Lämna ut allmän handling

Från Sydarkiveras Wiki

Kom igång

Filmen ger en introduktion till vad man bör tänka på vid utlämnande av allmänna handlingar.

Vad kan lämnas ut?

Lämna.png

Hos offentliga myndigheter gäller handlingsoffentlighet som ska garantera allmänhetens rätt till insyn. Allmänheten, exempelvis en privatperson eller en journalist, har rätt att ta del av myndighetens allmänna handlingar.

Minnesanteckningar och så kallade mellanprodukter (till vardags kallade arbetshandlingar) är inte allmänna handlingar och kan därmed inte begäras ut. Privat e-post räknas till exempel inte som en allmän handling även om e-posten har skickats till en handläggares e-postkonto på arbetet

Är du osäker på vad en allmän handling är, läs mer här: Allmän handling.

När ska det ske?

Allmänna handlingar ska, om någon begär det, lämnas ut skyndsamt. Det innebär direkt eller så snart som möjligt! Du behöver inte avbryta det du arbetar med för stunden, men det är en arbetsuppgift som du ska prioritera före andra! Hur lång tid utlämnandet tar beror på flera saker, till exempel frågans eller handlingarnas komplexitet och mängden handlingar som behöver läsas igenom för att bedöma om handlingen eller uppgifter i handlingen omfattas av sekretess.

Vem har ansvaret?

Myndigheten är ansvarig för att lämna ut handlingar, men myndighet eller bolag kan besluta att uppdra åt en särskild anställd att ansvara för vården av handlingar. Då är det i första hand den personen som gör prövningen (6 kap 3 § OSL). Det kan till exempel vara handläggare, registrator eller den centrala arkivmyndigheten.

Det är ofta praktiskt att delegera beslutanderätten till någon anställd så att skyndsamhetskravet kan hållas!

Visste du att? Vem som har rätten att fatta beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar står i delegationsordningen.

Hur går det till?

Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Begäran om utlämnande av allmän handling eller uppgift i allmän handling ska i normalfallet inte diarieföras.

Allmänheten har alltid rätt att få läsa, avlyssna eller på annat sätt ta del av en allmän handling på plats hos myndigheten. Då är det alltid gratis att ta del av uppgiften. Myndigheten ska upplysa om den möjligheten. Den som begärt ut handlingen får fotografera av eller själva kopiera handlingen.

Allmänheten har också rätt att få kopior. Det finns ofta en särskild taxa när det gäller vad myndigheten ska ta betalt för kopior på allmänna handlingar.

Att lämna ut handlingar är en flerstegsprocess.

Den ser i grova drag ut såhär:

  1. Ta fram handlingarna.
  2. Läs igenom.
  3. Bedöm eventuell sekretess.
  4. Om sekretess inte förekommer, kopiera / lämna ut.
  5. Om sekretess förekommer, gå till nästa rubrik.

Kom ihåg att du aldrig får fråga vem personen som begärt ut handlingen är eller vad handlingarna ska användas till om handlingarna inte omfattas av sekretess.

Sydarkivera har tagit fram en lathund för utlämnande. Den är ett hjälpmedel för dig som handläggare.

Tänk på att du aldrig får låna ut originalhandlingar till privatpersoner eller företag!

Sekretess

Dataskydd.png

Misstänker du att det kan finnas uppgifter som omfattas av sekretess eller hemliga uppgifter i handlingarna är det viktigt att göra en skada-/menprövning. Med skada enligt OSL menas ekonomisk skada men det kan också vara kränkning av en persons integritet.

Prövningen görs genom att först läsa igenom handlingarna och vid behov diskutera frågan med din chef (så kallat ”rådrum”). När det gäller uppgifter som kan omfattas av sekretess är det viktigt att ta reda på vem det är som vill ha uppgifterna och ibland till och med till vad.

  • Informera den som begärt ut att sekretess gäller.
  • Fråga om begäran om utlämnande kvarstår. Om inte, avsluta ärendet.
  • Om begäran kvarstår, begär ytterligare uppgifter och information för att göra fortsatt sekretessbedömning.

Vilka uppgifter som kan lämnas ut varierar från fall till fall. Det innebär att varje sekretessprövning måste hanteras individuellt och inte kan standardiseras. Ofta behöver du ta en direktkontakt med den som begär ut handlingen för att få reda på vad personen redan vet för att kunna bedöma vad du kan lämna ut.

  • Om den som begärt handlingen har rätt att ta del av den ska hela handlingen, eller delar av handlingen som den sökande har rätt att ta del av, lämnas den ut snarast.
  • Delar som den sökande inte har rätt att se ska maskeras.

Om man maskat handlingar är det bra om man sparar de handlingarna under de tre veckor som personen har på sig att överklaga beslutet. Överklagar personen inte kan de maskade handlingarna kastas, eftersom det är arbetsmaterial men om en skriftlig överklagan inkommer så behövs de maskade handlingarna som underlag vid nytt beslut. Vid en överklagan ska handlingarna diarieföras dvs. förfrågan, underlag, beslut, överklagande, yttrande och beslut från kammarrätt.

  • Begär alltid legitimation när handlingen lämnas ut.

Om du skickar kopior av handlingen ska kopiorna skickas med rekommenderad post eller säker e-post. Sekretessbelagda uppgifter får inte hamna i fel händer!

  • Om den som begärt handlingen inte har rätt att ta del av den ska begäran avslås.

Vid ett avslag måste myndigheten fatta ett formellt beslut och meddela beslutet till den sökande. Glöm inte att skicka med ett avslagsbeslut med en besvärshänvisning så att beslutet kan överklagas om den sökande begär det!

Skyddade personuppgifter

Vid förfrågningar om att få ta del av allmänna handlingar som gäller en person med skyddade personuppgifter ska sekretessmarkering och kvarskrivning fungera som en varningssignal. Skatteverket har gjort bedömningen att det finns risk att personen eller dess anhöriga riskerar att förföljas eller trakasseras på annat sätt. Sekretessmarkeringen eller kvarskrivningen ska därför ingå som en del av underlaget för bedömningen av om uppgifterna ska lämnas ut. Även förfrågningar om att få ta del av allmänna handlingar gällande personer som är gömda eller papperslösa ska bedömas på samma sätt som personer med sekretessmarkering eller kvarskrivning.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Handlingar som omfattas av individurval

Vissa handlingar inom socialtjänsten ska genom regionalt urval och individurval undantas från gallring endast för forskningens behov. Dessa handlingar kan, precis som alla allmänna handlingar, begäras ut och vanlig sekretess-/menprövning ska då ske.

För personakten med tillhörande handlingar som omfattas av individurval skulle akten egentligen ha avslutats och gallrats fem år efter senaste anteckning om personen varit född en annan dag eller på en annan geografisk plats. Det innebär i praktiken att om personal inom socialtjänsten begär ut handling eller uppgift i personakt kan utlämnandet nekas med hänvisning till skydd för enskild inom socialtjänst (26 kap OSL). Tidigare kontakt med socialtjänsten ska inte kunna ligga den berörda personen, där akt undantagits från gallring, till last och kunna påverka en framtida handläggning av det nya ärendet.

Den enskilde medborgaren har däremot rätt att ta del av de delar i en personakt som berör denne. Här går inget undantag om enbart för forskningens behov in. Vad det gäller den enskildes rätt att ta del av sin akt är det andra intressen som överväger.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Hemliga handlingar

Varje myndighet ska genomföra en säkerhetsskyddsanalys där den identifierar vilka uppgiftsmängder som är hemliga.

För att kunna pröva utlämnande måste du vara behörig att kunna läsa handlingarna. Är du inte inplacerad att få hantera hemliga uppgifter så får du inte heller pröva utlämnandet. Sekretessprövningen är densamma eftersom det är samma lagstiftning som gäller, men när det gäller hemliga handlingar måste du vara ännu noggrannare när du prövar utlämnandet.

Om en begäran om utlämnande av handling där översändande myndighet har satt en hemligstämpel bör den vara vägledande för hur den egna myndigheten prövar utlämnandet. Myndigheten måste ändå göra en självständig prövning.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Rätten att överklaga

En enskild får överklaga ett beslut av en myndighet att inte lämna ut en handling. Beslutet överklagas normalt till kammarrätt.

Den som begär ut en allmän handling ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Den normala överklagandetiden är tre veckor.

Avslagsbeslutet ska beskriva varför handlingen inte lämnas ut, vilken sekretessparagraf man använt sig av samt besvärshänvisning som förklarar hur den sökande ska gå tillväga för att överklaga avslaget. Avslagsbeslutet måste tydligt förklara varför handlingen just i det här fallet inte ska lämnas ut. Det får alltså inte vara för allmänt hållet eller bara bestå av en hänvisning till en paragraf.

Om jag vägrar lämna ut handlingar?

Vägrar man att medverka till att lämna ut handlingar man är skyldig att lämna ut kan man dömas för tjänstefel. I straffskalan finns både böter och fängelse.


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning