Äldre digitalt material

Från Sydarkiveras Wiki

Äldre digitalt material är information som lagras på diskett, band eller CD och som skapats under perioden cirka 1978–2005. Det vill säga information som idag inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar.

Utredning och inriktningsbeslut

En leveransutredning genomfördes 2017 och utredningen visade att det inte är möjligt att på ett rationellt sätt successivt överföra material till bevarandeplattformen. Det är ett arbete som kommer att ta lång tid och kommunerna har inte vare sig utrymmen, teknik eller kunskap för att hantera materialet. Den idé Sydarkivera arbetar utifrån är att samla in materialet för förvaring och därefter successivt hantera överföring till bevarandeplattformen. Utifrån vad som påträffats så här långt är bedömningen att det är sannolikt att en hel del av informationen från senare delen av 1990-talet och framåt även kommer att finnas på kommunernas lokala servrar. Kompletterande inventering av material på servrar kan därför behövas.

Risken om inte insamling sker är informationsförlust om material kastas av misstag. Det är inte möjligt att skilja bevarandevärt material från det som har gallrats utan att öppna upp och analysera innehållet. Principen för prioritering kommer att vara det äldsta materialet först, det vill säga en riskbedömning av vilket material som löper störst risk att gå förlorat.

Beslut om att utreda hantering av äldre digitalt material finns i Sydarkiveras verksamhetsplan för 2017. Verksamhetsplanen antogs av Sydarkiveras förbundsfullmäktige § 19, 2016-11-04 (dnr SARK.2016.4).

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 2 juni 2017, § 21 fattades ett inriktningsbeslut när det gäller ÄDM (dnr SARK.2017.57). Förbundsstyrelsen beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att etablera en tjänst för att hantera det äldre digitala materialet samt påbörja insamling av det äldre digitala materialet.

Inventering

En första inventering av äldre digitalt material genomfördes hos förbundsmedlemmarna under åren 2015–2017. Syftet var att kartlägga hur mycket information som förvaras hos förbundsmedlemmarna i form av äldre digitalt material. Inventeringen var det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av materialet. En delredovisning har skett i samband med avrapportering av arbetet med att ansluta nya förbundsmedlemmar inför 2017.

Inventeringen har omfattat det äldre digitala materialet, 5,25” och 3,5” disketter, DAT-band och cd-skivor från i första hand 80- och 90-talet, fram till ca 2003. Inventeringen har skett genom personliga besök på medlemskommunernas kommunarkiv, förvaltningar och skolor.

Information och förankring hos förbundsmedlemmarna har skett på olika sätt. Den modell som fungerat bäst är att först inleda med ett telefonsamtal med kommunarkivarie eller i mindre kommuner arkivansvarig, administrativ chef eller kanslichef. Detta har följts av ett e-postmeddelande med en närmare beskrivning av inventeringen för vidare befordran till förvaltningsregistrator respektive rektorer, med flera. Därefter kontaktas respektive person inför besöket.

Tillvägagångssättet vid inventering var manuell genomgång på plats i respektive kommun. Besöken har genomförts både på central förvaltningsnivå och ute på skolor och övriga verksamheter. När inventeringen var slutförd på respektive kommun gjordes en sammanställning med förklarande text. Det är mycket vanligt att personalen inte känner till om det finns något material eller var det kan finnas. Det är inte så konstigt med tanke på att gamla disketter med mera inte efterfrågats på 15–25 år och därför fallit i glömska. Det medför ofta intressanta vandringar i skolornas gamla skyddsrum och vindar. Resultatet av inventeringen har varit mycket varierande. I en kommun kan det finnas mängder av material i en annan ingenting.

Insamling

Ansvar för och överlämnande av det äldre digitala materialet beslutas i särskilda överenskommelser som tecknas med respektive förbundsmedlem, lista över insamlat material bifogas överenskommelsen. Insamling kan endast ske hos kommuner som beslutat om att utse Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Det kan finnas sekretessmaterial även i det äldre digitala materialet.

Arbetsstationer

Gamla klenoder

Det material som påträffats behöver kontrolleras för funktion. Sydarkivera har tillgång till olika arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera. Arbete pågår kontinuerligt med att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror. Uppskattningsvis finns det omkring 15 flyttlådor programvara och manualer som identifierats i samband med inventeringen.

Successivt kommer dokumentation, handledningar, interna rutiner och mallar arbetas fram för det äldre digitala materialet. Urval för bevarande och förslag till lösningar arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Funktionskontroller

Det material som påträffats kontrolleras för funktion. Ett antal arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera har satts upp. Arbete har genomförts för att samla in och att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror.

Urval och prioritering

Överföring till bevarandeplattform

Ordna och förteckna

Omvärldsbevakning

Omvärldsbevakning sker genom att följa vad som är på gång hos kulturarvsinstitutioner som muséer och arkiv när det gäller äldre digitalt material. Bland annat genom att delta i nätverksgrupper, sociala media och bevaka institutionernas webbplatser. Kontakter har tagits med bland annat Jönköpings länsmuseum, Vetlanda museum, Blekinge museum, Blekingearkivet vilket har resulterat i utbyte av reservdelar och erfarenheter. Det finns alltfler initiativ, nationellt och internationellt, för att bevara äldre digitalt material. Ett exempel är datormuseer, eller avdelningar på tekniska museer, inriktade på att bevara datorer och programvaror. I Sverige finns bland annat [www.datamuseet.se Datamuseet IT-centrum i Linköping]. Även Tekniska museet i Stockholm har utställningar med inriktning mot it-historia och en datorsamling som finns sökbar via internet. Det finns också initiativ inriktade mot emulering, det vill säga att tillverka ny hårdvara eller ny mjukvara som kan läsa gamla filer. Arkiv och bibliotek runt om i världen arbetar på olika sätt med att bevara äldre digitalt material.

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning