Låna ut och avhända

En myndighet kan göra sig av med information på tre sätt:

Gallra
Låna ut
Avhända

Att låna ut

Att en myndighet lånar ut en handling innebär att den överlämnar den till en annan myndighet under en kortare tid. Detta gäller även regioner. Vid utlån av handlingar måste ett avtal skrivas med mottagande part. Där regleras förvaringstid, återlämnande och tillsyn.

Enligt 8 § Arkivlagen är det upp till den kommunala arkivmyndigheten att utföra tillsyn även hos privata aktörer som förvarar kommunala arkiv.

Utlåning av handlingar regleras i Lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (2015:602)

16 § Fullmäktige i en kommun får under samma förutsättningar som anges i 3 § besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna.

Utlåning får enligt lagen ske vid följande förutsättningar:

myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,
den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet,
det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten,
någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ till ett överlämnande med hänsyn till gällande föreskrifter och till myndighetens eller det enskilda organets verksamhet, och
en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade.

Läs mer i Lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (2015:602)

Att avhända

När en myndighet avhändar sig en handling överförs ägandet till en annan myndighet permanent. Avhändande får inte ske till en privatperson eller privatägt företag. En myndighet får inte avhända sig handlingar som lånats ut till myndigheten.

Avhändande regleras i Arkivlagen (1990:782).

15 § Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 §§ får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av