Arkivlokaler och arbetsrum

En arkivlokal är en lokal där arkivhandlingar/information förvaras. Det ställs speciella krav på lokalen eftersom den ska skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp samt obehörig åtkomst. Ibland är det ett eget rum (närarkiv) och ibland är det ett dokumentskåp i eller i anslutning till arbetsrummet.

Innehåll

1 Kontrollera förvaltningens arkivlokaler
2 Storstäda i närarkiv och arbetsrum
3 Ordning och reda i arkivet
4 Krav på arkivlokaler
- 4.1 Drift och säkerhet

Kontrollera förvaltningens arkivlokaler

Det första du behöver göra är att se till att de grundläggande säkerhetsrutinerna fungerar. Använd gärna planschen Släck, stäng, lås! för att påminna medarbetare om vad som gäller.

Skriv ut planschen: Släck, stäng, lås! (pdf)

Självvärdering ger en möjlighet för förbundsmedlemmar att förbereda sig inför kommande arkivtillsyn och att höja de egna verksamheternas kunskapsnivå om kraven på arkivlokalerna och på deras hantering.

Läs mer på sidan: Självvärdering – Checklista för arkivlokaler.

En händelsestyrd tillsyn genomförs på verksamhetens eller myndighetens begäran. Det kan till exempel vara aktuellt om revisorer haft anmärkningar eller om verksamheten själv ser problem med informationshanteringen eller sina arkivlokaler.

Läs mer på sidan: Händelsestyrd tillsyn.

Storstäda i närarkiv och arbetsrum

Det är viktigt att sortera handlingarna på ett enhetligt sätt. Involvera därför förvaltningens eller bolagets arkivansvarig, arkivombud (arkivredogörare) och registrator. Rådgör med kommunarkivet eller Sydarkivera när det kommer upp frågor.

För att värma upp, kör den interaktiva webbutbildningen Städa Närarkiv:

Mer tips om att storstäda i närarkiv och arbetsrum finns i dokumentet:

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum (pdf)

Ordning och reda i arkivet

Förvaltningens informationshanteringsplan är ett viktigt verktyg för att hålla ordning i arkivet.

Det är praktiskt att förvara de handlingar som ska bevaras åtskilda från dem som ska gallras. Notera gallringsfrister på pärmar eller registerflikar, så blir gallringen enkel.

Särskilda krav ställs på förvaring av sekretesshandlingar. Offentliga och hemliga handlingar ska inte förvaras i samma pärm. Det är för att inte riskera att hemliga handlingar lämnas ut av misstag. Handlingar som rör medarbetarsamtal, lönesamtal och utvecklingssamtal kan innehålla hemliga uppgifter och ska förvaras inlåsta eller på annat sätt skyddade från obehöriga. Innan till exempel personalakter eller elevakter lämnas ut ska uppgifterna i dokumenten sekretessprövas.

Arkivombudet ansvarar för att kontrollera att de pärmar som ska sättas in i närarkivet/arkivskåpet är rensade. Ansvaret för att rensa ligger på den handläggare som handlagt ärendet eller haft ansvar för handlingarna. Tillgängligheten till alla arkivlokaler ska vara kontrollerad och begränsad.

På en liten arbetsplats räcker det med ett skåp. Är det många som delar på arkivet är det praktiskt att bygga om till exempel ett förråd. Detta blir ofta billigare än att köpa stora skåp.

Arkivhandlingar (original, akter, journaler med mera) ska förvaras:

Låsbart och brandsäkert
I närheten av arbetsplatsen
Bara arkivombuden får sätta in handlingar
Alla ska inte ha tillgång till nycklar
Alla vardagar ska det finnas någon som kan öppna utrymmet
Arkivet får inte användas som förråd (för julprydnader och gamla datorer)

Krav på arkivlokaler

Arkivhandlingar ska förvaras stöld- och brandsäkert. Gallringsbara handlingar kan förvaras inlåsta i källarförråd eller liknande.

Arkivlokalen ska ge skydd mot:

Vatten och skadlig fukt
Brand, brandgas och skadlig upphettning
Skadlig klimat- och miljöpåverkan
Skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst

Krav när det gäller arkivlokaler finns i det föreskrifter och allmänna råd som ges ut av Riksarkivet:

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler RA-FS 2013:4 (pdf)

Drift och säkerhet

Lokaler där allmänna handlingar förvaras måste uppfylla vissa krav. Dessa måste kontrolleras med jämna mellanrum. För att underlätta kontrollerna har Sydarkivera tagit fram mallar dels för förebyggande arbete och även för vad som ska göras om olyckan är framme.

Mallarna går att hämta här: