Om olyckan är framme

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Det ska finnas en kris- och beredskapsplan (katastrofplan) för arkivverksamheten och i den ska det framgå vad som ska ske vid till exempel mögelangrepp.

Vattenläckage eller översvämning

Fukt och mögelskador

Mögel är svampar vars naturliga uppgift är att bryta ner organiskt material. Kartonger, bokpärmar och papper består av väv, skinn och trä som alla är organiska material. De kan därför lätt angripas av mögelsvampar. Sporer från olika mögelsvampar finns runt om oss, på oss och våra handlingar hela tiden. Sporerna i sig skapar inga problem om inte betingelserna är rätt. De behöver rätt temperatur, rätt luftfuktighet och ett bra organiskt material att växa på. Finns de nödvändiga komponenterna så utvecklas sporerna till de mögelsvampar som vi, om vi har otur, ibland kan få se på papper och bokpärmar i våra arkiv.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Varför ska vi åtgärda mögelangrepp?

Om villkoren fortsätter att vara bra för mögelsvamparna så mognar de och sprider nya sporer. Beroende på hur förutsättningarna ser ut kommer mögelsvamparna på kortare eller längre sikt att helt bryta ner och förstöra arkivhandlingarna.

Höga koncentrationer av mögelsporer i luften är inte bra för hälsan. Därför ska du aldrig arbeta i en miljö där det öppet förvaras mögelskadade handlingar eller där det finns ett pågående mögelangrepp.

Om vi hittar mögelskadat material

Goda betingelser för mögelsvampen ger en snabbare nedbrytning och en större spridning av nya sporer som kan "smitta" mer och mer material. Därför är det viktigt att så snabbt som möjligt se till att skadorna begränsas. Om man förändrar förutsättningarna så att de inte är bra för mögelsvampen så går den in i ett viloläge där den slutar att växa till och sporspridningen begränsas.

Första hjälpen vid mögelskador:

  • Inventera skadorna - hur mycket av materialet är angripet? Vid omfattande skador behöver en papperskonservator kopplas in för att hjälpa till med bedömning av fortsatta insatser.
  • Separera - plocka bort de skadade handlingarna/volymerna ur arkivet för att begränsa skadorna. Är handlingarna/volymerna fuktiga? Frys ner dem i väntan på vidare åtgärd. Är de torra? Placera dem i plastpåsar/säckar och förvara påsarna torrt och i så låg temperatur som möjligt i väntan på sanering. Borsta gärna bort det som går för att minska koncentrationen av mögel på handlingen.
  • Identifiera orsaken - vad beror skadorna på? Är det nya eller gamla skador?
  • Sanera - Vid begränsade skador kan verksamheten själv klara enklare sanering med hjälp av dammsugare och pensel/mjuk borste. Tänk på att använda andningsskydd och att vara på en plats med god ventilation. Ett dragskåp är utmärkt att använda vid sanering.
  • Förvara - förvara handlingarna separat eller med omslag som förhindrar spridning, till exempel inslagna i papper eller i arkivboxar.
  • Markera - markera på omslag/box och i arkivförteckningen att handlingarna är mögelskadade.
  • Digitisera - om handlingarna är frekvent efterfrågade kan det vara en bra idé att digitisera dem, dels för att slippa det extra slitaget på redan skadade handlingar och även för att slippa hantera det mögelskadade materialet vid utlämnande.

Vid riktigt svåra mögelangrepp kan handlingarna behöva destrueras. Då krävs ofta gallringsutredning och gallringsbeslut.

Förebygga mögelangrepp

Se till att ha rätt klimat i arkiven. En lägre temperatur förlänger handlingarnas livstid, men en lägre temperatur ger ofta en högre luftfuktighet och en hög luftfuktighet främjar mögeltillväxt. En låg luftfuktighet förhindrar mögelangrepp, men en allt för låg luftfuktighet kan göra pappershandlingarna sköra och känsliga. Här gäller det att hitta en balans. Att skapa rätt betingelser för handlingarna kräver ofta särskilda klimatanläggningar och separata ventilationssystem.

Skadedjur

Ett skadedjursangrepp kan orsaka att handlingar med viktig eller intressant information förstörs. Därför är det viktigt att undvika att få in skadedjur i arkivlokalen. Det finns ingen definition exakt vilka djur som är skadedjur eller ohyra. Det kan vara alla djur som kan skada egendom eller som kan innebära, obehag en hälsorisk för människor. När det gäller skadedjur i arkiven så tänker vi främst på olika former av insekter som kan på olika sätt kan skada arkivhandlingarna.

Om ni har problem med så stora skadedjur som fåglar, råttor och möss så är det hög tid att ta en ordentlig diskussion med ansvarig chef och fastighetsägaren om hur problemet ska åtgärdas. En sådan lokal är direkt olämplig att förvara arkivhandlingar i.

Är du osäker på vilka krav som ställs på en arkivlokal och vill veta om er lokal uppfyller kraven så bör du genomföra en kontroll. Till din hjälp har du Sydarkiveras webbverktyg Självvärdering arkivlokaler.

Förebygga skadedjursangrepp

Det bästa sättet att slippa skadedjursangrepp är att förebygga förekomst av skadedjur. För att kunna göra det är det viktigt med kunskap om hur skadedjuret i fråga lever, vad de äter och var de kan förekomma. Skadedjur trivs inte på platser där de inte är skyddade eller som används ofta, vilket innebär att det är på skyddade platser man främst då och då bör ha uppsikt om de kan förekomma.

Genom att ha en bra driftsinstruktion och en kris- och beredskapsplan för ditt arkiv så kan du bedriva ett effektivt förebyggande arbete och också veta hur du ska agera om ett skadedjursangrepp ändå inträffar.

Du kan läsa mer och hitta mallar via Arkivlokaler och arbetsrum

Klimat och miljö

En av de viktigaste förebyggande åtgärderna är att se till att klimatet i arkivlokalen är sådant att skadedjuren inte trivs eller kan föröka sig. Ett relativt torrt och svalt klimat är det bästa. Det finns riktlinjer för temperatur och luftfuktighet i arkivlokaler. Vad som betraktas som optimalt beror på vilken typ av databärare som förvaras i arkivet.

Håll lokalen ren. Se till att ni har goda städrutiner.

Mottagningsrum

Det är viktigt att förhindra att skadedjur kan komma in byggnaden eller arkivlokalen. Nytt arkivmaterial som levereras till arkivet ska hållas separerat och kontrolleras innan det tas in i den rätta arkivlokalen. Är du osäker på handlingarnas status - kontakta en papperskonservator eller frys handlingarna under några veckor för att ta död på eventuella insekter.

Vid arkivering - märk upp boxar som innehåller skadade handlingar och böcker som är skadade. Skriv även i detta i eventuell arkivförteckning.

Inventera och kontrollera

  • Kontrollera arkivlokalens klimat (temperatur och luftfuktighet).
  • Se om lokalen är städad.
  • Se om det finns tecken på skadedjur i lokalen, t ex "pappers-mjöl" på golv, hyllor eller i arkivboxarna.
  • Kontrollera om det finns nyuppkomna skador på handlingar eller böcker som tidigare varit skadefria.

Ser du några tecken på angrepp - sätt in åtgärder omgående!

Om det finns tecken på skadedjur

  • Titta i er kris- och beredskapsplan för arkivlokaler. Följ instruktionerna där.

Om det saknas en kris- och beredskapsplan för arkivlokaler:

  • Inventera skadorna.
  • Kontakta en skadedjursfirma.

Har man fått in skadedjur i arkivet kan det vara bäst att kontakta en skadedjursfirma för råd och för professionell hjälp med bl.a. bekämpningsmedel. I de flesta fall finns redan ett avtal med en skadedjursfirma. Ta reda på vad som gäller i ditt fall och hur du kontaktar skadedjursfirman.

Mer information

Riksantikvarieämbetet har en skadedjursgrupp (PRE-MAL) som ger råd i arbetet med att bekämpa skadedjur inom musei-, arkiv- och bibliotek.

Du kan läsa mer om deras arbete här:

Skadedjur och mögel (Riksantikvarieämbetet)

Brand

Skadegörelse

Stöld

Höjd beredskap

Höjd beredskap är samlingsnamnet för två beredskapsgrader; skärpt och högsta beredskap. Vid höjd beredskap ska samhället ställas om från fredstida organisation till att anpassas för krig. En del i den omställningen är att ställa iordning de skyddsrum som finns. Fastighetsägaren och de som befinner sig på plats ska ställa iordning skyddsrummet enligt den instruktion som finns inom 48 timmar.

Ett skyddsrum ska absolut inte användas som arkivlokal. Om skyddsrummet ändå används som arkivlokal måste det finnas en plan för hur lokalen ska kunna tömmas på arkivhandlingar och inredning och iordningställas till skyddsrum inom den utsatta tiden. Det måste även finnas en alternativ placering för arkivhandlingarna som uppfyller kraven på en godkänd arkivlokal. Dit ska handlingarna flyttas utifrån den prioriteringsordning som framkommit vid risk- och sårbarhetsanalysen och dokumenterats i kris- och beredskapsplanen.

Evakuering av arkivhandlingar

För att på ett effektivt och säkert sätt kunna flytta arkivhandlingarna krävs en förteckning eller lista över vilket material som ska prioriteras. Den ska bestå av en instruktionen och till den bifogas en översiktlig skiss över lokalen med hyllor och dess innehåll. Det förutsätter att man bestämt på vilka hyllor (ex. A, B, C osv) olika handlingstyper ska förvaras.

En prioriteringslista kan se ut så här:

  • Prioritera generellt sett handlingarna från och med år xxx framför handlingarna före år xxx.
  • Högst prioritet har i tur och ordning protokoll, diarieförda handlingar, etc. Bland de sekretessbelagda handlingarna har xxx högst prioritet.
  • Efter detta prioriteras handlingarna xxx, förutom verifikationerna som har lägst prioritet.
  • Därefter i prioriteringsordning kommer arkivhandlingarna från de gamla upphörda kommunerna.


Prioriteringsordningen kan se ut enligt följande:

  1. Protokoll (från och med xxx)
  2. Diarieförda handlingar (från och med xxx)
  3. Diarier (från och med xxx)
  4. xxx
  5. xxx
  6. xxx

Förvaring av evakuerade handlingar

Packa handlingarna i evakueringskartonger eller flyttkartonger. Inbundna volymer och böcker ska packas liggande. Man bör försluta varje volym i en plastpåse. Arkivboxar kan stå upp men packas allra helst liggande.

Uppsamlingsplats/-er

Skiss? Tillfällig förvaringslokal? Avtal med transportfirma?

RVR och RVR-utrustning

RVR står för restvärdesräddning och syftar på de insatser som görs omedelbart efter exempelvis en brand eller översvämning för att minimera skadeeffekterna och förhindra uppkomst av så kallade sekundärskador. Sekundärskador kan handla om skadedjurs- eller mögelangrepp. En snabb insats kräver att viss utrustning finns på plats. Utrustningen kan bestå av ett hjälpförråd innehållande personlig skyddsutrustning, plastpåsar i olika storlekar, vattenfasta pennor, backar/lådor för transport, handskar och en våtdammsugare. Det finns färdiga utrustningspaket att köpa från Museiservice.

Restvärdesförråd

Man behöver ha tillgång till materiel och utrustning i händelse av krissituation. Kontaktperson för materielen och utrustningen?

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning