Rutin för att lämna ut sekretess

Från Sydarkiveras Wiki

Sydarkivera paper.png
Denna sida är anpassad för: Sydarkivera Internt
Innehållet på denna sida beskriver Sydarkiveras interna arbetsmetoder.
Anpassning till den egna verksamheten kan behövas.


Ta emot begäran och hitta handlingarna

Försök få ut så mycket information som möjligt vid begäran om journal eller akt. Detta underlättar senare sekretessbedömning. Om det är personen själv som efterfrågar sin journal eller akt, fortsätt till Genomföra sekretessbedömning. Är det en annan person eller myndighet som begär ut annans journal, se till att fullmakt och begäran finns. Om fullmakt ej finns, be dem skicka in denna, de får gärna använda vår mall som du finner nedan. När fullmakt och begäran inkommit, börja leta efter handlingarna.

Genomföra sekretessbedömning

Om materialet inte skulle finnas, hänvisa till rätt verksamhet. När du hittat handlingarna som efterfrågats behövs en sekretessbedömning göras. Om materialet är äldre än 70 år hävs dock sekretessen i de flesta fall.

  • Kopiera och eventuellt maska handlingarna. Ta gärna hjälp av kollega eller chef om du är osäker på maskningen.
  • Notera vilken lag (lag, paragraf och kapitel) som styrker den eventuella maskningen.

Skicka materialet till kund

  • Skapa följebrev där även eventuell laghänvisning anges. Mall finner du nedan.
  • Skriv ut följebrevet och signera. Ta en kopia på det signerade följebrevet
  • Skicka de kopierade handlingarna och följebrevet i original till kund med REK. Se lathund nedan.

Efterarbete

  • Notera i journal eller akt (eller tjänsteanteckningsblad i originaljournalen/akten) att den begärts ut.
  • Lägg in fullmakt och kopia på följebrevet i journalen/akten.
  • Senare kommer ett mottagningsbevis som sparas i två år innan det gallras (enligt Sydarkiveras informationshanteringsplan)
  • Glöm inte att fylla i förfrågningsregistret för statistik!



▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning