Rutin vid betygsförfrågningar

Denna sida är anpassad för: Sydarkivera Internt
Innehållet på denna sida beskriver Sydarkiveras interna arbetsmetoder.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.

Innehåll

1 Steg 1: Förfrågan inkommer
2 Steg 2: Letandet
3 Steg 3: Om en betygskopia för personen i fråga finns.
4 Steg 4: Om betygskataloger för personen i fråga finns.
5 Steg 5: Avsluta ärendet
6 Förklaringar till mallarna

Steg 1: Förfrågan inkommer

Uppgifter vi behöver för att kunna få fram ärendet så skyndsamt som möjligt:

Personnummer
Namn på personen då betyget utfärdades.
Vilken typ av betyg som efterfrågas (grundskola, gymnasium, Kommunal vuxenskola, samt om gått särskola)
Namn på skolan samt ev. vilken linje man gick.
År då betyget utfärdades samt är det ett slutbetyg, samlat betygsdokument eller om man ej gått klart utbildningen)
Kontaktuppgifter till kund (telefonnummer och/eller mejl, samt adress vid fysiska kopior/avskrifter). Om vill vara anonym måste de kontakta oss igen (om inte besök), behöver då bestämma hur och när.
Hur ska handlingen lämnas ut (hämtas på plats, skickas med brev, digitalt)?

Om inte dessa saker står i inkommit mejl, be dem återkomma med dessa uppgifter. Berätta redan nu att det kan tillkomma en kostnad enligt "Taxa för utlämnande".

Steg 2: Letandet

Med hjälp av de uppgifter vi har fått söker vi först i vårt förteckningssystem angående var i det analoga arkivet det ska finnas. I vilken arkivbildare, vilken serie och vilken volym (-er). Först ser vi om det finns några betygskopior. Om inte det finns får vi se om det finns betygskataloger för personen i fråga (se Steg 4). Om vi inte hittar en elev någonstans bland betygshandlingarna finns en chans att eleven haft skyddade personuppgifter och då inte förts in i något system, utan hanterats analogt. Då kan informationen missats att överlämnas till arkivet i samband med det årets handlingar och finns kvar hos verksamheten.

Steg 3: Om en betygskopia för personen i fråga finns.

Vill kund endast ha en digital betygskopia utan vidimering. Skanna in betygskopian och skicka via mejl till kund.
Vill kund ha en vidimerad betygskopia. Kopiera, stämpla med "Kopian överensstämmer med arkivexemplaret", skriv under, namnförtydligande samt stämpla "Sydarkivera". Den vidimerade kopian får antingen hämtas eller skickas med post (skicka ev. med en kopia på det vidimerade betyget, så kund inte skickar iväg det vidimerade "originalet" utan behåller det eller skriv tydligt att det nu är kundens "original"). Är det brådskande kan även det vidimerade betyget mejlas (förutom att skicka det med post). Se vidare Steg 5 Avsluta ärende.

Varför vidimerar vi betygskopiorna? Flera myndigheter och arbetsgivare, speciellt utländska, vill gärna att kopior är vidimerade och kan ibland kontakta arkiven för att dubbelkolla.

Steg 4: Om betygskataloger för personen i fråga finns.

Kolla med kund om det är ok med kostnad för att göra en avskrift (om detta inte gjorts innan).
Om möjlighet finns kontakta verksamheten eller använd system för att hitta elevens alla betygskataloger. Verksamheten kan oftast skicka en skärmdump på alla kurser kunden läst hos dem. Ibland finns även möjlighet för verksamheten att skriva ut och skicka ett utdrag ur betygskatalogen till kunden (då avslutas ärendet här, se steg 5).
Finns inte möjlighet till ovanstående, så kan man ta hjälp av kunden för att få reda på kurserna som hen läst eller är det att leta bland alla betygskataloger för hand. Det är här viktigt att återkoppla till kunden att det vi gör avskrift på är de betygskataloger som vi kan hitta i arkivet och att det skulle kunna finnas fler.
När alla betygskataloger är hittade och ev. kopierade, gör en avskrift ur dessa betygskataloger. Använd mallarna nedan: "Mall Avskrift ur betygskatalog för grundskola, grundsärskola" eller "Mall Avskrift ur betygskatalog för gymnasieskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning, särskild vuxenutbildning. För mer info se nedan "Förklaring till mallarna".

Dokument

Mall - Avskrift ur betygskatalog för grundskola/grundsärskola

Mall - Avskrift ur betygskatalog för gymnasiskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning och särskild vuxenutbildning

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Låt någon annan dubbelkolla så att du skrivit av allt rätt. Skriv ut avskriften och skriv under.
Skicka avskrift ur betygskatalog till kund med post. Skicka med följebrev om du inte redan mejlat eller berättat via telefon för kund om det som behövs.

Vid en avskrift kan vi bara intyga att personen hette detta i de handlingar vi har, så vi kan inte ändra något namn eller personnummer.

Steg 5: Avsluta ärendet

Fyller i förfrågningsenkäten för att journalföra statistik (inga personuppgifter).

Förklaringar till mallarna

Allt som står inom [ ] är endast till hjälp för vad där ska stå. Det är oftast exempel som man antingen tar bort delvis eller allt, beroende på vilken typ av betyg som gavs, från vilken typ av skola och vilka markeringar och förkortningar som använts i de aktuella betygskatalogerna.
Kolumner som inte används kan tas bort. Använd bara de kolumner och den text som behövs i just den avskriften - ta bort övrigt.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden