Klassificeringsstruktur
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!
Klassificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang. Ett klassificeringsschema ger en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser/arbetsflöden. Tanken är att klassificeringsschemat ska kunna användas som diarieplan och som utgångspunkt för att strukturera informationshanteringsplaner.
Genom att kartlägga vad en verksamhet arbetar med, dess processer, kan man skapa en klassificeringsstruktur bestående av en eller flera huvudnivåer med tillhörande undernivåer. Nivåerna i en klassificeringsschema går från det övergripande till det specifika. Nivåstrukturen presenteras i form av en punktnotation. Ju fler siffror desto längre ner i undernivåerna och desto mer specifikt.
För att klassificeringsschemat ska hålla sig aktuell över tid bör strukturen vara organisationsoberoende. Den ska alltså inte ha någon koppling till en myndighetens politiska- eller tjänstemannaorganisation. Strukturen visar vilka verksamhetsområden och processer som hanteras inom organisationens verksamheter, alltså vad en verksamhet/myndighet arbetar med och inte vilket organ som gör det. Det senare får tydliggöras genom organisationsbeskrivningar, till exempel i sin Arkivbeskrivning.
Klassificeringsscheman har alltså två viktiga funktioner:
- att göra arkivet sökbart utifrån verksamhetsområde,
- att bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget.
Sydarkiveras förbundsmedlemmar rekommenderas att införa klassificeringsschemat VerkSAM Diarium som diarieplan i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem (diarium) eller vid behov av ny diarieplan. De mallar för informationshanteringsplaner som tillhandahålls åt förbundsmedlemmarna är strukturerade utifrån det klassificeringsschemat.
- Kommunala och regionala bolag
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitalisering - digitalt arbetssätt
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Ärendehantering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Guider till Sydarkiveras verktyg