Analoga arkivleveranser

Det finns ett antal saker att tänka på att göra med dina analoga arkivhandlingar. När handläggningen är slutförd och eventuella ärenden avslutats behöver arkivhandlingarna förberedas för att arkiveras i närarkiv eller inför leverans till slutarkiv. Sydarkiveras checklista är ett stöd till de förbundsmedlemmar som tecknat avtal om hel arkivmyndighet och där Sydarkivera ansvarar för hanteringen och förvaltningen av slutarkivet. För att leveranserna till arkivmyndigheten ska vara så smidiga som möjligt är det viktigt att följa instruktionerna.

Observera! För att kunna leverera analoga arkiv till Sydarkivera krävs att din organisation har utsett Sydarkivera till hel arkivmyndighet och har tecknat avtal om förvaltning av det analoga slutarkivet som en anslutande tjänst!

Innehåll

1 Materiel du behöver vid arkivläggningen
2 Checklista inför arkivleverans
3 Gallra och leverera
- 3.1 Gallra
- 3.2 Leverera arkivmaterial
4 Om inte leveransen följer checklistan

Materiel du behöver vid arkivläggningen

Kontrollera att följande finns på plats innan arbetet med att arkivlägga handlingar påbörjas:

Arkivboxar A4 – boxar, finns i 55 respektive 80 mm bredd. Använd företrädesvis 55 mm.
Vid behov aktomslag för att omsluta och avskilja handlingar. Vitt kopieringspapper i A3-format.
Mjuk blyertspenna för att anteckna utanpå arkivboxen, (Se avsnitt märka arkivbox längre ner).
Bläckpenna märkt ”Svenskt arkiv” för eventuell anteckning på aktomslaget.

Nya arkivboxar ska användas för det som ska levereras till slutarkivet. För gallringsbara handlingar kan begagnade arkivboxar användas.

Checklista inför arkivleverans

Gallra och rensa arkivmaterial

Pärmar/akter måste vara rensade och gallrade innan de levereras. Slutarkivet ska inte innehålla handlingar som ska gallras. De ska förvaras på förvaltningen/enheten tills dess de kan gallras.

Allt som ska lämnas till slutarkivet ska vara rensat från:

Gem (gäller både plast och metallgem)
Gummiband
Plastfickor
Kuvert (OBS! kopiera om det står någon information som tillför något på kuvertet)
Pärmregister i plast (gäller även pappersregister med plastflik). Ibland behöver ni byta från plastregister till ett pappersregister och kopiera innehållsförteckningen på plastregistret (om det inte är helt i papper).
Post-it lappar (OBS! kopiera post-it lappen om den innehåller värdefull information)
Övertaliga dubbletter eller kopior (där det ligger flera på samma ställe och då det uppenbart är kopior)
Arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift.

Aktomslag ersätter gemens, gummibandens, plastfickornas och ibland pärmregistrens funktion. Om häftklammer använts kan den sitta kvar eftersom pappret riskerar att förstöras om de tas bort. Observera att häftklamrar helst inte ska användas överhuvudtaget. Tejpa inte trasiga handlingar.

Läs mer på sidan:

Gallra och rensa (slänga)

Ordna arkivmaterial

Arbeta endast med en typ av handlingar åt gången, exempelvis personalakter eller nationella prov. Utgå från myndighetens informationshanteringsplan/dokumenthanteringsplan.
Var noga med att skilja på gallringsbara handlingar och det som ska bevaras.
Ta ut handlingarna ur det förvaringsmedel (till exempel pärm eller hängmapp) som de förvaras i.
Handlingarna ska vara sorterade i den ordning som framgår av sidan Sortera handlingar. En tumregel är att handlingar som rör en person sorteras efter personnummer, fastighetshandlingar sorteras alfabetiskt och handlingar som rör verksamheten kronologiskt efter ämne (område, projekt). Är du osäker på hur du ska göra hör av dig till Sydarkiveras arkivarier.
Tänk på att lägga äldsta handlingen överst, exempelvis för sortering utifrån personnummer/födelsedatum, ska den först födda ligga överst och för sortering i alfabetisk ordning ska A ligga överst (efternamnet styr när personnummer/födelsedatum saknas).

Läs mer på sidan:

Sortera handlingar

Vid behov av aktomslag

Anteckna uppgift om innehåll med arkivbeständig bläckpenna. Skriv längs vikningen, eftersom då kan du bläddra bland aktomslagen utan att behöva ta ut dem ur arkivboxen om du lägger vikningen utåt.
Lägg handlingarna i aktomslaget.

Sekretess

Vid skyddade personuppgifter behöver det tydligt märkas upp, handlingen placeras i ett eget aktomslag och stämplas med sekretesstämpel. Glöm inte att ange enligt vilket lagrum handlingen omfattas av sekretess på omslaget.

Vanligtvis sekretesstämplas de handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Notering om dessa bör finnas på aktomslag, exempelvis "innehåller sekretess".

Om stämpel saknas går det utmärkt att notera för hand på aktomslag att sekretesshandlingar finns i akten.

Arkivlägga i arkivbox A4

Lägg handlingarna i arkivboxen med arkivomslagets vikning utåt.
Fyll upp arkivboxen ordentligt, till strax under kanten. Inga halvfulla eller överfulla arkivboxar, utnyttja hela boxens utrymme.
Får inte alla handlingar plats i en arkivbox, dela upp i två eller flera boxar.
För att undvika en ”skidbacke” på grund av häftade handlingar, kan man dela hälften av innehållet och vända den ena delen så att hälften kommer att ligga upp och ner med texten uppåt.

Tycker du det är knepigt att vika och packa en arkivbox?
Kolla in filmen på youtube: https://www.youtube.com/watch?v=mvZ-OlP9Ifo
(Instruktionsfilmen är gjord av Samuel Lindeborg, Falkenbergs kommun)

Märka arkivbox

Arkivboxen ska märkas med mjuk blyertspenna på nedre delen av arkivboxens rygg med följande uppgifter:

Verksamhetens namn när handlingarna tillkom (exempelvis Samhällsbyggnad eller Västra skolan).
Typ av handling (använd det som står i kolumnen ”Handling, serie” i dokumenthanteringsplanen)
Innehållets tidsomfattning (vilket/vilka år).
Har mer än en arkivbox använts för samma typ av handling, ska uppdelningen framgå (Exempel 1: på box 1 anges jan-mars, box 2 april- dec eller Exempel 2: box 1 Dpl1 711 -719, box 2 Dpl1 721-734). Förkorta diarieplanskoden "Dpl".
Finns sekretesshandlingar eller skyddade personuppgiftshandlingar med i arkivboxen, skriv dit det på arkivboxen.

När gallrings- och leveransår anges på arkivboxar, ska inte året som handlingen tillkom räknas. Exempel: Om handlingen upprättas i maj 2018, och gallringstid/leverans till slutarkivet är 2 år, kan handlingen gallras/levereras tidigast i januari 2021. Sist upprättade handling i varje arkivbox styr gallrings- och leveransår. Vid oklarheter hör av er till Sydarkivera eller er arkivarie.

Här ser ni vart uppgifterna ska skrivas:

Förvara i närarkiv

Om de märkta arkivboxarna sätts i närarkiv till dess att leverans respektive gallring ska ske. Tänk på att hålla handlingar som ska bevaras och gallras åtskilda på olika hyllor. Märk gärna upp hyllorna med "Bevaras" respektive "Gallras" för att göra det extra tydligt.

Gallra och leverera

Gallra

Gallra de handlingar som ska gallras i enlighet med er informationshanteringsplan. Gallra årsvis och var noga med att endast gallra de boxar som är märkta med ”Gallras 20XX”. Sekretesshandlingar ska lämnas till sekretessåtervinningen, vilket även ekonomihandlingar och andra handlingar som innehåller personuppgifter kan lämnas till. Kontrollera vad som gäller er kommun/region.

Leverera arkivmaterial

Gäller de boxar som är märkta med ”Leverans 20XX”.

Skicka inte enstaka handlingar, utan samla ihop handlingarna och leverera enligt överenskommelse med Sydarkiveras personal på det analoga slutarkivet.
Skriv en lista över vilka boxar eller motsvarande som ingår i leveransen (detta för att vara säkra på att allting har kommit fram).
Skriv Leveransreversal (kvitto), skriv ut ett exemplar på vanligt kopieringspapper och underteckna med arkivbeständig penna. Ladda ned mallen nedan.
Leveranskvitto/reversal ska vara märkt med avsändare (enhet och kontaktperson).
Kontakta slutarkivet och boka tid för leverans. Om det rör sig om en större leverans, kontakta kommunarkivet eller Sydarkivera i god tid i förväg!
Leverera material på avtalad tid.
Leverans ska ske personligen om inte annat överenskommits. Leverans av sekretesshandlingar ska alltid ske personligen.
Glöm inte att ta med ifylld Leveransreversal och eventuella bilagor samt arkivboxarna.
När slutarkivet godkänt leveransen undertecknas Leveransreversalen. Det är viktigt för att bevisa att handlingarna är överlämnande till arkivmyndigheten. En kopia återsändes till den som levererat arkivmaterial och originalet bevaras av Sydarkivera. Vissa kommuner diarieför återsända leveransreversaler, kontrollera hur ni gör i er kommun/region.

Dokument

Mall för Leveransreversal 2021

Om inte leveransen följer checklistan

Om leveransen inte är korrekt enligt ovan händer följande:

Information från Sydarkivera om vad som behöver åtgärdas skickas ut.

Därefter finns det två möjligheter.

Ni kan välja att återta arkivmaterialet och själva åtgärda det som inte var korrekt vid leveransen. Observera att ni som verksamhet står för återtransport av arkivmaterial.
Kostnad utgår om Sydarkivera ska åtgärda det som inte var korrekt vid leveransen. Räkna med att 50 cm arkivmaterial tar 8 h att åtgärda.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden