Offentlighet och sekretess

Från Sydarkiveras Wiki

Lagbok.png

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande ska var och en ha rätt att ta del av allmänna handlingar”

Myndigheters verksamhet är i grunden offentlig! Var däremot försiktig med uppgifter där sekretess kan finnas och rådfråga om du är osäker innan du lämnar ut.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen gäller hos:

  • Statliga myndigheter
  • Kommunala myndigheter (varje nämnd)
  • Folkvalda församlingar (2 kap 5 § TF)
  • Kommunala bolag (2 kap 3 § OSL)

Utgångspunkten är att myndigheters information är offentlig, men undantag finns. Handlingar eller uppgifter i handlingar kan omfattas av sekretess. Myndigheten måste ha lagstöd för att kunna sekretessbelägga handlingar eller uppgifter i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) eller annan lagstiftning som OSL hänvisar till.

  • Tryckfrihetsförordningen (TF) reglerar om en handling är allmän (2 kap).
  • Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) reglerar om en allmän handling är offentlig eller sekretessbelagd.
  • Dataskyddslagen (GDPR) ställer krav på hur en myndighet hanterar personuppgifter, i vilket syfte och vilken laglig grund myndigheten har för att använda uppgifterna med mera.
  • Tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighetsprincipen har företräde framför reglerna i dataskyddslagen (GDPR).

Offentlighet och sekretesslagen (OSL)

OSL.png

I grunden handlar OSL om att skydda uppgifter som kan anses känsliga och som kan påverka en person eller myndighets integritet.

OSL innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar, samt bestämmelser om hur myndigheter ska lägga upp arbetet så att sökandet efter allmänna handlingar underlättas.

I OSL finns också regler om sekretess till skydd för många olika intressen. Viss reglering är generell och gäller för alla myndigheter. Andra delar är mer myndighetsspecifika. Därför är det viktigt att vara insatt i de regler som gäller just din verksamhet.

Sekretessreglerna innehåller normalt sett skaderekvisit som innebär att uppgifterna är hemliga bara när det föreligger risk för skada eller men om de lämnas ut. Skaderekvisiten ser olika ut. I vissa fall saknas skaderekvisit.

  • Rakt skaderekvisit – sekretess gäller för uppgiften om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.
  • Omvänt skaderekvisit – sekretess gäller för uppgiften om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada.
  • Absolut sekretess – det saknas skaderekvisit och sekretess gäller utan någon bedömning. Endast sekretessbrytande regler kan bryta sekretessen i dessa fall (10 kap OSL).


Handlingar som omfattas av sekretess måste registreras!

Undantag från krav på registrering framgår i 5 kap. 1 § i offentlighets och sekretesslagen och 2 § i offentlighets- och sekretessförordningen.

Sekretess, sekretessgränser och inre sekretess

Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligt eller genom att en allmän handling lämnas ut eller om det sker på något annat sätt. Sekretessen innebär samtidigt en begränsning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

Tystnadsplikt

Det är förbjudet att lämna ut eller att tala om vissa typer av uppgifter. Röjer man uppgifter kan man bli dömd för brott mot tystnadsplikten och kan dömas till böter eller fängelse max 1 år. Skadestånd kan också vara aktuellt. Tystnadsplikten finns kvar även efter man avslutat sin anställning och så länge som sekretessen varar.

Sekretessgräns

Sekretess gäller även mellan myndigheter. I kommunen och region är varje nämnd med tillhörande kontor en ”myndighet”. Det kan i detta sammanhang beskrivas på så sätt att varje myndighet har en sekretessgräns.

I viss utsträckning kan det även finnas sekretessgränser inom en myndighet. Sekretess gäller nämligen även mellan olika självständiga verksamhetsgrenar inom myndigheten. Sekretessgränsen runt en självständig verksamhetsgren finns både i förhållande till övriga delar av samma myndighet och i förhållande till alla andra utanför.

Inre sekretess

Innanför en sekretessgräns gäller också så kallad inre sekretess. Detta innebär att uppgifter som omfattas av sekretess endast får lämnas mellan olika befattningshavare hos en och samma myndighet i den utsträckning som är normal och behövlig för ett ärendes handläggning eller för verksamhetens bedrivande i övrigt. Det är alltså inte fritt fram för personalen inom en myndighet, inom en sekretessgräns, att obegränsat utbyta uppgifter. Det förutsätts alltså att möjligheten att utbyta uppgifter inom en myndighet eller verksamhetsgren utnyttjas med omdöme.

Sekretessbelagda uppgifter kan dock under vissa omständigheter lämnas från en myndighet till en annan myndighet, det vill säga uppgifterna kan passera respektive myndighets sekretessgräns, exempelvis efter inhämtat samtycke från den i vars intresse sekretessen är uppställd. Det finns även möjligheter att lämna ut sekretessbelagda uppgifter då det sker som ett nödvändigt led i den utlämnande myndighetens egen verksamhet. Sekretess hindrar inte heller att en uppgift lämnas till en annan myndighet, om uppgifterna kan lämnas ut efter en menprövning eller i vissa fall om det vid en avvägning mellan intresset av att uppgiften lämnas ut och det intresse som sekretessen ska skydda är uppenbart att det förstnämnda intresset väger över.

Meddelarfrihet

Alla kan lämna uppgifter i vilket ämne som helst till journalist, författare eller annan utgivare om syftet är att uppgifterna ska publiceras. Det innebär att du får lämna muntliga sekretessbelagda uppgifter i syfte att få det publicerat, inte handlingar. Observera att det finns undantag från meddelarfriheten!

Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning