Skola och utbildning

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Utbildningen är en av de största och ekonomiskt tyngst vägande uppgifterna för kommunerna. Med tanke på skolans centrala roll i den kommunala verksamheten sett ur ett långsiktigt perspektiv, och nuvarande situation då 12–13 års skolgång är det normala, måste dokumentationen av utbildningsväsendet ses som en viktig uppgift. De handlingar som bör bevaras är framför allt sådana som är specifika för utbildningsområdet.

Förskolan vänder sig till barn från ett år till dess de börjar förskoleklassen. Förskolan bedrivs i form av förskola, pedagogisk omsorg (tidigare bland annat familjedaghem) och öppen förskola. Förskolan är en egen skolform med uppdrag att förbereda barnen för fortsatt utbildning.

Förskoleklassen är en obligatorisk skolform sedan 2018 som ska ligga till grund för den fortsatta skolgången. Alla barn ska erbjudas plats i förskoleklass från och med höstterminen det år de fyller sex år och till dess de ska börja fullgöra sin skolplikt.

Skolbarnomsorg är benämningen på de tre verksamheter som vänder sig till barn till och med 12 år och som ingår i skolan. Den omfattas av fritidshem, pedagogisk omsorg och öppen fritidsverksamhet för de som är mellan tio och tolv år.

Grundskolan är en nioårig obligatorisk skolform som bedrivs av både kommunala och fristående skolor, så kallade friskolor. Grundskolan är tillgänglig för alla barn mellan 6 och 16 år. För de barn som inte kan genomföra sin skolgång i grundskolan finns specialskolan och den obligatoriska särskolan.

Utbildning på gymnasienivå är en avgiftsfri, frivillig skolform. Det finns ett antal nationella program men även specialutformade program och individuella program. Varje program pågår tre år och består av kärnämnen, karaktärsämnen, valbara kurser och projektarbete.

Gymnasial lärlingsutbildning knyts organisatoriskt oftast till en skolenhet i kommunen, vanligtvis en gymnasieskola eller den kommunala vuxenutbildningen.

Utbildning för vuxna omfattas av tre frivilliga skolformer, kommunal vuxenutbildning (Komvux), särskild utbildning för vuxna (Särvux) och svenskundervisning för invandrare (SFI).

Dokumentationsskyldighet

Dokumentationen är ett verktyg för lärarens uppföljning, utvärdering av undervisningen och av elevernas kunskaper och lärande. Det är ett viktigt underlag när rektorn följer upp verksamheten och stödjer lärarna i deras arbete, och den underlättar kommunikationen med vårdnadshavare om undervisningens syfte och genomförande. När läraren behöver underlag för att visa elevens kunskaper utifrån kunskapskraven, i till exempel arbetet med den skriftliga individuella utvecklingsplanen, kan den dokumenterade planeringen utgöra ett stöd. Skolans verksamhet omfattar både vad som juridiskt definieras som faktiskt handlande och ärendehandläggning. Med faktiskt handlande menas exempelvis undervisning och med ärendehandläggning avses den del av skolans verksamhet där skolan fattar beslut, exempelvis när ett åtgärdsprogram upprättas. Man skulle kunna tro att dokumentationsskyldighet endast finns när det är fråga om ärendehandläggning, men i själva verket kan det krävas dokumentation även när det är fråga om faktiskt handlande såsom undervisning. Av Skolverkets framtagna Allmänna råd med kommentarer för planering och genomförande av undervisningen, framgår att det ställs krav på dokumentation i samband med undervisning. I skollagen anges i vissa fall tydligt att det ställs krav på dokumentation, men även när det inte finns något uttryckligt krav på skriftlig dokumentation kan sådan i praktiken ändå krävas.



Offentlighet och sekretess inom utbildningsväsendet

Dokumentation innebär att det uppstår frågor om handlingar är allmänna och offentliga. Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar hos myndigheter som regel är offentliga och att var och en har rätt att ta del av sådana handlingar om det inte föreligger sekretess. Eftersom dokumentation i skolan ofta innehåller integritetskänsliga uppgifter måste skolpersonalen kunna avgöra om en handling är allmän. Därefter ska det avgöras om den allmänna handlingen är offentlig eller om sekretess råder.

Sedan den 1 juli 2011 är utgångspunkten att sekretess gäller för uppgifter om en elevs personliga förhållanden i elevhälsa som avser psykologisk, psykosocial eller specialpedagogisk insats. Dessa uppgifter är offentliga endast om det står klart att uppgiften kan offentliggöras utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Uppgifter om enskilds personliga förhållanden i åtgärdsprogram omfattas däremot av sekretess endast om det kan antas att den som uppgiften rör, eller någon henne eller honom närstående lider men om uppgiften offentliggörs. Det innebär ett svagare sekretesskydd.

Hitta rätt i lagen

  • Bestämmelser om sekretess till skydd av uppgifter om enskildas personliga förhållanden oavsett vilket sammanhang de förekommer i finns i 21 kap i offentlighets- och sekretesslagen, OSL.
  • Bestämmelser om sekretess till skydd för enskilda i utbildningsverksamhet finns i 23 kap OSL.
  • Bestämmelser om sekretess till skydd för enskilda i verksamhet som avser hälso- och sjukvård finns i 25 kap OSL.



Dataskydd inom utbildningsväsendet

Handläggning av ärenden i skolan innebär också regelmässigt att Dataskyddsförordningen blir tillämplig. Datainspektionen har tagit fram en checklista för skolors hantering av personuppgifter.

Datainspektionens checklista

Begäran om utlämnande av allmän offentlig handling

Vid begäran om att få ta del av en allmän handling så är det den person som har ”vården om handlingen” som gör en första bedömning om handlingen kan lämnas ut. Begäran ska behandlas skyndsamt. Om handlingen som begärs ut berörs av sekretess så måste en bedömning om handlingen kan lämnas ut göras och det innebär att man har lite längre tid på sig innan man måste besvara förfrågan. Om handlingen är sekretessbelagd ska det finnas en delegationsordning över vem som har befogenhet att fatta beslut om att lämna ut handlingen inom en myndighet. Om man nekar till att helt lämna ut en handling eller man maskar delar av informationen för att kunna lämna ut den så ska man informera den som vill ta del av handlingen att det finns möjlighet att överklaga beslutet om utlämnande och att de kan få beslutet om nekande skriftligt.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Informationshanteringsplan

Varje myndighet ska ha en förteckning över sina allmänna handlingar som visar hur man ska hantera dem. Saknar man en sådan kan man kontakta sin arkivmyndigheten eller Sydarkivera för att få en mall att utgå ifrån och för att få stöd i arbetet med att ta fram en fungerande informationshanteringsplan.

Informationshanteringsplanen ska bland annat visa vilka handlingar som måste bevaras och vilka som kan gallras (förstöras). Den ska innehålla både analog och digital information. För att den ska vara laglig måste den vara beslutad av den nämnd som hanterar verksamheten. Saknas beslut om informationshanteringsplan för verksamheten så får man inte förstöra handlingar då bryter man mot lagen. Har man fattat beslut om en plan och det saknas vissa handlingstyper i den så måste man alltså komplettera planen och fatta ett nytt beslut i nämnden innan de handlingar som saknades kan gallras.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Unga med skyddade personuppgifter

Inom våra kommuner har vi idag ett antal elever som lever med skyddade personuppgifter. Dessa elever har oftast varit tvungna att leva under kaos och en otrygghet som vi ”vanliga” kanske har svårt att förstå.

De vuxnas och kommunens ansvar är att se till att dessa elevers identitet inte röjs då det troligtvis innebär fara för elevens liv. Eftersom vi inte kan garantera 100 % tillit i våra digitala verksamhetssystem måste rutiner och information runt dessa elever hanteras rent manuellt. Rutiner för hanteringen behöver upprättas. Vi ser tyvärr en ökning av elever med skyddade personuppgifter inom de lägre stadierna. Detta innebär att de manuella rutinerna ökar och våra verksamheter måste planera och avsätta resurser för dess rutiner.

Skolverket har producerat ett bra material som handlar om hur vardagen kan vara för dessa elever men också vad vi som arbetar med dessa unga bör känna till. Sista kapitlet är skrivet med en bra checklista som kan användas när planer och rutiner skall arbetas fram. Listan fungerar även bra som stöd vid föräldrasamtal.

Skolverket, Unga med skyddade personuppgifter; www.skolverket.se (ISBN 978-91-86529-34-5)


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Inrapportering av elevuppgifter till andra myndigheter

Nationella prov

Elever som har skyddad identitet hanteras enligt följande instruktioner från SCB:

  • Elever med skyddade personnummer rapporteras med födelsedatum och sedan TF20 för kvinna eller TF10 för man. Exempel: 19920427TF20. Det räcker med att skriva födelseår, ej datum, om man vill ha högre skydd.

Nationella betygsdatabasen

Ibland har personer med skyddad identitet både ett fiktivt nummer och ett svenskt personnummer. I de här fallen bör skolan fråga eleven om vilket personnummer som de ska använda för att utfärda betyget på. Om Betygsdatabasen tar emot ett betyg med fiktivt personnummer godkänns inte detta. Däremot om det kommer in ett slutbetyg med svenskt personnummer så godkänns det. Det innebär att för elever med högre skydd är det inte säkert att man kan lämna uppgifter till nationella betygsdatabasen. Då måste man meddela detta till eleven så de vet att de själva måste skicka in betyg om de söker till universitet/högskola.

Fristående skolor

En fristående skola är en skola som inte drivs av en kommun. Fristående skolor finns på såväl grundskole- som gymnasienivå. Det finns också fristående skolor motsvarande särskolor samt fristående skolor motsvarande gymnasiesärskolor. Det finns också fristående förskoleklass.

Den fristående skolan ska vara öppen för alla och undervisningen ska motsvara den som ges i kommunala grundskolor. Friskolor var tidigare i princip inte skyldiga att följa läroplanerna, men är sedan införandet av den nya skollagen från 2011 tvungna att följa samma läroplan som de kommunala skolorna.

Om skolan uppfyller bestämmelserna och godkänns av Skolinspektionen erhåller den bidrag från elevernas hemkommuner. Skolan är skyldig att löpande delta i kommunala utvärderingar och Skolinspektionens och kommunens tillsyner. Vid allvarliga missförhållanden kan Skolinspektionen återkalla skolans tillstånd och rätten till bidrag.

Enbart de handlingar där det finns stöd i lag ska överlämnas från friskolan till det kommunala arkivet. Stödet finns i 29 kap. 18§ Skollagen.

Huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts ska lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen.

I skrivande stund finns det inga andra skyldigheter för en friskola att överlämna information till kommunarkivet. Därmed bör inga avtal tecknas om att överlämna mer material än vad lagen kräver.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning