Äldre digitalt material

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Äldre digitalt material är information som lagras på diskett, band eller CD och som skapats under perioden cirka 1978–2005. Det vill säga information som idag inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar.

Utredning och inriktningsbeslut

En leveransutredning genomfördes 2017 och utredningen visade att det inte är möjligt att på ett rationellt sätt successivt överföra material till bevarandeplattformen. Det är ett arbete som kommer att ta lång tid och kommunerna har inte vare sig utrymmen, teknik eller kunskap för att hantera materialet. Den idé Sydarkivera arbetar utifrån är att samla in materialet för förvaring och därefter successivt hantera överföring till bevarandeplattformen. Utifrån vad som påträffats så här långt är bedömningen att det är sannolikt att en hel del av informationen från senare delen av 1990-talet och framåt även kommer att finnas på kommunernas lokala servrar. Kompletterande inventering av material på servrar kan därför behövas.

Risken om inte insamling sker är informationsförlust om material kastas av misstag. Det är inte möjligt att skilja bevarandevärt material från det som har gallrats utan att öppna upp och analysera innehållet. Principen för prioritering kommer att vara det äldsta materialet först, det vill säga en riskbedömning av vilket material som löper störst risk att gå förlorat.

Beslut om att utreda hantering av äldre digitalt material finns i Sydarkiveras verksamhetsplan för 2017. Verksamhetsplanen antogs av Sydarkiveras förbundsfullmäktige § 19, 2016-11-04 (dnr SARK.2016.4).

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 2 juni 2017, § 21 fattades ett inriktningsbeslut när det gäller ÄDM (dnr SARK.2017.57). Förbundsstyrelsen beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att etablera en tjänst för att hantera det äldre digitala materialet samt påbörja insamling av det äldre digitala materialet.

Inventering

En första inventering av äldre digitalt material genomfördes hos förbundsmedlemmarna under åren 2015–2017. Syftet var att kartlägga hur mycket information som förvaras hos förbundsmedlemmarna i form av äldre digitalt material. Inventeringen var det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av materialet. En delredovisning har skett i samband med avrapportering av arbetet med att ansluta nya förbundsmedlemmar inför 2017.

Inventeringen har omfattat det äldre digitala materialet, 5,25” och 3,5” disketter, DAT-band och cd-skivor från i första hand 80- och 90-talet, fram till ca 2003. Inventeringen har skett genom personliga besök på medlemskommunernas kommunarkiv, förvaltningar och skolor.

Information och förankring hos förbundsmedlemmarna har skett på olika sätt. Den modell som fungerat bäst är att först inleda med ett telefonsamtal med kommunarkivarie eller i mindre kommuner arkivansvarig, administrativ chef eller kanslichef. Detta har följts av ett e-postmeddelande med en närmare beskrivning av inventeringen för vidare befordran till förvaltningsregistrator respektive rektorer, med flera. Därefter kontaktas respektive person inför besöket.

Tillvägagångssättet vid inventering var manuell genomgång på plats i respektive kommun. Besöken har genomförts både på central förvaltningsnivå och ute på skolor och övriga verksamheter. När inventeringen var slutförd på respektive kommun gjordes en sammanställning med förklarande text. Det är mycket vanligt att personalen inte känner till om det finns något material eller var det kan finnas. Det är inte så konstigt med tanke på att gamla disketter med mera inte efterfrågats på 15–25 år och därför fallit i glömska. Det medför ofta intressanta vandringar i skolornas gamla skyddsrum och vindar. Resultatet av inventeringen har varit mycket varierande. I en kommun kan det finnas mängder av material i en annan ingenting.


Äldre mjukvaror

Namn år Funktion
4dos 1990 Dos med fler funktioner
602Pro pc-suite 2000 2000 Hanterar alla typer av MS-officefiler oberoende av version
602Pro pc-suite 4.0 2018 som ovan
7z 4,62 1999- kraftfullt packningsprogram som packar / packar upp allt
Abisuite 1.0.1-1.0.6 1998 Opensource som hanterar ett stort utbud av olika filer
All stars utilities pack 198? Olika typer av hjälpprogram
Any to ISO 200? Skapar brännbara ISO-filer
Arj 241 1990- Packningsprogram, stort under 90-talet
ARJ 4.21 1994 som ovan
Autocad 1982 Standard cadprogram inom den kommunala sektorn
Autocad 2002 2002 som ovan
Blindwrite 7 2013 Specialprogram för hantering av CD-skivor
Borland Paradox 3,5 2000 Relationsdatabas kompatibel med bla Dbase och Dataflex
Borland Reflex 1987 Relationsdatabas
brown bag wordprocessor 1985 Baserad på Wordstars filsystem
Checkdrive Testar HD
Coherent 1980 IBM unix
Corel Draw - 10 1989 Rit och bildbehandlingsprogram finns fram till Windows 10
CPU-Z 1,74 -2019 Koll av CPU
Dataflex 2.3 B 1982- Högnivå programspråk
Dbase IV 1979- Den första databas hanteraren för PC
MS-dos 1.1 1981 DiskOperativSystem
Dos 3.3 som ovan
Dos 4.01 s o
Dos 5.0 s o
Dos 6.0 s o
Dos 6.21 s o
Dos 6.22 enhanced tools s o
Dos 6.22 till 5 1/4 s o
Dosbox 0.74 Kör dosprogram i windows
Doxillion fileconverter 2018 Filkonverterare
Drivereasy Hjälp att hitta drivrutiner
Driverfinder s o
DWG fastview plus 2015 läser alla cadprograms DWG-filer
Easywriter 1-2 1979 Mac`s första ordbehandlare
Ergo ord 4.0 1989 Svenskutvecklad ordbehandlare, vanlig inom kommuner
Filemaker pro 12 1980-tal databashanterare för Mac
Filemaker pro 16.04 s o
First Publisher 3.0 1988 Ett av de första inom desktop publishing
Fox 200
Framework 4 1987 Kontorsprogram
Hdclone 8.08 2003 Backup och Kloningsprogram
Kingsoft office suite 1988 Kontorsprogram numera WPS-office
Lotus 1-2-3 2.2 1983 Kalkylprogram ersatte Visicalc och Multiplan
Lotus 1-2-3 3.0 s o
Lotus 1-2-3 5.0 s o
Mac OS 7,1 1984- Operativsystem för mac fram till 2001
MS-Office 2003
MS-Office 97
Norton utilities 5.0 1982- Bra hjälpprogram finns fortfarande
Odiskrecovery 14ENU 1990? Filräddningsprogram
Pctools 1.03 1980 hjälpprogramserie fram till 1998 (övertaget av Symantec)
Pctools dl 6.0 s o
Pctools for windows 1.0 s o
Pctools 9,0 s o
PFS Windowworks 1.1 1980- Presentationprogram för Dos
Pklit .03 1982- Packningsprogram
PKlit1.03 s o
Pkz 2.04g s o
PKZ204 g s o
Pkzip s o
Portabase 2.1 ? Konverterar databasfiler mellan olika format
Puran file-recovery ? Återskapar skadade filer
RAR 1993 Packningsprogram från Ryssland
RBASE for OS2 2.1 1981 Relations databas
Recoverit 153 1990-tal Återsskapa skadade filer
Recoverit 4 137 s o
Recoverit 4134 s o
Rufus 3,6 Skapa startbara USBenheter
Rufus 3,8 S o
Scribus 1.4.8 windows Kompatibelt med filer från de flesta OS
Sprint
Tar Packningsprogram
Testdisk 7,2 Prova en diskett eller HD:s integritet
Ultra fileopener 2010 Öppnar 500 filformat
Vdos Öppnar dosapplikationer i Windows 7-10
Ventura publisher 1.1 1981 DTP för GEM
Winzip 7,0 1991 packningsprogram för windows
Windows 1.3 1985 OS
Windows 3.1 1992 OS
Windows 95 1995 OS
Windows 98 1998 OS
Windows XP 2001 OS
Volkswriter deluxe 2.1 1984 Ordbehandling
Word star 5.0 1978 s o
Wordstar for windows 1.5 1991 s o
Wordvision 1.03 1983 s o
Yodot HD recovery 200? Rädda material på skadade hårddiskar
Zipplus 2019 Hanterar såväl äldre som moderna zip, rar, tar mfl filer

Insamling

Ansvar för och överlämnande av det äldre digitala materialet beslutas i särskilda överenskommelser som tecknas med respektive förbundsmedlem, lista över insamlat material bifogas överenskommelsen. Insamling kan endast ske hos kommuner som beslutat om att utse Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Det kan finnas sekretessmaterial även i det äldre digitala materialet.

Arbetsstationer

Gamla klenoder

Det material som påträffats behöver kontrolleras för funktion. Sydarkivera har tillgång till olika arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera. Arbete pågår kontinuerligt med att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror. Uppskattningsvis finns det omkring 15 flyttlådor programvara och manualer som identifierats i samband med inventeringen.

Successivt kommer dokumentation, handledningar, interna rutiner och mallar arbetas fram för det äldre digitala materialet. Urval för bevarande och förslag till lösningar arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.


Äldre hårdvara

Beteckning År cirka Typ Köp/medlem/övrigt Antal Anmärkning
I-mac 1992 PC B 1 Byte med Vetlanda museum
1x4x6 smålådor elektornikdelar Olofström 1 från 1970-tal och framåt
4x4x12 smålådor elektronikdelar Olofström 4 från 1970-tal och framåt
ABC 80 1978 PC Ö. Göinge 1 Komplett med skrivare
ABC 80 1978 PC Oskarshamn 1 Hemmabygge
ABC 800 1986 PC M 1 behöver TLC
ABC 815 1986 Skärm M 1 14"
ABC 830 1986 Diskettstation M 1 5,25" dubbel
Advance instr. 1988 Magneto Optical M 1 Typ Syquestenhet
Amstrad 1990 "laptop" M 1
Apple 1993 Matrisskrivare K 1 Epson
Apple II diskenhet 80-tal Extern disk K 1
Archive 31 250Q 1989 Tape bu M 1
Archive 5540 1985 Tape BU K 1 MFM
Asus I 1992 Pc Ö 1 Med parallell och seriell anslutning
AsusII 1996 Pc Ö 1
Bell&Howell 50-tal Projektor 16 mm M 1
Canon 1986 PC AS100 M 1
Canoscan 3000 90-tal Scanner M 1
CD 1995- CD/DVD M+K 7
CD Philips 1990 K 1 Extern
Claris Works 1986 Officepaket M 1
Compac evo 1998 PC 4 st K Finns i Ljungby
Compaq EVO 1998 PC K 1 Lab PC
DDS 1 1989 Tape BU K Kommentar
DDS 2 1993 Tape BU K Kommentar
DDS 3 1996 Tape BU K Kommentar
DDS 4 1999 Samma som Dat 40 K Kommentar
Dell 90-tal 15" skärm M 1 VGA
Denon 1995 Kassetdäck K 1
Diskenhet 3,5" 1990 720/1,44 M 3
Diskenhet 5,25" 1985 K 3
Diverse reservdelar 80-90 kablar, möss m.m. M flera
Dux 1988 Video 2000 K 1
EISA VGA-kort 1989 Grafikkort Olofström 1
EISA-MFM kort 1985 Kontrollkort K 1
Ergo-ord 4.0 1988 Ordbehandling Hässleholm 1
Esselte 1990 AV system Olofström 1
Expert 1990 Diaprojektor K 1
Fisher 1980 Betamax K 1
Fisher 1980 Betamax Video K 1 Finns i Ljungby
Fujitsu Siemens 2000 PC Region Blekinge 1 Region Blekinge, Trafik och kultur
Funai 2005 DVD/VHS K 1
Grafikkort 80-90 VGA M 5 i huvudsak PCI
Grundig 1960-tal Rullbandspelare Olofström 1
Hidem 1988 Modem Karlskrona 1
HP 1740 1998 15" Skärm M 1
HP dat 40 1999 Tape BU K 1
HP dat 72 2003 Tape BU K 2 kompatibel med DDS 4
HP DDS3 1997 Tape BU K 1 Kompatibel med DDS 1 och DDS 2
HP SW dat 72 1990 Tape enhet K 2
HP-Plotter 1977 Termoskrivare K 1
Hårddiskar 80-90 Ide-diskar M/K 10 Blandade storlekar och ålder
IBM 1985 PC-AT K 1
IBM 1989 Laptop K 1
IBM 1983 PC AT lån fr Simrishamn 1
Iomega 1993 drive K 1
Iomega 1995 drive K 1
Iomega Ditto 2000 tape-drive K
Ion Video VHS 2002 Med USB-kontakt K 1
Kodak 3000-DSV-E 2000 Microfilmscanner Vellinge 1 SCSI
Lexmark 1988 Bläckstråleskrivare M 1
LG 1999 Video M 1
Ljudkort 80-90 Soundblaster M 3 soundblaster eller kloner
Macintosh 1992 Performa 400 M 1
McD-800
Mercury 1983 Skärm CGA Mattias 1
Minox 1970 Microficheläsare Loppisfynd 1
Mitac 1988 Laptop Ö. Göinge 1 Behöver lite TLC
Modem Adsl 1995 Olofström 1
Moderkort 90-tal ASUS mfl K/M 6 Avser reservkort, ej inbyggda
Multimedia ??? 1988 Notebook M 1 3,5" diskettenhet, dåligt batteri
Namnlös 1992 Lab PC Ö 1 i delar
Namnlös PC 1996 Lab PC Ö 1 i delar
Namnlös PC 1998 Lab PC Ö 1 i delar
Namnlös PC 486 1994 Lab PC K 1 i delar
Omärkt PC-AT 1986 IBM kompatibel K 1
Packard-Bell 60-tal 16 mm projektor Nybro 1
Palm PALM Pocket PC M 1
Palm Keyboard M 2
Palm IIIC PALM Pocket PC M 1
Palm V PALM Pocket PC M 1
Parallell HD-docka 2000 IDE M 1
Philips 1999 VCR Video K 1
Philips 1980 Betamax K 1
Philips Showview 2005 DVD/VHS K 1
PSU 80-90 Blandat M 3 Ej inbyggda
RCA 60-tal Projektor 16 mm Nybro
Samsung 90-tal 14" Skärm Olofström 1 "Tjockskärm"
Samsung SM500S 90-tal Skärm 14" Olofström
Sanyo 1988 Video 2000 K 1
SCSIkort 80-90 Olika märken K 3 För ZIP-drives, tape BU m.m.
Seagate ST-125 1998 HD M 1
Siemens 2000 Tegelstens telefon K 1 Utställningsföremål
Siemens 2000 Video 2000 K 1 Ljungby
Simda 400 W 1998 Diaprojektor K 1 Karusellmodell
Sony 1998 Rullbandspelare K 1
Sony 1985 C-max Nybro 1
Sony 1990-tal Tape Bu M 1 DDS 1-2
Sony Digital Mavica 1998 Digital kamera K
Sony MDS JE 530 2000 Minidiskspelare K 1
Sony SDX-400C 2002 Tape BU K 1 Advanced intelligent Tape
Sony-matic 1970 VideoCorder Nybro 1
Spark 1PE 1997 Tape BU K 1 Elförsörjning saknas, typ Iomega dinkont.
SPCS 1988 Laptop M 1 286?
Styrkort 80-90 Blandat M 3
Syquest SQ555 1981 Optisk skivläsare K 1 MFM
Technics SL-J110R 1998 Skivspelare K 1
Tillverkare? 1980 Dubbel 8" diskläs. Ö. Göinge 1 Skall gå att ansluta till ABC 80
USB-floppy 2017 endast 1,44 K 2
USB-Floppy 2005-2010 även 720 kb K 2
Videoredigerare 2004 sony pro K 1 F+A11:F115inns i Ljungby

Hantering av äldre digitalt material

Funktionskontroller

Det material som påträffats kontrolleras för funktion. Ett antal arbetsstationer för test av gamla filformat, band, disketter med mera har satts upp. Arbete har genomförts för att samla in och att restaurera maskiner för olika generationers lagringsmedia och filtyper. Detta för att kunna läsa och hantera det äldre digitala materialet inför överföring till bevarandeplattform. Arbetsstationerna består av datorer, läsare för olika typer av media och programvaror.

Exempel på äldre digitalt material

Beskrivning Bild

Floppydiskar

Floppy diskar finns i två olika format, 8" och 5 1/4". dessa kan vara enkelsidiga, gäller främst 8" diskar till ordbehandling, Xerox eller Scribona eller tidiga 5 1/4" till ex-vis ABC 80, eller dubbelsidiga och ha olika täthet. Tätheten markeras som DD double density eller HD High density. Dessa disketter är mjuka och har en öppen flik. Det är viktigt att inte böja dem eller röra vid den öppna fliken för att undvika fysiska skador på disketten. Eftersom disketterna har en yta av magnetiskt material får de inte komma i kontakt med magneter! De äldre, 360 kilobytes disketterna, är ömtåligare än de nyare 1,2 megabytes. Det kan bero på ålder eller mindre varsamt behandlande.

Floppydisk

3,5" disketter

Mac kom tidigt med hårda 3,5" disketter som senare blev standard även i PC världen. Dessa är betydligt slitstarkare än den äldre modellen och fungerar i de flesta fall fortfarande. Vad gäller dessa disketter måste man dock tänka på att de äldre disketterna på 760 kb inte går att läsa i moderna externa diskettenheter som av någon anledning bara görs för att läsa de modernare 1,44 mb disketterna. Vid försök att läsa en äldre diskett kommer frågan "Disketten är inte formatterad, vill du formatera den nu". Det är i de flesta fall inte sant men har nog redan gjort att en hel del fullt funktionsdugliga disketter hamnat i papperskorgen. Säkrast är att använda en gammal PC. Det finns äldre externa enheter som fungerar men de kan vara svåra att få tag på eftersom de är runt 15 år gamla idag. 8" diskarna är en egen avdelning eftersom det är mycket svårt att få tag på gamla ordbehandlingmaskiner nuförtiden. Det finns en möjlighet att ansluta en gammal 8" diskettenhet till en ABC 80, det gäller bara att hitta den. Förmodligen är kvaliteten på dessa disketter relativt god eftersom disketten användes tills den var full och sedan arkiverades, det allra mesta som fanns på disketten var då utskrivet på papper.

3,5" disk

Zipdiskar

Så kallade zipdiskar lanserades av Iomega 1994 för att kunna ta med sig större datamängder mellan olika maskiner, så som vi använder USB minnen idag. Mest kända är Iomegas zipdrive som var ledande och fanns med allt större diskar fram till början av 2000-talet då Usbminnena började bli vanliga.

En annan aktör på marknaden var Syquest med snarlika produkter.

Zipdisk

Tape-backuper

[1]

Lagring på magnetband har varit vanligt sedan 50-talet och blev på 80-talet ett billigt alternativ till lagring på diskett och hårddisk.

För PC/mac bruk användes i början vanliga kassetband för lagring.

Från mitten av 80-talet kom dedicerade tapebackup-enheter. Vanliga var då DEC TK50 DLT med 94 Mb lagring och Exabyte/Sony EXB2000 med 2,4 Gb.

På 90-talet var HP DDS1-4, med 2,64-40 Gb och Travan QIC 80-3220 Gb vanliga.

Tapebackup

Urval och prioritering

Överföring till bevarandeplattform

För att kunna överföra de äldre filformaten till bevarandeplattformen måste dessa konverteras till moderna format. Detta sker med olika former av konverteringsprogram, oftast olika för de olika filformaten. Detta innebär att arbetet blir tidsödande. Det finns dock ingen anledning att spara de äldre filerna utan konvertering då dessa inte kommer att vara läsbara i framtiden.

Ordna och förteckna

Omvärldsbevakning

Omvärldsbevakning sker genom att följa vad som är på gång hos kulturarvsinstitutioner som muséer och arkiv när det gäller äldre digitalt material. Bland annat genom att delta i nätverksgrupper, sociala media och bevaka institutionernas webbplatser. Kontakter har tagits med bland annat Jönköpings länsmuseum, Vetlanda museum, Blekinge museum, Blekingearkivet vilket har resulterat i utbyte av reservdelar och erfarenheter. Det finns alltfler initiativ, nationellt och internationellt, för att bevara äldre digitalt material. Ett exempel är datormuseer, eller avdelningar på tekniska museer, inriktade på att bevara datorer och programvaror. I Sverige finns bland annat [www.datamuseet.se Datamuseet IT-centrum i Linköping]. Även Tekniska museet i Stockholm har utställningar med inriktning mot it-historia och en datorsamling som finns sökbar via internet. Det finns också initiativ inriktade mot emulering, det vill säga att tillverka ny hårdvara eller ny mjukvara som kan läsa gamla filer. Arkiv och bibliotek runt om i världen arbetar på olika sätt med att bevara äldre digitalt material.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning