VerkSAM Arkivredovisning

Från Sydarkiveras Wiki

Vad är VerkSAM?

VerkSAM är ett arbetssätt med tillhörande mallar som utvecklats gemensamt av ett antal kommunarkivarier och representanter från olika kommunala verksamheter och förvaltningar under flera år. Strukturen är i första hand tänkt för informationsredovisning och att användas i alla sammanhang där en verksamhetsstruktur krävs, exempelvis diarieplan, informationshanteringsplan och arkivförteckning.

VerkSAM består av fyra delar:

  • VerkSAM Diarium - en fastställd organisationsoberoende klassificeringsschema/diarieplan som visar vad myndigheten arbetar med.
  • VerkSAM Beskrivning - mall för arkivbeskrivning som beskriver myndighetens verksamhet och organisation.
  • VerkSAM Plan - mall för informationshanteringsplan som redovisar myndighetens allmänna handlingarna, hur de ska hanteras och vad som får gallras.
  • VerkSAM Klassa - mallar för informationssäkerhetskartläggning. Resultatet kan föras in i VerkSAM Plan.

Bakgrund

Ett första embryo till VerkSAM skapades redan 2008. Arbetet kom främst igång med anledning av Riksarkivets krav på att de statliga myndigheterna senast 2013 skulle övergå till en verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA:FS 2008:4). För kommunala och landstingskommunala myndigheter var omställningen frivillig. Trots det fanns det några kommuner som ansåg att en sådan omställning skulle vara intressant och började titta på hur samma arbetssätt skulle kunna användas även av de kommunala myndigheterna.

2011-2012 formaliserades arbetet lite mer och arbetet med att skapa en gemensam mall för ett klassificeringsschema anpassad för kommunal verksamhet hamnade inom ramen nätverket E-arkiv Syd där en redaktionskommitté bildades. Arbetet med VerkSAM avstannade nästan helt när Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor vid Sveriges kommuner och landsting år 2012 tillsatte ett projekt i syfte att ta fram en gemensam struktur för att klassificera kommunala verksamheter. Projektet fick namnet KLASSA. Tyvärr uppfyllde inte KLASSA fullt ut de önskemål E-arkiv Syd såg sig behöva och arbetet med VerkSAM återupptogs 2013-2015. Inspiration och idéer hämtades in från KLASSA och andra regionala och lokala arbeten med klassificering och en gemensam mall började ta form.

Den första versionen av klassificeringsschemat togs fram 2015 av en redaktionskommitté utsedd inom nätverket E-arkiv syd. 2015 fastslog E-arkiv Syd sitt första gemensamma klassificeringsschema anpassad för kommunal verksamhet, VerkSAM Diarium 1.0. Arbetet med att förvalta klassificeringsschemat överfördes till det då nybildade kommunalförbundet Sydarkivera, men ansvarat för uppdatering och förbättringar ligger även fortsättningsvis kvar på användarna av strukturen.

Vem får använda VerkSAM?

VerkSAM är öppet för alla intresserade att använda. Vi på Sydarkivera vill gärna veta vilka som använder sig av konceptet, så om ni tänkt att använda det vill vi gärna att ni meddelar oss i yammer-nätverket för VerkSAM Arkivredovisning eller via e-post om detta. Vi vill även att ni aktivt hjälper till att hålla mallarna uppdaterade genom att delta på användarträffar och nätverksträffar, eller genom att vara aktiva på Yammer-nätverket för VerkSAM Arkivredovisning.

Förvaltning

VerkSAM Arkivredovisning förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och utvecklas i samarbete med förbundsmedlemmarna och andra intresserade kommuner i öppna forum och via användarträffar. Ny version har fram tills nu arbetats fram ungefär en gång om året. Allt eftersom klassificeringen blir allt mer komplett kommer uppdateringar att ske mer sällan. Det finns planer på ett större omtag med hela VerkSAM, men exakt hur det arbetet kommer att se ut och när det kommer att påbörjas är ännu inte klart.

Delta i arbetet med VerkSAM

Arbetet med att uppdatera VerkSAM sker i samband med särskilda användarträffa för VerkSAM-användare. Arbetet med att ta fram underlag för uppdatering sker på arbetsdagar, arkivarbetsträffar och nätverksträffar för olika verksamhetsområden som Sydarkivera anordnar. Mer information om dessa hittar du på Sydarkiveras bokningsportal

Nätverket VerkSAM Arkivredovisning på Yammer finns via länken: https://www.yammer.com/verksam (observera att man behöver gå med i nätverket som deltagare för att komma åt all information.)


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning