Arkivbeskrivning
Från Sydarkiveras Wiki
Kom igång!
Filmen ger en kort introduktion till vad du behöver veta om arkivbeskrivningen och dess funktion.
Vad är en arkivbeskrivning?
För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet i framtiden är det viktigt att veta hur organisationen har sett ut och vad som kan finnas i de olika arkiven.
Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information, organisation och hur informationen hanteras. Varje nämnd eller kommunalt bolag bör ha en egen arkivbeskrivning.
Här hittar du de bestämmelser som gäller:
Att upprätta en arkivbeskrivning
Arkivbeskrivningen ska vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Genom arkivbeskrivningen får utomstående uppgifter om vilken typ av information verksamheten hanterar, vilken lagstiftning som styr verksamheten, vilka sökingångar som finns, hur myndigheten är organiserad med mera. På så sätt underlättas insynen i organisationen.
Arkivansvarig och arkivombud hjälps åt med att ta fram arkivbeskrivning och hålla den uppdaterad.
I arkivbeskrivningen ska man kunna läsa om:
- Myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats)
- Myndighetens organisation (och hur den utvecklats)
- Arkivets huvudsakliga struktur
- Gallringsregler
- Arkivorganisation/arkivansvar
- Om förvaltningen genomfört processkartläggningar och beskrivit sina verksamheter på detta sett är det lämpligt att processbeskrivningarna läggs som en bilaga till arkivbeskrivningen.
Arkivbeskrivningen ska ses över årligen och uppdateras i samband med större förändringar.
Att göra
- Kontrollera om det finns en aktuell arkivbeskrivning. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
- Behöver arkivbeskrivningen uppdateras? Hämta mallen VerkSAM Beskrivning och läs igenom instruktionen.
- Samla in underlag och sammanställ uppgifter i mallen.
- Behöver du mer hjälp? Kontakta din centrala arkivfunktion eller Sydarkivera (endast förbundsmedlemmar).
- Informera nämnd/styrelse om att arkivbeskrivningen är uppdaterad.
- Skicka en kopia (gärna elektroniskt) till Sydarkivera.
Kontaktuppgifter till oss på Sydarkivera finns här: Sydarkivera.se/kontakt
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg