Registrering av handlingar i enskilda ärenden

Från Sydarkiveras Wiki

Överklaganden av beslut som rör enskilda i samband med myndighetens handläggning ska diarieföras i det allmänna diariet. Handlingarna som diarieförs ska finnas i original i diariet och ev. i form av kopior i verksamhetssystem för journaler/personakter.

Handlingar som tillhör journal inom kommunal hälso- och sjukvård behöver inte diarieföras/registreras i kommunens allmänna diarium. Undantag från skyldigheten att diarieföra gäller endast om det finns en journal i ärendet.

Följande ärenden ska diarieföras:

  • Individuella tillsynsärenden (Socialstyrelsen eller Justieombudsmannen). Handlingarna i ett individuellt tillsynsärende som är självständigt från det grundläggande ärendet ska inte läggas i elevhälsojournal utan i en egen akt i det allmänna diariet.
  • Överklagande av kommunala beslut. Tillsammans med överklagandet ska det beslut som myndigheten fattat diarieföras och eventuellt underlag för beslut. Även det yttrande som myndigheten avger till t.ex. förvaltningsrätt ska diarieföras och även den dom som kommer från rätten.

Anmälningar

Lex Maria

Anmälan enligt Lex Maria ska ske om en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av en allvarlig skada eller sjukdom. Anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg. Anmälan ska ha kommit in till Socialstyrelsens tillsynsenhet i respektive region inom två månader från det att händelsen inträffade.

Lex Maria anmälningar ska diarieföras och bevaras. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men en anteckning om att patienten eller en närstående underrättats om Lex Maria-anmälan ska göras i patientjournalen. Det skall även antecknas om information inte lämnats och anledningen till detta. Om utredningen berör enskild person så tas en kopia av beslutet eller görs en notering i berörd personalakt.

Anmälan ska innehålla en intern utredning som ska innefatta

  • händelseförloppet,
  • omedelbart vidtagna korrigerande åtgärder,
  • identifierade orsaker till händelsen,
  • riskbedömning, dvs. sannolikheten för att liknande händelser skall inträffa igen och tänkbara konsekvenser,
  • händelser av liknande art som tidigare har inträffat i verksamheten, och
  • riskförebyggande åtgärder som vidtagits med utgångspunkt från riskbedömningen.

Lex Sarah

Lex Sarah anmälningar ska diarieföras och bevaras. Utredningen med beslut förvaras ibland de diarieförda handlingarna men kopia av beslut eller notering om beslutet görs i berörd personalakt.

Handläggningen som rör allvarliga missförhållanden ska dokumenteras. Dokumentationen ska göras fortlöpande. Allt som är av betydelse för utredningen ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa:

  • Vad det anmälda missförhållandet bestod i
  • När den muntliga eller skriftliga anmälan togs emot
  • Vem som gjorde anmälan
  • När och hur det allvarliga missförhållandet upptäcktes
  • Vad som framkom när anmälan utreddes
  • Vilket beslut som utredningen avslutades med
  • Vilka åtgärder som vidtogs med anledning av anmälan
  • När (år, månad, dag och, om nödvändigt, klockslag) olika händelser inträffade och åtgärder vidtogs.

Eftersom en journalanteckning är att anse som en allmän handling, gäller punkterna ovan även journalanteckningar.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning