Låna ut och avhända
Från Sydarkiveras Wiki
En myndighet kan göra sig av med information på tre sätt:
- Gallra
- Låna ut
- Avhända
Att låna ut
Att en myndighet lånar ut en handling innebär att den överlämnar den till en annan myndighet under en kortare tid. Detta gäller även regioner. Vid utlån av handlingar måste ett avtal skrivas med mottagande part. Där regleras förvaringstid, återlämnande och tillsyn.
Enligt 8 § Arkivlagen är det upp till den kommunala arkivmyndigheten att utföra tillsyn även hos privata aktörer som förvarar kommunala arkiv.
Utlåning av handlingar regleras i Lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (2015:602)
16 § Fullmäktige i en kommun får under samma förutsättningar som anges i 3 § besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
Utlåning får enligt lagen ske vid följande förutsättningar:
- myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,
- den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet,
- det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten,
- någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ till ett överlämnande med hänsyn till gällande föreskrifter och till myndighetens eller det enskilda organets verksamhet, och
- en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade.
Läs mer i Lagen om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring (2015:602)
Att avhända
När en myndighet avhändar sig en handling överförs ägandet till en annan myndighet permanent. Avhändande får inte ske till en privatperson eller privatägt företag. En myndighet får inte avhända sig handlingar som lånats ut till myndigheten.
Avhändande regleras i Arkivlagen (1990:782).
15 § Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 §§ får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av
- lag, eller
- särskilt beslut av kommunfullmäktige eller regionfullmäktige.
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara