Medlemssamordnare

Från Sydarkiveras Wiki

Medlemssamordning.PNG

Sammanfattning

Du hittar aktuella medlemssamordnare här: Våra medlemmar

En medlemssamordnare är en förbundsmedlems kontaktperson hos Sydarkivera och arbetar med att underlätta kontakten mellan förbundet och medlemmen. Samordnaren genomför bland annat regelbundna besök och arkivtillsyn hos medlemmar inom sitt ansvarsområde.

Har du som medlem en fråga om informationshantering eller arkiv är det din medlemssamordnare du ska kontakta i första hand! Samordnaren kan även svara på enklare frågor om dataskydd.

Arbetsuppgifter

Alla Sydarkiveras medlemssamordnare är utbildade arkivarier med erfarenhet inom att arbeta med kommunala arkiv. I första hand agerar medlemssamordnarna som stödfunktion och hjälper förbundsmedlemmarna med att upprätthålla en fungerande informationshantering genom regelbunden kontakt. Om medlemssamordnaren inte kan svara på frågor så vidarebefordras frågan till specialist inom Sydarkivera.

Medlemssamordnarna fungerar som en medlems första kontakt till Sydarkivera, från att organisationen påbörjar anslutningsprocessen till förbundet och vidare genom medlemskapet. Samordnaren administrerar Sydarkiveras del av anslutningsarbetet och genomför den första nulägesanalysen och introduktionsutbildning för den blivande medlemsorganisationen. Du hittar mer om Sydarkiveras grundutbildning på sidan Utbildning och pedagogik.

Samordnare utses i första hand efter geografiskt område för att kunna finnas tillgänglig på plats om behov uppstår. Ibland utses samordnare för ett specifikt verksamhetsområde, som till exempel räddningstjänst.

Aktiviteter och träffar

Sydarkivera bjuder med samordnarna in till regionala träffar där medlemmar får information om vad som pågår inom samordnarens område och förbundet i stort. Träffarna hålls en gång per år på Sydarkiveras noder.

Medlemssamordnare kan också utföra kortare utbildningar (1 - 2 timmar) på plats hos medlem. Dessa hålls när medlemmar behöver extra stöd inom ett specifikt ämne, till exempel om allmänna handlingar och offentlighetsprincipen.

Om medlemmar avser att utforma styrdokument som informationshanteringsplan eller arkivbeskrivning så kan medlemssamordnaren hjälpa till med uppstarten. Om mer omfattande stöd krävs så kan medlemmen avtala om en anslutande tjänst. Läs mer på sidan På plats-stöd

Kommunbesök

Medlemssamordnare genomför årliga kommunbesök. Då genomförs planerad tillsyn utifrån en beslutad tillsynsplan. Om medlemmen anser att det finns brister i verksamhetens informationshantering kan medlemmen begära en händelsestyrd tillsyn som också genomförs av medlemssamordnaren.

I samband med kommunbesök hålls också informationsträffar om Sydarkiveras verksamhet där bland annat aktuell status för leveranser redovisas.

Dataskydd

Medlemssamordnarna kan svara på enklare frågor om dataskydd och vara behjälplig med att frågorna når rätt resurs inom Sydarkivera. Detta stöd erbjuds bara till de medlemmar som avtalat om den anslutande tjänster gemensamt dataskyddsombud.

Från och med 2020 sköter medlemssamordnare även kontroll av efterlevnad av dataskyddslagen. Detta görs i samband med den planerade tillsynen.

Rubriker i handboken

Ansvar och roller

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkiv och tillsyn

Bolag

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Förvara och vårda

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn

Systemförvaltning

Verksamhetsspecifikt

Verktyg

Extern testbädd (External testbed)

VerkSAM Arkivredovisning