Analoga arkivleveranser

Från Sydarkiveras Wiki

Granskad.png

Innehållet på denna sida är granskat och fastställt!
Kontrollera med informationsansvarig innan redigering eller vid frågor.
Ansvarig för sidan: Bernhard Neuman


Observera! För att kunna leverera analoga arkiv till Sydarkivera krävs att din organisation har utsett Sydarkivera till hel arkivmyndighet och har tecknat avtal om förvaltning av det analoga slutarkivet som en anslutande tjänst!

Det finns ett antal saker att tänka på att göra med dina analoga arkivhandlingar. När handläggningen är slutförd och eventuella ärenden avslutats behöver arkivhandlingarna förberedas för att arkiveras i närarkiv eller inför leverans till slutarkiv. Sydarkiveras checklista är ett stöd till de förbundsmedlemmar som tecknat avtal om hel arkivmyndighet och där Sydarkivera ansvarar för hanteringen och förvaltningen av slutarkivet. För att leveranserna till arkivmyndigheten ska vara så smidiga som möjligt är det viktigt att följa instruktionerna.

Materiel du behöver vid arkivläggningen

Kontrollera att följande finns på plats innan arbetet med att arkivlägga handlingar påbörjas:

  • Arkivboxar A4 – boxar, finns i 55 respektive 80 mm bredd (använd företrädesvis 55 mm)
  • Vid behov aktomslag för att omsluta och avskilja handlingar. Vitt kopieringspapper i A3-format.
  • Mjuk blyertspenna för att anteckna utanpå arkivboxen, (Se avsnitt märka arkivbox längre ner).
  • Bläckpenna märkt ”Svenskt arkiv” för eventuell anteckning på aktomslaget.

Nya arkivboxar ska användas för det som ska levereras till slutarkivet. För gallringsbara handlingar kan begagnade arkivboxar användas.

Checklista inför arkivleverans

Gallra och rensa arkivmaterial

Pärmar/akter måste vara rensade och gallrade innan de levereras. Slutarkivet ska inte innehålla handlingar som ska gallras. De ska förvaras på förvaltningen/enheten.

Post-it.PNG

Allt som ska lämnas till slutarkivet ska vara rensat från:

  • Gem (gäller både plast och metallgem)
  • Gummiband
  • Plastfickor
  • Pärmregister i plast (gäller även pappersregister med plastflik)
  • Post-it lappar (OBS! kopiera post-it lappen om den innehåller värdefull information)
  • Övertaliga dubbletter eller kopior (där det ligger flera på samma ställe och då det uppenbart är kopior)
  • Arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift.
    Gem.png

Aktomslag ersätter gemens, gummibandens och plastfickornas funktion. Om häftklammer använts kan den sitta kvar eftersom pappret riskerar att förstöras om de tas bort. Observera att häftklamrar helst inte ska användas överhuvudtaget. Tejpa inte trasiga handlingar.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Ordna arkivmaterial

  • Arbeta endast med en typ av handlingar åt gången, ex. personalakter, nationella prov m.m. Utgå från myndighetens informationshanteringsplan/dokumenthanteringsplan.
  • Var noga med att skilja på gallringsbara handlingar och det som ska bevaras.
  • Ta ut handlingarna ur det förvaringsmedel (t.ex. pärm eller hängmapp) som de förvaras i.
  • Sortera handlingarna. Handlingarna ska vara sorterade i den ordning som framgår av informationshanteringsplanen.En tumregel är att handlingar som rör en person sorteras efter personnummer, fastighetshandlingar sorteras alfabetiskt och handlingar som rör verksamheten kronologiskt efter ämne (område, projekt). Är du osäker på hur du ska göra hör av dig till Sydarkiveras arkivarier.
  • Tänk på att lägga äldsta handlingen överst, ex. för sortering utifrån personnummer/födelsedatum, ska den först födda ligga överst och för sortering i alfabetisk ordning ska A ligga överst (efternamnet styr när personnummer/födelsedatum saknas).


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Vid behov av aktomslag

  • Anteckna uppgift om innehåll med arkivbeständig bläckpenna. Skriv längs vikningen, eftersom då kan man bläddra bland aktomslagen utan att behöva ta ut dem ur arkivboxen om man lägger vikningen utåt.
  • Lägg handlingarna i aktomslaget.

Öppet A3.JPG Arkivbox med ett vikt A3 med text.JPG

Sekretess

  • Vid skyddade personuppgifter behöver det tydligt märkas upp, handlingen placeras i ett eget aktomslag och stämplas med sekretesstämpel. Glöm inte att ange enligt vilket lagrum handlingen omfattas av sekretess på omslaget.
  • Vanligtvis sekretesstämplas de handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Notering om dessa bör finnas på aktomslag, ex. "innehåller sekretess".
  • Om stämpel saknas går det utmärkt att notera för hand på aktomslag att sekretesshandlingar finns i akten.

Sekretess stämpel.png Sekretess akt.png

Arkivlägga i arkivbox A4

  • Lägg handlingarna i arkivboxen med arkivomslagets vikning utåt.
  • Fyll upp arkivboxen ordentligt, till strax under kanten. Inga halvfulla eller överfulla arkivboxar, utnyttja hela boxens utrymme.
  • Får inte alla handlingar plats i en arkivbox, dela upp i två eller flera boxar.
  • För att undvika en ”skidbacke” p.g.a. häftade handlingar, kan man dela hälften av innehållet och vända den ena delen så att hälften kommer att ligga upp och ner med texten uppåt.

BILD

Tycker du det är knepigt att vika och packa en arkivbox? Kolla in filmen:

(Instruktionsfilmen är gjord av Samuel Lindeborg, Falkenbergs kommun)

Märka arkivbox

Arkivboxen ska märkas med mjuk blyertspenna på nedre delen av arkivboxens rygg med följande uppgifter:

  • Verksamhetens namn när handlingarna tillkom (ex. Samhällsbyggnad eller Västra skolan).
  • Typ av handling (använd det som står i kolumnen ”Handling, serie” i dokumenthanteringsplanen)
  • Innehållets tidsomfattning (vilket/vilka år).
  • Har mer än en arkivbox använts för samma typ av handling, ska uppdelningen framgå (Exempel 1: på box 1 anges jan-mars, box 2 april- dec eller Exempel 2: box 1 Dpl1 711 -719, box 2 Dpl1 721-734). Förkorta diarieplanskoden "Dpl".
  • Finns sekretesshandlingar eller skyddade personuppgiftshandlingar med i arkivboxen, skriv dit det på arkivboxen.
  • Boxar som innehåller gallringsbara handlingar märks upp med gallringsår.
  • Boxar som innehåller handlingar som ska bevaras märks upp med leveransår, d v s det år handlingarna ska levereras till slutarkivet.

När gallrings-/leveransår anges, ska inte året som handlingen tillkom räknas. Exempel: Om handlingen upprättas i maj 2018, och gallringstid/leverans till slutarkivet är 2 år, kan handlingen gallras/levereras tidigast i januari 2021. Sist upprättade handling i varje arkivbox styr gallrings-/leveransår. Vid oklarheter hör av er till Sydarkivera eller er arkivarie.

Här ser ni vart uppgifterna ska skrivas:

BILD (En med bevara och en med gallra)

Förvara i närarkiv

De märkta arkivboxarna sätts i närarkiv till dess att leverans respektive gallring ska ske. Tänk på att hålla handlingar som ska bevaras och gallras åtskilda på olika hyllor. Märk gärna upp hyllorna med "Bevaras" respektive "Gallras" för att göra det extra tydligt. Håll ordning i närarkivet.

BILD! (Bevaras/gallras från hyllsida)

Gallra och leverera

Gallra

Gallra de handlingar som ska gallras i enlighet med er informationshanteringsplan. Gallra årsvis och var noga med att endast gallra de boxar som är märkta med ”Gallras 20XX”. Sekretesshandlingar, ekonomihandlingar och andra handlingar som innehåller mycket personuppgifter ska lämnas till sekretessåtervinningen. Kontrollera vad som gäller er kommun/region.

Leverera arkivmaterial

Gäller de boxar som är märkta med ”Leverans 20XX”.

  • Skicka inte enstaka handlingar, utan samla ihop handlingarna och leverera en gång om året.
  • Skriv en lista över vilka pärmar, boxar eller motsvarande som ingår i leveransen (detta för att vara säkra på att allting har kommit fram).
  • Skriv Leveransreversal (kvitto), skriv ut ett exemplar på vanligt kopieringspapper och underteckna med arkivbeständig penna. Länk till reversaler: Ensidig / Flersidig
  • Leveranskvitto/reversal ska vara märkt med avsändare (enhet och kontaktperson).
  • Kontakta slutarkivet och boka tid för leverans. Om det rör sig om en större leverans, kontakta kommunarkivet eller Sydarkivera i god tid i förväg!
  • Leverera material på avtalad tid.
  • Leverans ska ske personligen om inte annat överenskommits. Leverans av sekretesshandlingar ska alltid ske personligen.
  • Glöm inte att ta med ifylld Leveransreversal och ev. bilagor samt arkivboxarna.
  • När slutarkivet godkänt leveransen undertecknas Leveransreversalen. Det är viktigt för att bevisa att handlingarna är överlämnande till arkivmyndigheten. En kopia återsändes till den som levererat arkivmaterial och originalet bevaras av Sydarkivera. Vissa kommuner diarieför återsända leveransreversaler, kontrollera hur ni gör i er kommun/region.

Om inte leveransen följer checklistan

Om leveransen inte är korrekt enligt ovan händer följande:

  • Information från Sydarkivera om vad som behöver åtgärdas skickas ut.

Därefter finns det två möjligheter.

  1. Ni kan välja att återta arkivmaterialet och själva åtgärda det som inte var korrekt vid leveransen. Observera att ni som verksamhet står för återtransport av arkivmaterial.
  2. Kostnad utgår om Sydarkivera ska åtgärda det som inte var korrekt vid leveransen. Räkna med att 50 cm arkivmaterial tar 8 h att åtgärda.
Handboken

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Informationssäkerhet

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed (Extern testbädd)

VerkSAM Arkivredovisning