Klassificeringsstruktur

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Klassificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang. Ett klassificeringsschema ger en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser/arbetsflöden. Tanken är att klassificeringsschemat ska kunna användas som diarieplan och som utgångspunkt för att strukturera informationshanteringsplaner.

Genom att kartlägga vad en verksamhet arbetar med, dess processer, kan man skapa en klassificeringsstruktur bestående av en eller flera huvudnivåer med tillhörande undernivåer. Nivåerna i en klassificeringsschema går från det övergripande till det specifika. Nivåstrukturen presenteras i form av en punktnotation. Ju fler siffror desto längre ner i undernivåerna och desto mer specifikt.

För att klassificeringsschemat ska hålla sig aktuell över tid bör strukturen vara organisationsoberoende. Den ska alltså inte ha någon koppling till en myndighetens politiska- eller tjänstemannaorganisation. Strukturen visar vilka verksamhetsområden och processer som hanteras inom organisationens verksamheter, alltså vad en verksamhet/myndighet arbetar med och inte vilket organ som gör det. Det senare får tydliggöras genom organisationsbeskrivningar, till exempel i sin Arkivbeskrivning.

Klassificeringsscheman har alltså två viktiga funktioner:

  • att göra arkivet sökbart utifrån verksamhetsområde,
  • att bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget.

Sydarkiveras förbundsmedlemmar rekommenderas att införa klassificeringsschemat VerkSAM Diarium som diarieplan i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem (diarium) eller vid behov av ny diarieplan. De mallar för informationshanteringsplaner som tillhandahålls åt förbundsmedlemmarna är strukturerade utifrån det klassificeringsschemat.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning