Planerad tillsyn

Från Sydarkiveras Wiki

Vad är en arkivinspektion?

Tanken med en arkivinspektion är att få en inblick i hur verksamheten fungerar men också se vad myndigheten kan behöva hjälp med för att utveckla sin verksamhet på bästa sätt. Arkivinspektionen har fokus på myndighetens arkivorganisation, förvaltningens dokument- och ärendehantering och hantering/skydd av arkivhandlingarna. En inspektion genomförs av den centrala förvaltningens arkivlokal. Sydarkivera ställer frågor utifrån ett standardiserat frågeformulär som skickas ut inför mötet.

Det finns möjlighet att boka andra möten i anslutning till tillsynsbesöket om det är några andra frågor om arkiv och informationshantering som behöver tas upp.

Lagstadgad tillsyn

Arkivmyndigheten ska enligt 7 § arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter. I tillsynen ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn ska enligt 5 § arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Vid sådana besök är det lämpligt att den som genomför inspektionen gör fortlöpande och systematiska noteringar, som är tillgängliga även för myndighetens egen personal. Sydarkivera genomför arkivinspektioner hos sina förbundsmedlemmar utifrån en fastställd tillsynsplan som antas av förbundsstyrelsen.

Tillsyn över kommunala företag

Arkivmyndigheten ska även utöva tillsyn över kommunala företag där kommunen eller landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande (definieras i 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen). Det av fullmäktige antagna arkivreglementet gäller inte automatiskt för kommunala företag, läs mer här. Det man vill ska gälla för kommunala företag ska anges i ägardirektivet eller i bolagsordningen.

Tillsyn över kommunalförbund

Kommuner och landsting får bilda kommunalförbund och lämna över vården av kommunala angelägenheter till sådana förbund (kommunallag 3 kap, §§ 20-28). Ett kommunalförbund bildar utifrån de bestämmelser som finns, en egen kommun. Det betyder att det är sin egen arkivmyndighet och står alltså inte under tillsyn enligt arkivlagen av någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen. Förbundsstyrelsen/-direktionen är arkivmyndighet.

Tillsyn över gemensamma nämnder

En gemensam nämnd ingår endast i en av de samverkande kommunernas eller landstingens organisation. Värdkommunen eller värdlandstingets arkivmyndighet är den som utövar tillsyn enligt arkivlagen.

Tillsyn vid interkommunal samverkan

En kommun eller ett landsting kan genom ett avtal samverka med en annan kommun/landsting om en viss verksamhet. Den köpande kommunens inflytande är begränsad till och regleras endast genom avtalet. Den säljande kommunen/landstingets arkivmyndighet utövar tillsyn. Vill den köpande kommunen påverka t ex bevarade- och gallringsfrågor av allmänna handlingar i verksamheten ska detta regleras i avtalet.

Tillsyn över handlingar hos enskilda

Allmänna handlingar från kommunala/landstingskommunala myndigheter som efter beslut i fullmäktige har överlämnats till förvaring hos enskilda i enlighet med Lag (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring står under arkivmyndighetens tillsyn.

Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan

  • 2016: Socialt och ekonomist stöd samt Vård och omsorg
  • 2017: Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd
  • 2018: Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet
  • 2019: Skola
  • 2020: Intern service (ekonomi, personal, it med mera) samt Samhällsservice (konsumentstöd, borgerlig vigsel, medborgarkontor med mera)
  • 2021: Kultur och fritid
  • 2022: Bolag och samverkansorgan


Infoplan.png

Dokument


Förberedelser

  1. Medlemssamordnaren tar kontakt med organisationens kontaktperson och skickar ut en första information om den kommande tillsynen.
  2. Kontaktpersonen tar reda på vilken eller vilka förvaltningar eller bolag som har verksamhet inom tillsynsområdet.
  3. Kontaktpersonen vidarebefordrar informationen till arkivansvarig inom den eller de nämnder/verksamheter som berörs av tillsynen med kopia till medlemssamordnaren för att denna ska få namn och kontaktuppgifter till berörd arkivansvarig.

Boka datum

Medlemssamordnaren tar kontakt med arkivansvarig för en tidsbokning eller skickar ut en Doodle-enkät med förslag på möjliga tider för tillsynen till arkivansvarig som vidarebefordrar tidsbokningen och kontrollerar att berörda deltagare meddelar passande tid.

Bjud in deltagare

  1. När man kommit överens om en passande tid skickar medlemssamordnaren ut en kalenderinbjudan till arkivansvarig.
  2. Arkivansvarig vidarebefordrar kalenderinbjudan med tillhörande information och länk till formuläret för självvärdering (Google-formulär) till de som ska delta vid tillsynsbesöket.
  3. Inbjudna deltagare accepterar eller avslår mötesinbjudan via kalenderinbjudan. Då vet medlemssamordnaren vilka som fått informationen och vilka som kommer att delta vid tillsynen.

Följande roller bör delta vid besöket:

  • Arkivansvarig/förvaltningschef/verksamhetschef
  • Arkivsamordnare/arkivombud/arkivredogörare
  • Registrator
  • IT-samordnare
  • Systemförvaltare/systemansvarig
  • Verksamhetsutvecklare
  • Informationssäkerhetsansvarig
  • Dataskyddssamordnare om ni har anslutande tjänst Gemensamt dataskyddsombud via Sydarkivera.

Det är även önskvärt att följande roller närvarar:

  • Representant för lokal arkivfunktion (arkivarie/arkivföreståndare eller kontaktperson)
  • Ledamot eller ersättare i Sydarkiveras förbundsfullmäktige

Alla behöver inte närvara hela tiden, men det är bra om representanter för de olika funktionerna finns med under åtminstone den första informationsträffen. Vissa funktioner behöver vara närvarande under hela inspektionen.

Svara på enkäten

För att förbereda verksamheten inför besöket har Sydarkivera utarbetat ett webbverktyg för självvärdering som ska besvaras senast två veckor innan tillsynen. Verktyget består av ett Google-formulär. Formuläret innehåller de frågor som tidigare ställdes i samband med besöket. Observera att formulärverktyget inte tillåter att du avslutar mitt i enkäten och återkommer vid ett senare tillfälle. Enkäten måste besvaras vi ett tillfälle. Därför bifogas enkätfrågorna även som en PDF så att du i lugn och ro kan titta igenom frågorna och förbereda svaren innan du besvarar den digitala enkäten.

Glöm inte att klicka på "Skicka" när du besvarat enkäten!

Formuläret är omfattande och man kan behöva ta hjälp av andra funktioner för att besvara enkäten. Vänta därför inte in i det sista med att besvara frågorna. Enkäten ska vara besvarad senast två veckor innan tillsynsbesöket för att medlemssamordnaren ska ha tid att analysera och sammanställa svaren innan tillsynsbesöket. Enkätsvaren ligger till grund för vad som kommer att tas upp i samband med besöket.

Alla verksamheter som omfattas av tillsynen ska besvara enkäten. Självvärderingens svar ger en bild av nuläget och identifierar eventuella behov inom området informationsförvaltning och arkiv. Därför är det viktigt att enkäten besvaras även av de verksamheter som kanske inte har möjlighet att delta vid tillsynen.

Enkätsvaren är en del av Sydarkiveras tillsyn, men används också för intern statistik och uppföljning.

Var uppmärksam på att uppgifter som du lämnar finns på en molntjänst med inloggning till sammanställning. En kopia av ditt svar kommer att skickas automatiskt till den e-postadress som uppges (använd gärna en funktionsadress).

Inspektionsbesöket

Om man inte kommit överens om något annat så startar dagen med en informationsträff. Informationspunkten brukar ta 45-90 minuter. Deltagarna får då information om vad som händer hos Sydarkivera under året, lite om vad som berör aktuella tillsynsområden och status när det gäller digitala arkivleveranser.

Därefter följer arkivtillsynen och eventuell kontroll av regelefterlevnad för dataskydd. Utgångspunkten för tillsynen är de enkätsvar som kommit in. Medlemssamordnaren och deltagarna får nu möjlighet att diskutera förvaltningens informationshantering och informationsförvaltning. Här kan man passa på att ta upp förvaltningen olika behov och det finns också möjlighet för deltagarna att framföra synpunkter och önskemål när det gäller Sydarkiveras verksamhet.

Vid besöket skall följande dokument finnas tillgängliga (om de finns):

  • Arkivbeskrivning
  • Arkivförteckning (om nämnden/bolaget har en egen arkivförteckning)
  • Informationshanteringsplan
  • Systemförteckning (om denna inte ingår i arkivbeskrivningen)
  • Registerförteckning
  • Processbeskrivningar
  • Lathundar för verksamhetens dokumenthantering
  • Organisationsbeskrivning (om den inte ingår i arkivbeskrivningen)

Inspektion på plats eller via webb

Som förbundsmedlem kan du välja om du vill ha inspektion på plats hos verksamheten eller om du hellre ser att inspektionen sker på distans via webb. Webbinspektionen genomförs via Microsoft Teams. Upplägget är detsamma som vid ett tillsynsbesök på plats. Man ska vara medveten om att en tillsyn på distans kan komma att kräva mer av deltagarna när det kommer till förberedelser och efterarbete. Till exempel kan handlingar behöva skickas över i förväg och arkivlokaler/arkivskåp behöva fotograferas. Det behöver också finnas bra förutsättningar för fungerande uppkopplingar och teknik och gärna en viss vana med webbmöten (någon som kan hantera tekniken).

Efter besöket

Resultatet av tillsynen redovisas i en åtgärdsplan som Sydarkivera skickar ut till:

Efter besöket utformar Sydarkivera en åtgärdsplan utifrån enkätsvaren och resultaten från arkivtillsynen. Vid behov skickas ett utkast för påseende och komplettering till berörd verksamhet. Den slutgiltiga åtgärdsplanen skickas till ansvarig nämnd, förvaltningschef, arkivmyndighet och organisationens representant i Sydarkiveras förbundsfullmäktige.

Om det under tillsynsbesöket framkommer behov av vidare uppföljning kan förvaltningen eller Sydarkivera begära en händelsestyrd tillsyn.

En gemensam rapport med en sammanställning av årets arkivinspektioner utarbetas och redovisas för förbundsstyrelsen och förbundsmedlemmarna årligen.

Avvikelser

Om tillsynen visar på avvikelser som innebär att myndigheten bryter mot lag eller förordning redovisas detta i åtgärdsplanen i form av ett föreläggande. Arkivansvarig är då skyldig att återkomma med en plan för hur dessa avvikelser ska åtgärdas inom sex månader. Berörd chef ansvarar för att åtgärder genomförs från det att åtgärdsplanen tagits emot och att återrapportera till arkivansvarig och arkivmyndighet när åtgärderna genomförts. Kontroll ska göras av arkivmyndigheten att åtgärderna är genomförda. Genomförs inte åtgärderna så rapporteras detta till arkivmyndigheten och organisationens revisorer.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning