Trygghet och säkerhet
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!
Verksamhetsområdet Trygghet och säkerhet handlar om organisationen ska skydda medborgarna, verksamheten, medarbetarna och sina lokaler. Det kan gälla skador, tillbud och olyckor eller olika former av hot- eller krissituationer. Viktiga verksamheter inom området trygghet och säkerhet är krisberedskap, räddningstjänst, alarmering, olycksförebyggande arbete, brottsförebyggande arbete och internt skydd.
Innehåll
Informationshantering och dokumentation
Informationen i handboken är inte inriktad på det operativa arbetet utan på informationshanteringen och informationsförvaltningen inom området. Vid insatser, rådgivning, tillsyn och tillståndsgivning uppstår olika typer av handlingar. Det förekommer även olika typer av administrativ dokumentation inom den centrala förvaltningen. Vissa handlingar är på papper och andra är digitala och ligger i verksamhetssystemen. Oavsett var och i vilken form informationen finns så måste man veta hur den ska hanteras. Kontrollen över den informationen verksamheten skapar och hanterar får man med hjälp av en informationshanteringsplan.

Läs mer på sidan:
Krisberedskap och totalförsvar
Arbetet med krisberedskap och totalförsvar handlar om att stärka samhällets förmåga att förebygga och hantera kriser och krig. Vid en kris eller en extraordinär händelse startar en särskild organisation och beredskap upp. Vid behov sker samverkan med andra aktörer. Hur kommunen/regionen ska arbeta och organisera sig under en kris beskrivs i en övergripande krishanteringsplan, som fastställs för varje ny mandatperiod. Nämnderna fastställer därefter egna krishanteringsplaner för respektive förvaltning. Planerna anger målinriktning, ansvar och organisation för krishantering, men också för att förebygga störningar, olyckor samt krishändelser.
Beroende på krisens omfattning och konsekvenser organiseras krisledningen på antingen central nivå eller inom den förvaltning och nämnd som berörs. Det gör att dokumentationen från en krissituation kan arkiveras på olika platser. Därför är det viktig att tydligt märka upp information och den dokumentation som berör krisarbetet eftersom arkivmaterialet kan vara intressant att gå tillbaka till igen både för förvaltningen och framtida forskare.

Läs mer på sidan:
Räddningstjänst
Räddningstjänstens uppgift är att förebygga olyckor och att genom räddningsinsatser begränsa skadorna på människor, egendom och miljön när olyckor inträffar. Räddningstjänsten hanterar akuta händelser men arbetar även förebyggande.
Vissa av Sydarkiveras medlemmar har valt att samordna räddningstjänstens verksamhet i räddningstjänstförbund (kommunalförbund). För kommunalförbund gäller samma regler och lagstiftning för informationshanteringen och informationsförvaltningen som för alla andra offentliga myndigheter.
Vid insatser, rådgivning, tillsyn och tillståndsgivning uppstår olika typer av handlingar. Det förekommer även olika typer av administrativ dokumentation inom den centrala förvaltningen. Vissa handlingar är på papper och andra är digitala och ligger i verksamhetssystemen. Oavsett var och i vilken form informationen finns så måste man veta hur den ska hanteras. Kontrollen över den informationen verksamheten skapar och hanterar får man med hjälp av en informationshanteringsplan.
Informationssäkerhet
Verksamhetens information är en av organisationens viktigaste resurser. Det spelar ingen roll om information tryckt på papper, lagrad elektroniskt, som överförs per e-post eller vanlig post, visas på film eller yttras i en konversation. Ett vanligt problem är att man förväxlar informationssäkerhet och it-säkerhet. Det innebär att fokus är riktat internt och på enskilda system trots att informationen ofta hanteras på en mängd olika bärare och ofta i flera versioner.
En del information är extra värdefull, och i vissa fall livsviktig, både för organisationen och för den enskilda människan. Om sådan informationen går förlorad eller är felaktig kan det få katastrofala följder.
Informationssäkerhet handlar om att ha kontroll över informationen, värdera den i förhållande till verksamhetens behov/externa krav, skydda myndighetens tillgångar och hantera myndighetens information på ett säkert sätt. Det gäller att förhindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs, men även att göra information lättillgänglig när det den behövs. I arbetet ingår därför också att ställa krav på tekniska åtgärder (it-säkerhet).
Försäkringar
En försäkring är en form av skydd för ett visst ändamål. Skyddet innebär att beroende vilken typ av försäkring som är tecknad så har den försäkrade rätt till en ersättning om någonting av det som skyddet täcker, skulle inträffa.
Olycksfall och tillbud som innebär eller skulle kunna innebära skador på person eller egendom och som blir eller kan komma att bli ett försäkringsärende ska dokumenteras. De handlingar som skapas kan vara av stor vikt i framtiden och måste därför hanteras på ett säkert och konsekvent sätt så att de snabbt kan återsökas vid behov.
Försäkringsbolag kan ibland efterfråga sekretessbelagda uppgifter ut till exempel journaler för att göra bedömningar. Tänk då på att det måste finnas ett skriftligt medgivande från den det berör för att uppgifter i handlingarna ska få lämnas ut.
Brottsförebyggande arbete
Många kommuner och regioner bedriver ett brottsförebyggande och trygghetsskapande arbete. Delar av detta arbete ligger inom den kommunala eller den regionala kärnverksamheten. Andra insatser gör kommuner och regioner utöver sitt huvuduppdrag. De flesta kommuner har ett lokalt brottsförebyggande råd och en överenskommelse med polisen om hur polis och kommun ska arbeta brottsförebyggande och trygghetsskapande tillsammans.
När olika myndigheter eller organisationer samverkar är det viktigt att klargöra vem som ska ansvara för dokumentation från möten och aktiviteter, Det är också viktigt att redan från början bestämma var och i vilken form informationen ska arkiveras.
- Bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och tjänster