Fotografier och bilder

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

I många verksamheter både skapas och fås idag in fotografier och bilder som bör bevaras, dels ur kulturhistorisk perspektiv, men också då de kanske härrör till eller är relevanta för ett inkommet eller upprättat ärende. Sydarkivera bevakar området när det gäller bevarandeformat och metadata för de olika mediafilerna. Sydarkivera är bland annat med i referensgruppen för Riksarkivets projekt FormatE som arbetar för att ta fram föreskrifter för bevarandeformat.

Allmänt om fotografier

Exempel på fotografier vanligtvis ska bevaras:

  • Fotografier med konstnärlig verkshöjd
  • Historisk dokumentation
  • Unika fotografier
  • Kompletta samlingar (kan ha ett högre forskningsvärde än enstaka lösryckta bilder)
  • Klassfotografier
  • Kända personer, lokal politiker och liknande
  • Inspektioner
  • Teknisk dokumentation
  • Fotografier som är en del av ärenden
  • Dokumentation av kulturmiljöer, projekt, områden

Exempel på fotografier som du kan ta bort direkt:

  • Det finns gallringsbeslut
  • Privata bilder
  • Dubbletter, finns det många bilder med samma eller ungefär samma motiv - gör ett urval och bevara urvalet!
  • Ej informationsbärande bilder så som "fick-bilder".
  • Suddiga bilder om det finns bättre exemplar.

Metadata för fotografier

För att det ska gå att hitta i framtiden behöver du anteckna uppgifter om fotografierna. Det går att göra en enkel förteckning i Word eller i Excel. Om där finns ett register över fotografier, analoga såväl som digitala bör detta register innehålla relevant information om fotografierna. Det kan också finnas olika typer av bilddatabaser och mediaarkiv för att hantera fotografier.

Sydarkivera har tillsammans med medlemskommuner kommit fram till att följande uppgifter bör finnas med:

  • Fotograf/upphovsman
  • Plats
  • Datum (tidpunkt för fotografering)
  • Beskrivning (till exempel händelse, sammanhang, personer)
  • Vem har lämnat in fotografierna(om överlämnad samling eller liknande), och när?
  • Vem äger upphovsrätten? Finns det avtal om till exempel hur bilden får användas?
  • Eventuell hänvisning till reversal eller avtal om hur fotografierna får eller inte får användas eller visas.
  • Namn på person/personer som figurerar på fotografiet.
  • Om det behövs: Id-nummer, till exempel diarienummer, fastighet, objekt.

Analoga fotografier

Tips för analoga fotografier

Om det är så att ni på ert kommunarkiv har äldre samlingar fotografier, vilka ni inte har någon information om och där inget avtal förhindrar att fotografierna ej får visas, är det ett ypperligt tillfälle att bjuda in hembygdsförening, släktförening eller liknande att komma och titta på fotografierna, kanske vet de något och kan hjälpa till att tidsbestämma dessa, eller kanske vet vem som tagit fotografiet, eller vem/vilka som figurerar på det. Kanske under ett Arkivens Dag eller liknande.

Vid analoga fotografier bör det i det ovan nämnda registret också finnas med vilket material fotografierna finns i, t.ex. :

  • Papper
  • Diabild
  • Negativ
  • Cellulosa
  • Nitratfilm
  • Glasplåt

Vårda dina fotografier! Tänk på att försiktigt vårda dina fotografier. Rengör dem genom att borsta av materialet (ej emulsionssidan) med en mjuk borste. Isolera mögligt material och acetat- och nitratnegativ ifrån annat material. Stabilisera trasiga bilder som till exempel glasplåtar, album och positiva bilder med vikta hörn genom att placera bilderna plant och eventuellt stabilisera dessa med tjockare, syrafritt papper.

Hantering och omemballering av fotografiskt material

För att skydda det fotografiska materialet så mycket som möjligt, tänk på följande:

  • Mat och dryck ska aldrig finnas vid arbetsbordet där du hanterar fotografiskt material!
  • Se till att arbetsytan är dammfri. Använd gärna ett rent papper som underlag på arbetsytan för att vara på den säkra sidan.
  • Tvätta händerna noga med tvål och vatten, ta sedan på dig handskar innan omemballering. Detta för att fettet på våra fingrar förstör bilderna. Observera att även med handskar ska du ta i bildens kant, ej på bildytan.
  • Skriv inventarienummer med mjuk blyertspenna på kuvertets övre högra hörn, på flärpsidan innan bilden läggs i kuvertet. Observera att mer information inte skrivs på kuverten, detta skrivs i förteckningen.
  • Lägg bilden i syrafritt kuvert, alltid med bildsidan från kuvertets klistrade skarvar.
  • Lägg kuverteten i nummerföljd i låda eller ask. Se till att asken eller lådan är fylld, men att det är lite luftigt. Märk askarna med blyertspenna.

Om någon bild av någon anledning inte kan läggas tillsammans med de andra i löpnummerordning, kanske på grund av annat format, lägg en lapp i asken med hänvisning till var bilden ligger. Skriv också en notering i metadatan och förteckningen om detta.

Förvara fotografier

Negativ

Glasnegativ läggas med fördel i enskilda kuvert. Filmremsor lägges i dragspelskuvert. Det går bra att lägga två två "dragspel" i ett kuvert vid behov. Klippt film läggs i kuvert eller filmfickor. När det gäller negativ som är placerade i negativfickor, behåll fickorna om det är text och/eller markerade urval. På den tomma negativfickan ska filmens inventarienummer skrivas.

Diabilder

Diabilder bör ramas ur innan omemballering. De läggs sedan i filmfickor eller kuvert.

Positiva bilder

Positiva bilder, det vill säga framkallade bilder, ska läggas i enskilda kuvert. I vissa fall läggs bilderna tillsammans, framsida mot framsida med syrafritt papper mellan, eller baksida mot baksida utan papper emellan. Lägg sedan kuverten i en ask.

Större bilder som inte får plats i kuvert kan läggas i fyrflapsmappar med syrafritt papper mellan varje bild.

Upprätta register för de fotografiska samlingarna

För att bilderna ska bli sökbara och enkla att hitta krävs ett bra register. Det kan också kallas för förteckning eller liggare. Gör gärna denna digitalt i exempelvis Excel eller liknande program. Informationen som bör finnas i registret bör vara all typ av metadata man har om bilden, exempelvis:

  • Inventarienummer
  • Tidigare nummer (som t.ex. fotografen själv numrerat)
  • Teknik (t.ex. om det är nitratfilm, skioptikonbild, diabild, m.m.)
  • Mått (höjd*bredd, främst i cm, men kan också anges i mm, t.ex. 24x36mm)
  • Eventuella skador
  • Fotodatum (skrivs ut helt, t.ex. 1920-tal, ej 20-tal)
  • Signatur på den som katalogiserar
  • Fotograf
  • Samling
  • Beskrivning
  • Anmärkning
  • Datum för katalogisering

Om det på bilden finns beskrivning om motivet, skriv in detta i fältet för beskrivning. Om det är äldre ord, skriv dessa, men skriv också med modern benämning. Ersätt siffror till text (t.ex. 2 kvinnor blir två kvinnor), alternativt skriv med bägge. Vid katalogisering av diabilder, skriv även med:

  • Text på ram
  • Prägling
  • Präglat nummer

Digitala fotografier

Tips för digitala fotografier

Digitala foton som produceras vanligtvis i form av komprimerade filer i standardiserade format. I dagsläget finns en hög grad av standardisering som möjliggör överföring mellan olika webbtjänster och appar. Det förekommer ett begränsat antal format som har stor spridning. Bevarande i befintligt format är därför huvudspåret bildfiler i komprimerade format. Att konvertera redan komprimerade format till andra komprimerade format är i många fall inte en rekommenderad lösning ur bevarandesynpunkt då varje konvertering innebär ytterligare försämring av kvalitet på ljud och bild. Det finns olika typer av komprimering och i vissa fall så kan det fungera bra att konvertera mellan format. För att kunna göra det på ett rationellt sätt behövs någon form av bilddatabas för att stödja hanteringen.

Vanligt förekommande format är till exempel:

  • JPEG
  • PNG
  • GIF

Att tänka på! Spara inte för många kopior av samma motiv, då de lätt tar upp stor plats på servern.

Gå gärna igenom fotografierna innan dessa läggs in i mapp, och rensa bort suddiga, oskarpa och irrelevanta fotografier. Om fotografierna läggs i mapp på server, tänk gärna på att döpa varje mapp med datum och händelse, exempelvis: "Utflykt med klass 3A i trollskogen, Kronoberg 20200404"

Bilder

Upphovsrätt och publicering

Fotografiska bilder som tagits innan den 1 juli 1969 och som inte har ett vetenskapligt eller konstnärligt värde omfattas av Public Domain-principen. Detta gäller även fotografiska bilder som har vetenskapligt eller konstnärligt värde (exempelvis porträtt) där fotografen varit avliden i mer än 70 år.

Public domain innebär att ett verk (en text, bild, ljud, film, programvara) ägs av alla, det vill säga i praktiken av ingen. Det får därmed fritt användas och förändras av vem som helst för vilket ändamål som helst.

Avtal

Vid emottagande av fotosamlingar och bilder bör ett avtal mellan inlämnaren och er verksamhet upprättas. I avtalet regleras hur ni som verksamhet får använda bilderna. Tänk på att om möjligt alltid namnge fotografen vid användning av materialet.

GDPR och fotografier

Teckningar, bilder, foton och filmer kan vara personuppgifter om de avbildar människor som går att identifiera. Till och med en ljudfil med en persons röst kan vara en personuppgift om rösten går att identifiera.

Vid publicering på webb, intranät och sociala medier gäller GDPR och dataskyddslagstiftningen om publicering görs av personuppgifter. Det är inte med stöd av offentlighetsprincipen som man sprider allmänna handlingar på sin webbplats! Till exempel måste ni ha klart för er vad ändamålet med behandlingen är och med vilken rättslig grund enligt art. 6 GDPR ni behandlar personuppgifterna.

Var försiktig med att publicera bilder. Se till att ha samtycken från personerna på bilderna och tänk på att det är personuppgiftsansvarig som ska kunna visa att man följer GDPR. Ta råd och stöd från ert dataskyddsombud om ni vill veta mer.”


▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning