Microsoft Teams

Från Sydarkiveras Wiki

Kom igång!

Filmen går igenom hur du enklast ansluter till Sydarkiveras Teams-möten och utbildningar. Har du aldrig använt Teams tidigare så rekommenderar vi att du ser filmen först.

Teams i stort

Microsoft Teams ersatte under 2019 Skype för Företag och är idag Sydarkiveras främsta applikation för röstkommunikation, möten och utbildningar. Teams kan nås både via en nedladdningsbar skrivbordsapp och via webbläsaren. Båda har liknande funktioner och erbjuder möjligheten att komma åt material oavsett var du är.

På Sydarkivera använder vi även Teams för att förenkla vårt interna arbete genom att samla alla appar, konversationer och filer vi behöver i våra arbetsgrupper på en plats. I extern kontakt används Yammer som forum för olika nätverk och grupper.

Möten

För mötesdeltagare

Bild på Teams med inställningar innan anslutning

Om du ska ansluta till ett Teams-möte bör du först veta om du eller din organisation har tillgång till Office 365. Har du det så har du troligtvis redan tillgång till Teams skrivbordsapp.
Det innebär att din anslutning kommer ske något snabbare med de inställningar du eller din organisation använt tidigare.

Har du inte tillgång till Office 365 sen tidigare så ansluter du enklast till ett Teams-möte via webbläsaren. I nuläget får du bästa kompabilitet med webbläsarna Microsoft Edge och Google Chrome.


1 Se till din inbjudan du fått till mötet för att hitta anslutningslänken. När du klickar på "Anslut till Teams-möte" tas du till din webbläsare.

  • Har du skrivbordsappen så startar den och ansluter dig till mötet.
  • Har du inte skrivbordsappen så får du frågan hur du vill ansluta. Tryck på "Anslut via webben istället" och vänta tills mötet laddas.


2 På nästa skärm ombeds du, oavsett anslutningsmetod, ställa in dina inställningar för webbkamera, mikrofon och val av ljudenheter.

  • Använder du skrivbordsappen används det namn du har inom din organisation.
  • Använder du webbappen ombeds du även ange ett visningsnamn för att identifiera dig i mötet.


OBS! Det är viktigt att du ser över dina inställningar innan du ansluter för att undvika problem där du antingen stör de som redan deltar i mötet eller inte hörs när du vill säga något. Kontrollera en extra gång innan du går vidare!


3 När du har ställt in allt som du vill ha det trycker du på anslut och tas till mötet.

  • Använder du skrivbordsappen så tas du till mötet.
  • Använder du webbappen så placeras du i en lobby och måste då vänta på att en mötesansvarig släpper in dig i mötet. Det brukar inte ta mer än några sekunder, så ta det lugnt.

För mötesansvariga och presentatörer

En inbjudan till Teams-möte i Outlook

Teams-möten kan skapas på flera sätt:

  • Via samtalsfunktionen. Deltagare bjuds då in en och en.
  • Via konversationsfliken i ett team. Detta skapar ett snabbmöte med alla deltagare i teamet.
  • Via kalenderinbjudan antingen genom Teams eller Outlook.


Du som mötesansvarig/presentatör har extra kontroll över Teams-mötet och har tillgång till fler funktioner än vanliga deltagare.

  • Du kan bjuda in fler eller ta bort deltagare.
  • I deltagarlistan har du möjligheten att stänga av andra deltagares mikrofon om de stör.
  • Du kan ladda upp och administrera filer som ska delas med andra deltagare.
  • Du har tillgång till en whiteboard där du kan rita och illustrera dina tankar.
  • Du kan föra mötesanteckningar som sedan kan sparas till fil.
  • Du kan dela din skärm eller vyn av en applikation på din dator.


Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning