Skrivare och skanner

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Multifunktionella skrivare

Det är vanligt förekommande att kommuner och regioner centralt upphandlar multifunktionella skrivare som hanterar både utskrift, kopiering och skanning. Vanligtvis hyr (leasar) verksamheten maskinerna av ett företag som också hanterar service och support.

Skrivare

Alltmer handlingar framställs i elektronisk form, men det förekommer fortfarande att handlingar skrivs ut på papper för bevarande. För att handlingar som skrivs ut på papper med säkerhet ska kunna bevaras för framtiden så behöver både skrivare, färg och papper uppfylla krav på beständigt skrivmateriel.

Standarden ISO 11798

Det finns en internationell standard som handlar om beständighet och hållbarhet hos skrift på papper samt krav och provningsmetoder.

Standarden utgår från provningsmetoder och syn på beständighet hos skrift som tillämpats i Sverige under många år. Genom att använda sig av certifierade produkter kan en verksamhet säkerställa att dokumenten är läsliga nu och i framtiden. Det skall gå att kopiera, skanna och mikrofilma nya och äldre dokument som till exempel utsatts för ljus, vatten, hantering och lagring under lång tid. Dessutom ställs krav på att skriften inte får inverka negativt på papperets hållfasthet. Standarden specificerar också det papper som ska användas för att framställa skrift och hur provskriften skall se ut.

Standarden anger krav i form av:

  • skriftens färgstyrka och utseende
  • ljusbeständighet
  • beständighet mot vatten
  • överföring av skrift
  • beständighet mot nötning
  • beständighet mot värme
  • effekten av skrift på papperets mekaniska styrka

Det är viktigt att komma ihåg att skrift som uppfyller kraven i standarden är beständig under förutsättning att dokumentet förvaras i lämplig miljö. Om verksamheten ställer höga krav på ljusbeständighet hos flerfärgade utskrifter är standardens krav inte tillräckliga eftersom den tillåter att färger ändras under bevarandetiden.

Läs mer om ISO-standarden här:

Riksarkivets föreskrifter

Riksarkivet hänvisar i sina föreskrifter till standarden ISO 11798. Föreskrifterna gäller för statliga myndigheter men är rådgivande för kommuner och regioner. Många kommuner och regioner har bestämmelser i sitt Arkivreglemente om att följa riksarkivets föreskrifter när det gäller beständiga skrivmateriel.

Det är bara produkter som har certifierats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav som får märkas med beteckningen Svenskt arkiv.

Certifiering

Utrustning som används för att skriva ut och kopiera ska vara certifierade enligt Riksarkivets föreskrifter för att säkerställa att pappershandlingarna uppfyller kraven. RISE (tidigare SP) är det enda ackrediterade certifieringsorganet och är ackrediterat av SWEDAC för provning enligt ISO 11798.

Vid upphandling av skrivmateriel ska myndigheten välja produkter som har certifierats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Detta gäller material och utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, som till exempel pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar som ska framställa dokument som ska vara arkivbeständiga. Upphandlande myndighet kan också begära en leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller dessa kraven enligt RA-FS 2012:8 som hänvisar till ISO 11798. Även vid avrop mot ramavtal ska myndigheten kontrollera att produkten är certifierad eller att leverantörsförsäkran föreligger.

Lista över godkända certifierade produkter

RI.SE

Där går ni in under:

  1. Divisioner
  2. Välj ”RISE certifiering”
  3. Välj ”Produktcertifiering”
  4. Välj ”Certifiering produkter, alla (ny version)” i höger kolumn

Ni hittar även listor över arkivbeständiga produkter direkt via länk: http://publiccert.extweb.sp.se/sv/Product/List/912

Enkelsidig utskrift

För arkiveringsändamål rekommenderas enkelsidig utskrift. Det finns olika skäl till detta. Inställningar för kopiering och för utskrift bör vara sådana att det underlättar för registratorer/handläggare att göra rätt.

Skanner

Format för skanning

De flesta skanners har en rad olika inställningar för skanning. Till exempel filformat, färg eller svartvitt och upplösning. För att skanna för arkiveringsändamål så behövs en skanner som kan producera filer med hög kvalitet, i synnerhet om inskannade original gallras efter skanning. Rekommendationen är kunna skanna upp till 600 DPI för arkiveringsändamål. Däremot för en "brukskopia" så räcker det med lägre upplösning. Det kan finnas begränsningar i de verksamhetssystem eller dokumenthanteringssystem som används i verksamheten. Om det bara går att skanna med låg upplösning, så är det klokt att spara originalen på papper eftersom små detaljer och nyanser kan bli otydliga.

Ibland har verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem särskilda krav på format för skannade filer. Det kan också finnas inbyggda konverterare med stöd för olika format. Det är alltså lämpligt att testa så att det fungerar att registrera och importera de skannade dokumenten eller kontrollera med leverantören vilka inställningar som rekommenderas för skanning.

Riksarkivets nuvarande rekommendationer när det gäller filformat för digitalt bevarande finns i Riksarkivets författningssamling:

Observera att Riksarkivets rekommendationer är från 2009 och det har hänt en hel del med utvecklingen sedan dess. Hos Riksarkivet pågår sedan 2018 ett projekt för att ta fram nya föreskrifter och vägledningar när det gäller beständiga filformat. Sydarkivera deltar i referensgrupp.

PDF

Pdf för skanning fungerar vanligtvis på det sättet att en bildfil bäddas in i Pdf-filen. Det kan finnas stöd för att välja både okomprimerad och komprimerad bild. Okomprimerad är fördel för arkivändamål, men brukar vara mindre praktiskt då filerna blir stora. Ett vanligt bildformat är JPEG som använder destruktiv komprimering. Det innebär att det är viktigt att skanna bilder i hög upplösning, så att bilderna är så tydliga som möjligt.

Riksarkivet säger i sina föreskrifter att handlingar som skannas kan ges formatet:

  • SS-ISO 19005-1:2005 Dokumenthantering - Filformat för elektroniska dokument för långtidsbevarande - Del 1: Användning av PDF 1.4 (PDF/A-1) (ISO 19005-1:2005, IDT).

Många maskiner på marknaden kan skanna filer direkt i formatet Pdf/A-1 a eller b. Båda varianterna är ok att använda för skannade bilder. Det blir ingen större skillnad, eftersom skannade Pdf egentligen bara är en bild i ett Pdf-dokument. I andra fall behövs särskild serverprogramvara som kan konvertera Pdf till Pdf/A. Det kan också vara så att de ärende- och dokumenthanteringssystem som används konverterar övriga Pdf-format till Pdf/A. Tänk på att konverteringen kan föra med sig att packade bildfiler med destruktiv konvertering ytterligare förlorar kvalitet/information.

Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


TIFF

TIFF är ett filformat som stödjer icke-destruktiv komprimering. Formatet har under många år varit rekommenderat format för skanning för arkivändamål. Tänk på att TIFF-filer inte kan öppnas av Windows-standardprogram för bildvisning och redigering. Du behöver aktivt välja ett bildbehandlingsprogram som kan öppna TIFF-filer.

Riksarkivet rekommenderar TIFF i sina föreskrifter för fotografisk tillämpning (till exempel skanning):

  • ISO 12639:2004 TIFF/IT - Tag image file format for image technology, Avsnitt 7.7 Binary picture (BP) file.
  • I de fall datakomprimering används, ska denna följa rekommendationen ITU-T (CCITT) T.6 Facsimile Coding Schemes and Coding Control Functions for Group 4 Facsimile Apparatus 8

JPEG

Skanners kan ofta skanna till komprimerat bildformat som JPEG. Komprimeringen innebär att bilderna blir mindre och lättare att skicka och är ofta standardinställning för mailutskick. Nackdelen är att komprimeringen kan göra så att de skannade bilderna blir otydliga och förlorar detaljer. (I skrivande stund osäker på "flersidig jpeg"....)

JPEG finns med i Riksarkivets föreskrifter:

  • SS-ISO 10918 Bildrepresentation - Digital komprimering och kodning av stillbilder kontinuerlig tonskala (JPEG),

Integrationer

En del verksamhetssystem, ärende- och dokumenthanteringssystem och andra system kan integrera mot skanners för att underlätta hantering. För att skanner och verksamhetssystem ska kunna prata med varandra behövs integrationsgränssnitt/maskingränssnitt. I samband med byte eller uppgradering av system och/eller skannrar så behöver systemförvaltningen hålla koll på att det hela fungerar tillsammans.

Exempel på standarder är:

  • ISIS (Image and Scanner Interface Specification)
  • TWAIN (öppen gränssnitt-standard för drivrutiner av skanner som förenklar interaktion med bildhanterande tillämpningar)
  • SANE (Scanner Access Now Easy)
  • WIA (Windows Image Acquisition).

Sydarkivera har inte gjort någon närmare analys av dessa standarder utan de nämns endast som exempel. Det är inte den enskilda användaren som hanterar dessa saker utan den organisation och/eller leverantörer som hanterar systemförvaltning och integrationer.

Sekretess och säkerhet

Det finns ”Follow-print-system” för säker utskrift. Det går ut på att den som gör en utskrift behöver verifiera sig vid skrivaren för att få ut sin utskrift. Det är bra för att upprätthålla sekretess och säkerhet vid utskrifter.

Om ni skannar dokument med sekretess eller integritetskänsliga uppgifter är det viktigt att tänka på säker överföring och lagring av de skannade dokumenten. Vissa verksamhetssystem eller ärende- och dokumenthanteringssystem har funktioner som på olika sätt underlättar denna hantering. I annat fall hämtas dokument från filkatalog på server, eller skickas ut via e-post. Då är det viktigt att se över sina rutiner för säker hantering.

Det är viktigt att även tänka igenom hur support av skrivaren ska hanteras. Om support till exempel hanteras via inloggningsmöjligheter till skrivaren över publikt internet bör verksamheten fråga sig om filer som ligger på skrivarens lagring eller liknande är säker från extern tillgång. Det har förekommit stora problem med hacking via internetanslutna skrivare. Krav kan behöva ställas på teknik som spärrar mot detta så att obehöriga inte kan komma åt känslig information.

Var uppmärksamma på dokument med skyddade personuppgifter och skyddsobjekt. Dessa dokument behöver hanteras med särskilda rutiner. Att skanna, mejla och skriva ut kopior utan särskilda åtgärder för att skydda informationen är inte lämpligt. Särskilt viktigt är att hålla koll på om dokument finns kvar i någon användares mapp på exempelvis en hemkatalog eller intranät. Det behöver då finnas rutiner för hur dessa dokument gallras bort. Kontrollera med ansvariga för säkerhet/informationssäkerhet om det finns rutiner och instruktioner.

Skrivare och skanner har interna hårddiskar och i vissa fall även särskilda servrar som hanterar och lagrar till loggar av olika slag. Innehåller loggarna uppgifter som kan knyta spåren till en användare/individ anställd av verksamheten så räknas det som personuppgifter. Sparas dokument som hanteras eller annan information, så kan detta också innehålla personuppgifter. Det innebär att även bestämmelser i dataskyddsförordningen (GDPR) gäller. Särskilt viktigt när det gäller multifunktionella skrivare är att det går att gallra (ta bort) loggar och annan information i enlighet med policys och beslut för behandling av personuppgifter. Även vilka som har åtkomst till personuppgifter behöver ses över. Kontrollera med ansvariga för dataskydd vad som gäller.

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning