VerkSAM Diarium

VerkSAM Diarium är ett klassificeringsschema, det vill säga en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser/arbetsflöden. Tanken är att beskrivningen ska kunna användas som diarieplan och som utgångspunkt för att strukturera informationshanteringsplaner.

Innehåll

1 Definition
2 Klassificering
- 2.1 Klassificering för att spegla verksamheten
3 Dokument
- 3.1 Tidigare versioner
4 Att använda klassificeringsschemat
- 4.1 Exempel på användning
5 Förvaltning

Definition

Klassificeringsschemat är inte någon fullständig klassificeringsstruktur enligt metoden för verksamhetsnära arkivredovisning, utan kan ses som en innehållsförteckning. Klassificeringsschemat motsvarar de tre högsta nivåerna i en klassificeringsstruktur för verksamhetsnära arkivredovisning. Tanken är att på sikt knyta beskrivningar av verksamhetsprocesser och informationsflöden till innehållsförteckningen. Det vill säga en fjärde nivå som motsvarar de faktiska arbetsrutinerna eller processerna i kommunernas verksamhet.

Målsättningen har varit att klassificeringsschemat ska vara enkelt att förstå både för verksamheten, arkivet och för allmänheten för att underlätta återsökningen av allmänna handlingar. Klassificeringsschemat är därför inte strikt processbaserat. Beskrivningen utgår från vilken typ av verksamhetssammanhang som informationen hanterades i, inte organisatorisk tillhörighet. Syftet är bland annat att bevara det ursprungliga sammanhanget (proveniens) som är viktigt bland annat för källkritik. Det har till exempel betydelse om ett mötesprotokoll har upprättats efter ett fullmäktigesammanträde eller i samband med ett arbetsgruppsmöte i ett projekt.

VerkSAM diarium är ett klassificeringsschema, det vill säga en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser eller arbetsflöden.

Klassificeringsscheman har två funktioner:

att göra arkivet sökbart utifrån verksamhetsområde,
att bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget.

Klassificeringsschemat ”märker upp” information med uppgift om vilken verksamhet och process som informationen hanteras i. Klassen talar t ex om att en ansökan hör hemma inom förskoleverksamheten och inte avser bygglov.

Klassificering

Utgångspunkt har varit olika goda exempel som tagits fram, framförallt hos de kommuner som deltagit i samarbetet. Vi har tittat på Klassa som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, men valt att inte hålla oss strikt till indelningen som föreslås i detta exempel. Klassificeringsschemat har tagits fram i samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, ITSAM och Skåne.

Klassificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang. Genom att kartlägga vad en verksamhet arbetar med, dess processer, så kan man skapa en klassificeringsstruktur bestående av en eller flera huvudnivåer, med sina tillhörande undernivåer. Nivåerna i en klassificering går från det övergripande till det specifika. Nivåstrukturen presenteras i form av en punktnotation, ju fler siffror desto längre ner i undernivåerna, desto mer specifikt.

Klassificering för att spegla verksamheten

Klassificeringsstrukturen är organisationsoberoende, den har alltså ingen koppling till en myndighetens politiska- eller tjänstemannaorganisation. Strukturen visar vilka verksamhetsområden och processer som hanteras inom de kommunala verksamheterna, alltså vad en verksamhet/myndighet arbetar med och inte vilket organ som gör det. Det senare får tydliggöras genom organisationsbeskrivningar.

Vid registrering enligt VerkSAM är det viktigt att notera att diarieplanen är oberoende av hur en kommun/bolag är organiserat vilket innebär att ett ärende som startar i en nämnd och går vidare till styrelse och eventuellt fullmäktige har samma klassificeringsnummer hela vägen.

Nämnd/styrelseprotokoll finns under verksamhetsområde 1. Demokrati och ledning men det gäller det samlade protokollet. Varje beslutsparagraf hör även hemma hos respektive ärende och registreras enligt ärendets klassificeringsnummer där.

Dokument

Aktuell version är 1.7, som är en version som är granskad och godkänd för publicering:

VerkSAM Diarium 1.7 rättad version

Tidigare versioner

Att använda klassificeringsschemat

Sydarkiveras förbundsmedlemmar rekommenderas att införa klassificeringsschemat som diarieplan i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem (diarium) eller vid behov av ny diarieplan. Mallen för informationshanteringsplan, VerkSAM Plan, följer samma klassificeringsschemat.

Klassificeringsschemat är fritt att använda, sprida, göra om och bygga vidare på. Uppge då att ditt schema baseras på Sydarkiveras klassificeringsschema. Meddela oss förslag på ändringar och synpunkter. Skicka gärna en kopia på din tillämpning och kontaktuppgifter till oss. För att kunna följa med i utvecklingen av VerkSAM rekommenderar vi att ni använder de tre översta nivåerna i schemat vid diarieföring. VerkSAM Plan innehåller ibland även en fjärde nivå som kan användas vid registrering om ni behöver särskilja informationen tydligare.

Exempel på användning

Olofströms och Hässleholms kommun har infört klassificeringsschemat som ny diarieplan i samband med att kommunerna har bytt ärende- och dokumenthanteringssystem.

Ett samarbete har startats upp i mellan bland andra kommunalförbundet Sydarkivera, kommunalförbundet ITSAM, Kalmar län, Jönköpings län, SÖSK-samarbetet. Tanken är att ta fram en gemensam mall för dokumenthanteringsplaner för att underlätta för kommunerna när nya planer ska utarbetas.

Sydarkivera använder benämningarna på verksamhetsområden för att strukturera upp arbetet med bland annat tillsyn, informationskartläggning och planering av leveranser från verksamhetssystem till system för långsiktigt digitalt bevarande

Förvaltning

Ny version arbetas fram en gång om året eller mer sällan. VerkSAM Diarium förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och utvecklas i samarbete med intresserade kommuner.

VerkSAM Diarium förvaltas av Sydarkivera men utvecklas i öppet forum.

Skapa konto via länken: https://www.yammer.com/verksam/

Den första versionen av klassificeringsschemat togs fram 2015 av en redaktionskommitté utsedd inom nätverket E-arkiv syd.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden