på kommunernas lokala servrar. Kompletterande inventering av material på servrar kan därför behövas.
Risken om inte insamling sker är informationsförlust om material kastas av misstag. Det är inte möjligt att skilja bevarandevärt material från det som har gallrats utan att öppna upp och analysera innehållet. Principen för prioritering kommer att vara det äldsta materialet först, det vill säga en riskbedömning av vilket material som löper störst risk att gå förlorat.
Beslut om att utreda hantering av äldre digitalt material finns i Sydarkiveras verksamhetsplan för 2017. Verksamhetsplanen antogs av Sydarkiveras förbundsfullmäktige § 19, 2016-11-04 (dnr SARK.2016.4).
Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 2 juni 2017, § 21 fattades ett inriktningsbeslut när det gäller ÄDM (dnr SARK.2017.57). Förbundsstyrelsen beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att etablera en tjänst för att hantera det äldre digitala materialet samt påbörja insamling av det äldre digitala materialet.
Inventering
En första inventering av äldre digitalt material genomfördes hos förbundsmedlemmarna under åren 2015–2017. Syftet var att kartlägga hur mycket information som förvaras hos förbundsmedlemmarna i form av äldre digitalt material. Inventeringen var det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av materialet. En delredovisning har skett i samband med avrapportering av arbetet med att ansluta nya förbundsmedlemmar inför 2017.
Inventeringen har omfattat det äldre digitala materialet, 5,25” och 3,5” disketter, DAT-band och cd-skivor från i första hand 80- och 90-talet, fram till ca 2003. Inventeringen har skett genom personliga besök på medlemskommunernas kommunarkiv, förvaltningar och skolor.
Information och förankring hos förbundsmedlemmarna har skett på olika sätt. Den modell som fungerat bäst är att först inleda med ett telefonsamtal med kommunarkivarie eller i mindre kommuner arkivansvarig, administrativ chef eller kanslichef. Detta har följts av ett e-postmeddelande med en närmare beskrivning av inventeringen för vidare befordran till förvaltningsregistrator respektive rektorer, med flera. Därefter kontaktas respektive person inför besöket.
Tillvägagångssättet vid inventering var manuell genomgång på plats i respektive kommun. Besöken har genomförts både på central förvaltningsnivå och ute på skolor och övriga verksamheter. När inventeringen var slutförd på respektive kommun gjordes en sammanställning med förklarande text. Det är mycket vanligt att personalen inte känner till om det finns något material eller var det kan finnas. Det är inte så konstigt med tanke på att gamla disketter med mera inte efterfrågats på 15–25 år och därför fallit i glömska. Det medför ofta intressanta vandringar i skolornas gamla skyddsrum och vindar. Resultatet av inventeringen har varit mycket varierande. I en kommun kan det finnas mängder av material i en annan ingenting.
Insamling
Ansvar för och överlämnande av det äldre digitala materialet beslutas i särskilda överenskommelser som tecknas med respektive förbundsmedlem, lista över insamlat material bifogas överenskommelsen. Insamling kan endast ske hos kommuner som beslutat om att utse Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Det kan finnas sekretessmaterial även i det äldre digitala materialet.
Arbetsstationer
Det material som påträffats behöver kontrolleras för funktion. Sydarkivera har tillgång till olika arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera. Arbete pågår kontinuerligt med att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror. Uppskattningsvis finns det omkring 15 flyttlådor programvara och manualer som identifierats i samband med inventeringen.
Successivt kommer dokumentation, handledningar, interna rutiner och mallar arbetas fram för det äldre digitala materialet. Urval för bevarande och förslag till lösningar arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.
Hantering av äldre digitalt material
Funktionskontroller
Det material som påträffats kontrolleras för funktion. Ett antal arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera har satts upp. Arbete har genomförts för att samla in och att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror.
Exempel på äldre digitalt material
| Beskrivning | Bild |
|---|---|
FloppydiskarFloppy diskar finns i två olika format, 8" och 5 1/4". dessa kan vara enkelsidiga, gäller främst 8" diskar till ordbehandling, Xerox eller Scribona eller tidiga 5 1/4" till ex-vis ABC 80, eller dubbelsidiga och ha olika täthet. Tätheten markeras som DD double density eller HD High density. Dessa disketter är mjuka och har en öppen flik. Det är viktigt att inte böja dem eller röra vid den öppna fliken för att undvika fysiska skador på disketten. Eftersom disketterna har en yta av magnetiskt material får de inte komma i kontakt med magneter! De äldre, 360 kilobytes disketterna, är ömtåligare än de nyare 1,2 megabytes. Det kan bero på ålder eller mindre varsamt behandlande. |
|
3,5" disketterMac kom tidigt med hårda 3,5" disketter som senare blev standard även i PC världen. Dessa är betydligt slitstarkare än den äldre modellen och fungerar i de flesta fall fortfarande. Vad gäller dessa disketter måste man dock tänka på att de äldre disketterna på 760 kb inte går att läsa i moderna externa diskettenheter som av någon anledning bara görs för att läsa de modernare 1,44 mb disketterna. Vid försök att läsa en äldre diskett kommer frågan "Disketten är inte formatterad, vill du formatera den nu". Det är i de flesta fall inte sant men har nog redan gjort att en hel del fullt funktionsdugliga disketter hamnat i papperskorgen. Säkrast är att använda en gammal PC. Det finns äldre externa enheter som fungerar men de kan vara svåra att få tag på eftersom de är runt 15 år gamla idag. 8" diskarna är en egen avdelning eftersom det är mycket svårt att få tag på gamla ordbehandlingmaskiner nuförtiden. Det finns en möjlighet att ansluta en gammal 8" diskettenhet till en ABC 80, det gäller bara att hitta den. Förmodligen är kvaliteten på dessa disketter relativt god eftersom disketten användes tills den var full och sedan arkiverades, det allra mesta som fanns på disketten var då utskrivet på papper. |
|
ZipdiskarSå kallade zipdiskar lanserades av Iomega 1994 för att kunna ta med sig större datamängder mellan olika maskiner, så som vi använder USB minnen idag. Mest kända är Iomegas zipdrive som var ledande och fanns med allt större diskar fram till början av 2000-talet då Usbminnena började bli vanliga. En annan aktör på marknaden var Syquest med snarlika produkter. |
|
Tape-backuperLagring på magnetband har varit vanligt sedan 50-talet och blev på 80-talet ett billigt alternativ till lagring på diskett och hårddisk. För PC/mac bruk användes i början vanliga kassetband för lagring. Från mitten av 80-talet kom dedicerade tapebackup-enheter. Vanliga var då DEC TK50 DLT med 94 Mb lagring och Exabyte/Sony EXB2000 med 2,4 Gb. På 90-talet var HP DDS1-4, med 2,64-40 Gb och Travan QIC 80-3220 Gb vanliga. |
|
Urval och prioritering
Överföring till bevarandeplattform
För att kunna överföra de äldre filformaten till bevarandeplattformen måste dessa konverteras till moderna format. Detta sker med olika former av konverteringsprogram, oftast olika för de olika filformaten. Detta innebär att arbetet blir tidsödande. Det finns dock ingen anledning att spara de äldre filerna utan konvertering då dessa inte kommer att vara läsbara i framtiden.
Ordna och förteckna
Omvärldsbevakning
Omvärldsbevakning sker genom att följa vad som är på gång hos kulturarvsinstitutioner som muséer och arkiv när det gäller äldre digitalt material. Bland annat genom att delta i nätverksgrupper, sociala media och bevaka institutionernas webbplatser. Kontakter har tagits med bland annat Jönköpings länsmuseum, Vetlanda museum, Blekinge museum, Blekingearkivet vilket har resulterat i utbyte av reservdelar och erfarenheter. Det finns alltfler initiativ, nationellt och internationellt, för att bevara äldre digitalt material. Ett exempel är datormuseer, eller avdelningar på tekniska museer, inriktade på att bevara datorer och programvaror. I Sverige finns bland annat [www.datamuseet.se Datamuseet IT-centrum i Linköping]. Även Tekniska museet i Stockholm har utställningar med inriktning mot it-historia och en datorsamling som finns sökbar via internet. Det finns också initiativ inriktade mot emulering, det vill säga att tillverka ny hårdvara eller ny mjukvara som kan läsa gamla filer. Arkiv och bibliotek runt om i världen arbetar på olika sätt med att bevara äldre digitalt material.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg