Arkivbeskrivning

Innehåll

1 Vad är en arkivbeskrivning?
2 Att upprätta en arkivbeskrivning
3 Att göra
- 3.1 Mallen VerkSAM Beskrivning

Vad är en arkivbeskrivning?

Vi har en film om arkivbeskrivning!

För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet i framtiden är det viktigt att veta hur organisationen där informationen uppkom har sett ut. Vad den hade för ansvar och uppdrag samt vilken information som kan finnas i de olika arkiven. Därför ska varje myndighet enligt både offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och arkivlagen upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick av de allmänna handlingarnas hantering och hur myndigheten är organiserad. Myndigheten ska redovisa uppgifterna så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten. Arkivbeskrivningen ska ge förklarande information till arkivförteckningen.

Här hittar du de bestämmelser som gäller:

Att upprätta en arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningen ska vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Genom arkivbeskrivningen får utomstående uppgifter om vilken typ av information verksamheten hanterar, vilken lagstiftning som styr verksamheten, vilka sökingångar som finns, hur myndigheten är organiserad med mera. På så sätt underlättas insynen i organisationen.

Arkivansvarig och arkivredogörare/arkivombud, eller arkivsamordnare om det finns, hjälps åt med att ta fram arkivbeskrivning och hålla den uppdaterad.

I arkivbeskrivningen ska man kunna läsa om:

Myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats)
Myndighetens organisation (och hur den utvecklats)
Arkivets huvudsakliga struktur
Gallringsregler
Arkivorganisation/arkivansvar
Om förvaltningen genomfört processkartläggningar och beskrivit sina verksamheter på detta sett är det lämpligt att processbeskrivningarna läggs som en bilaga till arkivbeskrivningen.

Arkivbeskrivningen ska ses över årligen och uppdateras i samband med större förändringar.

Att göra

Kontrollera om det finns en aktuell arkivbeskrivning. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
Behöver arkivbeskrivningen uppdateras? Hämta mallen VerkSAM Beskrivning och läs igenom instruktionen.
Samla in underlag och sammanställ uppgifter i mallen.
Behöver du mer hjälp? Kontakta din centrala arkivfunktion eller Sydarkivera (endast förbundsmedlemmar).
Informera nämnd/styrelse om att arkivbeskrivningen är uppdaterad.
Skicka en kopia (gärna elektroniskt) till Sydarkivera.

Kontaktuppgifter till oss på Sydarkivera finns här: Sydarkivera kontakt

Mallen VerkSAM Beskrivning

Sydarkivera har tagit fram en mall för arkivbeskrivning som förbundsmedlemmarna kan använda. Målgruppen är arkivansvariga och arkivredogörare/arkivombud, samt arkivsamordnare om det finns, på myndighet. För att underlätta arbetet finns en kortfattad instruktion. Instruktionen förklarar vad en arkivbeskrivning är och hur du fyller i mallen. Mallen kan anpassas efter den egna grafiska profilen.

VerkSAM Beskrivning

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden