Personaladministration

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Kommunhus.png
Denna sida är anpassad för: Medlemmar
Innehållet på denna sida är anpassat för Sydarkiveras förbundsmedlemmar.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.

Personaladministration

Den centrala personalenheten tar fram övergripande policies och styrdokument och dessa bevaras bland ledningsorganens handlingar. Här sköts också arbetsgivarfrågor inom områden som arbetsrätt och avtal och central samverkan med fackliga organisationer. Personalhandlingar är de handlingar som skapas i den personaladministrativa verksamheten. Det kan vara handlingar om anställning, rekrytering eller rehabilitering.

Definition

Offentlighets- och sekretesslagen skiljer på handlingar som upprättats i myndighetens personalsociala verksamhet, personaladministrativa verksamhet respektive handlingar i ärende om anställning respektive disciplinansvar.

Personalakt

Varje medarbetare ska ha en personalakt, d.v.s. de personalhandlingar som rör medarbetaren ska vara samlade i en analog eller digital akt. Personalakterna ska sorteras efter personnummer.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Rekrytering och anställning

Vid rekrytering används ofta ett elektroniskt rekryteringsverktyg där den sökande skickar in sin ansökan med CV och handlingar. Ansökningarna finns endast i e-vertyget därför är det viktigt att ansökan med handlingar skrivs ut eller sparas digitalt för den person som erhållit tjänsten. Ansökningshandlingarna skall sedan tillsammans med anställningsförordnande förvaras i personalakten.

Registerkontroll i samband med anställning av personal som ska arbeta med barn och unga

Registerutdragen hanteras olika beroende på vilken typ av verksamhet den anställde kommer att arbeta inom. Därför bör det finnas tydliga rutiner inom berörda verksamheter samt hos den centrala personaladministrationen.

Det finns flera lagar som reglerar hur registerkontroll i samband med anställning av personer som ska arbeta med barn ska gå till.

Grundläggande lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn

Som grundläggande lag finns lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Av denna lag framgår bland annat följande: Den som erbjuds en anställning i staten, en kommun, en region, ett företag eller en organisation ska, om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn, på begäran av den som erbjuder anställningen visa upp ett utdrag ur det register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister. En kontroll av ett registerutdrag får inte dokumenteras på något annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Om det i en annan lag eller förordning finns bestämmelser som reglerar registerkontroll för arbete som innebär direkt och regelbunden kontakt med barn inom verksamhet som omfattas av denna lag, ska de tillämpas i stället för bestämmelserna i denna lag.

Detta innebär att lagen om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn är subsidiär (underordnad) gentemot andra lagar. Det finns särskilda regler om registerkontroll vad gäller arbete med barn som berör kommuner ibland annat följande lagar:

  • Skollagen (2 kap 31-33 §§)
  • Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder
  • Lag (2007:171) om registerkontroll av personal vid vissa boenden som tar emot barn

Registerkontroll inom LSS

Inom kommunal verksamhet gäller den obligatoriska registerkontrollen personal inom LSS verksamhet i enlighet med Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder. Ett registerutdrag eller en kopia av registerutdraget ska förvaras hos myndigheten i minst två år från det att en anställning, ett uppdrag eller en praktiktjänstgöring påbörjades. Det samma gäller för anställd hos ett bemanningsföretag eller annan som ingått avtal med den som bedriver sådan verksamhet, om uppdragstagaren eller den anställde erbjuds eller tilldelas arbetsuppgifter som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder och fullgör dessa uppgifter som om han eller hon var anställd i verksamheten.

Mer information om den praktiska hanteringen inom LSS finns på Socialstyrelsens hemsida.

Socialstyrelsens meddelandeblad om Registerkontroll av personal vid sådana hem för vård eller boende (HVB) som tar emot barn

Registerkontroll inom utbildningsväsendet

Hur registerutdragen ska hanteras och dokumenteras skiljer sig från den 1/7 2021 inte åt mellan de olika skolformerna. Skolförvaltningar måste ha rutiner för registerkontroll genomföras och dokumenteras vilket framgår av 2 kapitel 31-32 § skollagen.

Mer om den praktiska hanteringen inom utbildningsväsendet finns på Skolverkets hemsida. [1]

Förskola och grundskola

Enligt skollagen ska den som erbjuds en anställning inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan, specialskolan och sameskolan samt inom annan pedagogisk verksamhet som avses i 25 kap skollagen visa upp ett utdrag ur det register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister. Registerkontrollen avser alla typer av anställningar inom förskoleverksamhet, förskoleklass, skolverksamhet för skolpliktiga barn samt skolbarnsomsorgen, oavsett om verksamheten bedrivs i offentlig regi eller enskilt. Kontrollen gäller den som erbjuds en anställning och omfattar även korttidsanställd personal.

Arbetsgivaren är skyldig att genomföra registerkontroll av den som erbjuds anställning, men det är den arbetssökande själv som inhämtar registerutdraget.

Enligt Skollagen (2010:800/SFS 2021:452) 31 § "Den som erbjuds en anställning inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan, gymnasiesärskolan eller sådan pedagogisk verksamhet som avses i 25 kap. ska visa upp ett utdrag ur det register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister för den som erbjuder anställningen. Utdraget ska vara högst ett år gammalt. Den som inte har visat upp ett sådant registerutdrag får inte anställas."

I 2 kapitel 32 § står det numera att "En kontroll av ett registerutdrag enligt 31 § ska dokumenteras genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Anteckningen ska göras av den inom verksamheten som beslutar om att anställa, anlita eller ta emot någon. Någon annan dokumentation om kontrollen får inte göras."

Gymnasieskola

Enligt skollagen omfattas nu även rekrytering av personal i gymnasieskolan eller i gymnasiesärskolan av registerkontroll (2 kap 31 § skollagen). Den som erbjuds tjänsten ska visa upp ett registerutdrag och den som anställer får endast göra en notering om att utdraget har visats upp.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete gäller för alla arbetsgivare. (AFS 2001:1) Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten för att förebygga olyckor och ohälsa. För att rapportera och hantera arbetsmiljöhändelser, samt dokumentera skyddsronder och riskbedömningar används ibland ett särskilt verktyg/system. Vissa handlingar måste också diarieföras. Dokumentera hanteringen i Er informationshanteringsplan.

Personalhälsa

Sjuk- och rehabiliteringsärenden omfattas av sekretess om inte den det berör medger annat. Alla som hanterar dokumentation kring sjuk- och rehabiliteringsärenden omfattas av tystnadsplikt. Handlingar är inte offentliga och ska förvaras oåtkomligt för utomstående. Medarbetare vid offentliga organisationer har däremot alltid rätt att ta del av alla handlingar och anteckningar som arbetsgivaren har som berör dem själva.

Disciplinpåföljd

Om en arbetstagare gör sig skyldig till fel eller försummelse i anställningen kan arbetsgivaren ge arbetstagaren en skriftlig varning. Beslut om disciplinpåföljd ska meddelas skriftligen. Innan frågan om disciplinpåföljd avgörs ska arbetstagaren få tillfälle att yttra sig och lokal arbetstagarorganisation ska underrättas om den tilltänkta åtgärden. Arbetstagarorganisationen har även möjlighet att påkalla överläggning inom sju kalenderdagar. Disciplinärenden omfattas normalt sett inte av sekretess.

Anställnings upphörande

En tillsvidareanställning kan upphöra på initiativ av arbetstagaren själv eller av arbetsgivaren genom uppsägning med uppsägningstid eller omedelbart genom avsked. En tidsbegränsad anställning upphör i regel automatiskt vid anställningstidens utgång.

Arbetstagare får sägas upp av arbetsgivaren endast då det finns saklig grund för uppsägning. Saklig grund för uppsägning kan vara antingen arbetsbrist, det vill säga organisatoriska skäl, eller hänföra sig till arbetstagaren personligen, personliga skäl. I samband med avslut av anställning skapas en del dokument av vilka flertalet skall bevaras och förvaras i personalakt. Vid avgång med pension är det också viktigt att beslut om pension/pensionsbrev bevaras och förvaras i personalakt.

Arbetsbefrämjande verksamhet

Inom kommunerna bedrivs arbets- och sysselsättningsbefrämjande verksamhet i olika former. Vanligtvis har man en ansvarig enhet för detta arbete, Arbetsmarknadsenhet, som arbetar med att utveckla, stödja och vägleda människor i olika situationer. Det uppstår en del dokumentation om de personer som är föremål för insatser. Ofta är dessa personer "remitterade" till den arbetsbefrämjande verksamheten från socialtjänsten eller arbetsförmedlingen, vilket innebär att dokumentationen rörande bistånds- eller åtgärdsbeslut i original finns i personakter hos dessa. Av den dokumentation som finns inom de arbetsbefrämjande verksamheterna om deltagarna kan det mesta gallras en tid efter avslutad åtgärd. Detta gäller framför allt personer som inte är kommunanställda, men i åtgärd i kommunens regi. Vissa handlingar kan dock vara av betydelse för den enskilde i framtiden och bör bevaras. Det gäller främst de personer som är kommunanställda med anställningsstöd. Handlingar som rör anställd personal finns normalt i personalakter och hanteras av den centrala personaladministrationen.

Diarieföring

Vissa handlingar i ett personalärende ska diarieföras. Detta innebär inte nödvändigtvis att handlingarna förvaras i diariet utan de kan istället förvaras i personalakten med en notering i diariet om var handlingarna förvaras.

Sekretess

Personalhandlingar som omfattas av sekretess ska alltid diarieföras, enligt reglerna i Offentlighets- och sekretesslagen. Detta är för att allmänheten ska kunna veta att en handling finns, även om man inte får ta del av den p.g.a. sekretess. Handlingen ska diarieföras samma dag den inkommit eller upprättats. Eftersom ett diarium är offentligt bör avsändare och ärendemening formuleras så att sekretessen inte bryts. Om verksamhetssystemet stödjer det kan man ha en offentlig och en intern ärendemening. Handlingar som omfattas av sekretess får av säkerhetsskäl inte skannas, faxas eller skickas med e-post varken intern eller externt om man inte säkerställt att kryptering av informationen används av både avsändare och mottagare. För mer information kontakta Sydarkivera.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Utlämnande

Om handlingarna är allmänna gäller samma regler för utlämnande som för andra allmänna handlingar, nämligen att ett utlämnande ska ske skyndsamt. Om inte en omfattande sekretessbedömning behöver göras betyder det oftast att handlingen ska lämnas ut samma dag eller dagen efter att begäran inkommit. Möjligheten att maskera (dölja) uppgifter i handlingar gäller enbart om uppgifterna är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

För vissa handlingar som innehåller sekretess kan det räcka att avidentifiera handlingen. Om det ändå går att lista ut vem handlingen rör ska handlingen inte lämnas ut alls.

Tänk på att disciplinärenden normalt inte omfattas av sekretess.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Lagar och regler

Personalhandlingar är i regel allmänna handlingar och ska hanteras enligt Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, arkivförfattningarna och kommunens arkivregler.

Offentlighet och sekretess

Personalhandlingar är offentliga med undantag för handlingar som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen, främst 39 kapitel 1-2 §. Sekretessbelagda handlingar ska förvaras i en egen akt (omslag) om pappersakt används.

Sekretessparagrafer

Offentlighets- och sekretesslagen OSL 39 kap. 1–2 §§:

Personalsocial verksamhet

1 § Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretess gäller i verksamhet som avses i första stycket för annan uppgift om en enskilds personliga förhållanden än som anges där, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Kommentar till paragrafen: Här avses t.ex. handlingar som upprättas av företagshälsovården.

Personaladministrativ verksamhet i övrigt

2 § Sekretess gäller i övrig personaladministrativ verksamhet än som anges i 1 § för dels uppgift om en enskilds hälsotillstånd, dels sådan uppgift om eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

Kommentar: Här avses t.ex. läkarintyg och handlingar om omplacering och pensionering Sekretessen gäller inte i ärende om anställning eller disciplinansvar och inte heller beslut i annat ärende som avses i första stycket.

Kommentar: Här avses alla anställningshandlingar t.ex. betyg, intyg, referenshandlingar, anställningsbevis och samtliga handlingar inklusive beslut i disciplinärenden samt beslut om omplacering (placeringsmeddelande) och beslut om pension.

Adresser, telefonnummer, m.m.

3 § Sekretess gäller i annat fall än som avses i 1 och 2 §§ i personaladministrativ verksamhet för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs.

Vidare gäller sekretess hos Riksdagens ombudsmän i myndighetens personaladministrativa verksamhet för uppgift om en enskilds bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort samt uppgift om närstående till personalen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Motsvarande sekretess gäller, i den utsträckning regeringen meddelar föreskrifter om det, hos myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men.

Kommentar: Sekretess gäller genom ett regeringsbeslut (Offentlighets- och sekretessförordningen) för personnummer, adress och telefonnummer till hem och fritidsbostad för personal som arbetar inom socialtjänsten eller inom hälso- och sjukvården.

Enskildes hälsa eller sexualliv

21 kap 1 § Sekretess gäller för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte för uppgift som avses i

  1. 35 kap. 1 § andra stycket andra meningen och 12 § femte stycket,
  2. som förekommer i sådant mål eller ärende som anges i 36 kap. 1 §, eller
  3. som tas in i ett beslut.

Kommentar: Sekretessen gäller i sjuttio år efter sista anteckningen och rör alla handlingar hos myndigheten, inte bara de som hör till personaladministrativ verksamhet.

Löneadministration

Löneadministrationen ger upphov till en rad handlingar/information som inte behöver bevaras, om själva innehållet i handlingen kan utläsas i en lönelista. Ex. löneunderlag såsom tjänstgöringsrapporter med tillägg och avdrag, ledighetsansökningar samt reseräkningar.

Redovisningen sker många gånger helt digitalt av arbetstagaren själv, och godkänns sedan av chef. Vissa löneunderlag är analoga och registreras i lönesystem. Löneunderlagen kan hanteras både analogt och helt digitalt. Det är viktigt att det finns en informationshanteringsplan som bestämmer om och när handlingarna/informationen kan gallras.

Ledigheter hanteras ofta direkt i verksamhetssystem. Ledigheter över 6 månader kan behöva bevaras i personalakten, om uppgift om tid och orsak till tjänstledighet inte framgår av tjänstgöringsjournal/lönelista.

Lönelistan/lönespecifikationen skall bevaras. Den kan behövas vid pensionsutredningar eller vid utfärdande av tjänstgöringsintyg/betyg. För att i en framtid kunna läsa och förstå lönelistan, måste en löneartsförteckning bevaras. (Beskrivning i klartext av löneartskoder i ett lönesystem).

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning