Medlemssamordnare
Från Sydarkiveras Wiki
En medlemssamordnare är en förbundsmedlems kontaktperson hos Sydarkivera och arbetar med att underlätta kontakten mellan förbundet och medlemmen. Samordnaren genomför bland annat regelbundna besök och arkivtillsyn hos medlemmar inom sitt ansvarsområde.
Har du som medlem en fråga om informationshantering eller arkiv är det din medlemssamordnare du ska kontakta i första hand! Samordnaren kan även svara på enklare frågor om dataskydd.
Uppgifter
Alla Sydarkiveras medlemssamordnare är utbildade arkivarier med erfarenhet inom att arbeta med kommunala arkiv. I första hand agerar medlemssamordnarna som stödfunktion och hjälper förbundsmedlemmarna med att upprätthålla en fungerande informationshantering genom regelbunden kontakt. Om medlemssamordnaren inte kan svara på frågor så vidarebefordras frågan till specialist inom Sydarkivera.
Medlemssamordnarna fungerar som en medlems första kontakt till Sydarkivera, från att organisationen påbörjar anslutningsprocessen till förbundet och vidare genom medlemskapet. Samordnaren administrerar Sydarkiveras del av anslutningsarbetet och genomför den första nulägesanalysen och introduktionsutbildning för den blivande medlemsorganisationen. Du hittar mer om Sydarkiveras grundutbildning på sidan Utbildning och pedagogik.
Samordnare utses i första hand efter geografiskt område för att kunna finnas tillgänglig på plats om behov uppstår. Ibland utses samordnare för ett specifikt verksamhetsområde, som till exempel räddningstjänst.
Aktiviteter och träffar
Sydarkivera bjuder med samordnarna in till regionala träffar där medlemmar får information om vad som pågår inom samordnarens område och förbundet i stort. Träffarna hålls en gång per år på Sydarkiveras noder.
Medlemssamordnare kan också utföra kortare utbildningar (1 - 2 timmar) på plats hos medlem. Dessa hålls när medlemmar behöver extra stöd inom ett specifikt ämne, till exempel om allmänna handlingar och offentlighetsprincipen.
Om medlemmar avser att utforma styrdokument som informationshanteringsplan eller arkivbeskrivning så kan medlemssamordnaren hjälpa till med uppstarten. Om mer omfattande stöd krävs så kan medlemmen avtala om en anslutande tjänst. Läs mer på sidan På plats-stöd
Kommunbesök
Medlemssamordnare genomför årliga kommunbesök. Då genomförs planerad tillsyn utifrån en beslutad tillsynsplan. Om medlemmen anser att det finns brister i verksamhetens informationshantering kan medlemmen begära en händelsestyrd tillsyn som också genomförs av medlemssamordnaren.
I samband med kommunbesök hålls också informationsträffar om Sydarkiveras verksamhet där bland annat aktuell status för leveranser redovisas.

Läs mer på sidorna:
Dataskydd
Medlemssamordnarna kan svara på enklare frågor om dataskydd och vara behjälplig med att frågorna når rätt resurs inom Sydarkivera. Detta stöd erbjuds bara till de medlemmar som avtalat om den anslutande tjänsten gemensamt dataskyddsombud.
Från och med 2020 sköter medlemssamordnare även kontroll av efterlevnad av dataskyddslagen. Detta görs i samband med den planerade tillsynen.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg